Verschenen in het magazine van Juni 2018
25 Juni 2018 //
Peter Ooms
“Duidelijke afspraken graag”
Moderne consolidatiepakketten verhinderen niet dat de klassieke problemen blijven bestaan: vergissingen, misverstanden, maar soms ook pure onwil om samen te werken. Het maakt van de consolidatie telkens weer een moeilijke opdracht.

Marc Schoeters werkt sinds 2005 bij Realdolmen en heeft er de consolidatie van de verschillende incarnaties van het bedrijf van dichtbij meegemaakt. “Real Software onder Rudy Hageman groeide heel snel door overnames. De consolidatie was daarom niet eenvoudig. In de periode daarna – met aandeelhouder Gores – en zeker in het fusiebedrijf Realdolmen legden we de focus meer op een efficiënt beheer van de groep. Personeelsleden in bedrijven die werden overgenomen, werden meteen ingeschreven in het moederbedrijf.”

 

Geen specifieke software


“Op die manier beheerde Realdolmen de belangrijkste inkomsten en kosten vanuit één bedrijf. Na verloop van tijd zijn de meeste dochterbedrijven gefusioneerd. De huidige structuur omvat het Belgische moederbedrijf, een vastgoedvennootschap en een dochteronderneming in Nederland en Luxemburg. Die filialen zijn allemaal honderd procent dochterbedrijven. Het maakt dat de consolidatie vrij efficiënt verloopt. We hebben daarvoor ook geen specifieke software: we handelen dat af met rekenbladen.” Marc Schoeters wijst al naar de toekomst waarbij Realdolmen mogelijk in handen van de Franse groep Gfi Informatique komt. “Dat betekent weer een nieuwe aandeelhouder en nieuwe eisen rond consolidatie. In een grotere organisatie zal dat waarschijnlijk meer automatisering meebrengen.”

 

Er blijven altijd discussies bestaan tussen het moederbedrijf en de dochters. In theorie is dat eenvoudig, maar in praktijk zijn er vaak heel wat problemen: waar bevinden de documenten zich, hoe moeten ze geboekt worden? Daarnaast hanteren moeder en dochter niet altijd dezelfde software, een overgenomen bedrijf heeft nog zijn eigen boekhoudrekeningen, enzovoort. Marc Schoeters: “Het is gewoonlijk pas een aantal jaar nadat de integratie is afgerond dat er een alignering tot stand komt, liefst op hetzelfde consolidatiepakket.”

 

Tijdrovende reconciliatie


Luc Buys, senior consultant van Sigma Conso: “We hebben onlangs een enquête gehouden bij de klanten: hoeveel tijd besteden ze aan de verschillende aspecten van een consolidatie? Daaruit blijkt dat zestig tot tachtig procent van die tijd gaat naar de intercompany-reconciliatie. Software kan niet alles oplossen. Sigma Conso heeft een specifiek pakket voor intercompany-reconciliatie dat makkelijk te implementeren en te parametriseren is, maar je blijft stuiten op praktische problemen. Dat de bedrijven in de groep soms een ander boekhoudplan hanteren, is het minste van de problemen. Het gaat veeleer om vragen als: waar zitten de documenten, welke codes worden toegekend aan documenten, enzovoort. Als daar verschillen opduiken, kan de reconciliatie niet automatisch verlopen en moet een gebruiker manueel ingrijpen. Soms is er ook een manifeste onwil om mee te werken. Dat komt meer voor in bedrijven die pas werden overgenomen.”

 

Marc Schoeters: “De weerstand van de financieel verantwoordelijken in een pas overgenomen bedrijf komt bovenop de gewone moeilijkheden: omzetcijfers die nog niet geregistreerd zijn, facturen die nog niet geboekt werden of zelf mogen worden, wanneer de factuur gecontesteerd is bijvoorbeeld. Dan zijn er traditioneel nog de koersverschillen die kunnen optreden.”

 

Consolidatiehandboek


Luc Buys: “De grootste oorzaak van misverstanden en complicaties rond consolidatie is het gebrek aan duidelijke afspraken. Elke groep zou een consolidatiehandboek moeten hebben waarin heel duidelijk beschreven staat op welke manier de dochters hun informatie moeten voorbereiden en doorgeven. Dat ontbreekt vaak. Ik hoor van de verantwoordelijken in de dochterbedrijven dat ze niet goed weten wat er in het hoofdkwartier gebeurt nadat zij hun resultaat hebben verzonden. Als ze dan horen hoeveel werk er nog nodig is om de consolidatie af te werken, is de verrassing groot. Daarom is het heel belangrijk dat ze goed weten wat er nodig is. Eens die handleiding er is, mag je ook verwachten dat de lokale vestigingen zich daar nauwkeurig aan houden.”

 

Fiscale consolidatie


Marc Schoeters: “De aankondiging van de federale overheid om straks een fiscale consolidatie mogelijk te maken, is veelbelovend. Blijkbaar komt er geen gemeenschappelijke geconsolideerde belastingaangifte, maar de bedrijven uit de groep mogen winst en verlies wel onder elkaar compenseren. Daarbij horen een aantal voorwaarden: de structuur van de groep moet minstens vijf jaar bestaan en fiscale verliezen uit het verleden komen niet in aanmerking. Ik denk dat België hier ook een zeker risico neemt omdat de inkomsten van de staat erdoor zullen verminderen. Toen Ierland startte met de fiscale consolidatie, wilde dat land de mindere inkomsten compenseren door een grote besparingsoperatie bij de overheid, maar er bleven nog tekorten bestaan. Het heeft een aantal jaren geduurd voor de bedrijven die economische achteruitgang konden compenseren door groei.”

 

Luc Buys: “De fiscale consolidatie zorgt er wellicht voor dat een aantal betwistingen door de fiscus zal verminderen, bijvoorbeeld in verband met het doorfactureren van management fees tussen Belgische ondernemingen.”

 

Bekijk hier alle foto's van de rondetafel Consolidatie