Verschenen in het magazine van 2017 November
1 November 2017 //
Geert Degrande
Aligneer reiskosten met bedrijfsstrategie
Bedrijven zijn heel goed in het beheren van kosten op allerlei vlakken, maar niet als het op zakenreizen aankomt. Dat leidt tot kostenverhoging, inefficiënte processen, een gebrek aan strategisch overzicht en vooral gefrustreerde medewerkers.

Gestructureerde IT-oplossing

De oplossing voor de euvels rond reiskosten schuilt blijkbaar in het invoeren van een strategische aanpak van het hele proces door een verregaande en gestructureerde IT-oplossing. Door de schaalgrootte halen zowel het management als de medewerkers daar veel voordeel uit. Dat blijkt uit een studie van de London School of Economics in opdracht van Amadeus, een aanbieder van softwaresystemen voor het boeken van vliegtuigtickets en het beheren van reiskosten.

 

Aanbevelingen

De studie ‘Managing Every Mile’ geeft enkele aanbevelingen:

  1. Programma’s voor onkostenbeheer moeten gealigneerd zijn met de strategische prioriteiten doorheen de hele organisatie. De studie ziet zes prioriteiten: groei, kostenbeheersing, operationele efficiëntie, productiviteit van de medewerkers, risicovermindering en managementrapportering. Deelnemers aan de studie zijn het erover eens dat al die doelstellingen tegelijkertijd moeten worden bereikt zodat bedrijven het maximum halen uit hun investering in zakenreizen.
  2. Kosten zijn niet de enige basis voor het beheren van de reisbehoefte. Twee derde van de geïnterviewde managers zegt dat het proces van onkostenaangifte zowel een bron is van frustratie bij de medewerkers als wrevel bij de managers. Het gebrek aan best practices voor het boeken van reizen en de goedkeuringsprocedure heeft een negatief effect op de concrete ervaring van de reizigers. Het verhoogt ook de complexiteit van het beheersproces.
  3. Technologie speelt een cruciale rol in het onkostenbeheer. Zestig procent van de deelnemers overweegt de komende drie jaar investeringen in het IT-systeem voor onkostenbeheer.

 

Vijf fases

Professor Alexander Grous van de London School of Economics: “We hebben een kader ontwikkeld met vijf belangrijke fases die telkens een beroep doen op technologische ondersteuning: strategische sourcing, aankoop, reizigerondersteuning, onkostenbeheer en tot slot analyse en feedback. In elke fase hebben we best practices gedefinieerd.”

“Zakenreizen evolueren mee aan de hand van sociale, technologische en economische trends. Daardoor veranderen de noden van de reizigers én de eisen van het bedrijf. Die evolutie vraagt om een groter dynamisme en meer flexibiliteit”, besluit Arlene Coyle van Amadeus.