Verschenen in het magazine van 2017 juni
11 Juli 2017 //
Peter Ooms
De kleintjes doen niet mee
De elektronische factuur is in sommige bedrijven al een enorm succes. In andere organisaties verloopt de invoering veel moeizamer. In beide gevallen zijn het de kleine leveranciers die aarzelen om de stap te zetten.

De problematiek van de moeilijke invoering van de elektronische factuur gaat al jaren mee. Hoe staat het er nu mee?

 

Francis Costenoble (Carrefour): Wij hebben eerst gefocust op de grote leveranciers die veel facturen sturen. Die strategie hebben we jaren volgehouden, zodat we nu met Carrefour België 95 procent elektronische facturen halen met betrekking tot goederen. Jaarlijks verwerken we 1,5 miljoen facturen. Er is een stroomversnelling geweest: naarmate meer supermarktketens ernaar vragen en er steeds meer fabrikanten mee instappen, gaan ook de laatkomers overstag. Carrefour focust zich op elektronische facturen via EDI, maar biedt ook andere mogelijkheden aan, waaronder een Carrefour-portaal dat een bedrijf toelaat een gematerialiseerde oplossing te beheren. Op die manier ontvangen wij wel een e-invoice en kunnen we die ook automatisch verwerken. We merken dat de kleine leveranciers nog moeten worden overtuigd om elektronisch te factureren. Daarnaast blijft de facturatie van algemene onkosten een uitdaging.

 

Geraldine Durant (Delhaize): Bij Delhaize is de situatie vergelijkbaar. We halen nu een percentage van 92 procent e-invoices op het geheel van binnenkomende facturen, goederen en diensten. Daarvan kunnen wij er 80 procent boeken en op tijd laten betalen zonder dat een medewerker er omkijken naar heeft. Op die manier verwerken wij het grootste deel van onze aankoopfacturen en opereren we nu volgens het principe van management by exception. Dat biedt ons de mogelijkheid om de processen te optimaliseren en indien nodig in vraag te stellen. In de sector van de fast moving consumer goods is de rol van GS1 erg belangrijk. Die organisatie staat bekend als beheerder van de barcodes op verpakkingen, maar heeft zich ontwikkeld tot een neutrale partij tussen fabrikant en leverancier. Op die manier is GS1 erin geslaagd een resem standaarden voor elektronische communicatie te ontwikkelen, die de leveranciers en retailers aanvaarden en gebruiken.

 

Steven Desloovere (Medialaan): Bij Medialaan is de adoptiegraad veel lager: amper tien procent van onze binnenkomende facturen zijn nu reeds volledig in XML-formaat. Het gaat vooral om leveranciers die niet exclusief in de media actief zijn. Bij ons zijn het bijvoorbeeld leasefirma’s en uitzendkantoren die ons elektronische facturen bezorgen. In de media zelf is voorlopig weinig interesse merkbaar. De grote productiehuizen sturen in verhouding tot de productiekost van een programma weinig facturen, waardoor papier of e-mail hun voorkeur blijft genieten. Daarnaast werken we met een groot aantal kleinere bvba’s en eenmanszaken waarvan het aantal jaarlijkse facturen te laag ligt om voor een XML e-invoice te kiezen.

 

Hoe moet het dan verder? Op welke manier kan je kleine bedrijven overtuigen om toch te starten met e-facturatie?

 

Maarten Laukens (Basware): De ervaring in de distributiesector is volgens mij inderdaad niet representatief voor het geheel van de Belgische bedrijven. Die sector is al heel vroeg begonnen met het zoeken van een oplossing en heeft dan ook een eigen standaard uitgewerkt. Het probleem is dat de standaard voor elke sector anders is. Daarom is het voor bedrijven die leveren aan meerdere sectoren heel moeilijk om te voldoen aan de datavereisten van elk van hen. Zij moeten telkens een ander systeem hanteren. In de Scandinavische landen is de adaptatie groter dan hier. Een belangrijke reden daarvoor is volgens mij het bestaan van een gemeenschappelijke standaard. Ik kijk daarom uit naar de nieuwe standaard Peppol, ingevoerd door de overheden in Europa, en vraag me af hoe die zal aanvaard worden in de markt.

 

Thierry Loir (SAP): Daar schuilt ook een gevaar. Peppol is voor mij een mooie standaard, maar het is zoals Esperanto: bijna niemand gebruikt het. Dat kan ertoe leiden dat er geen oplossing komt, alleen meer onduidelijkheid. In Europa en op wereldvlak merken we een heel verschillend beeld inzake adoptie van e-invoices. Noord-Europa scoort beter, het zuiden minder. Het gemiddelde in Europa ligt rond tien procent. België doet beter dan dat, terwijl een technologieland als de VS helemaal niet bezig is met deze problematiek. De vraag is: hoe de adoptiegraad verhogen? Ik denk dat een nieuwe technologie heel wat mogelijk maakt. Het gaat om een interactieve e-mail met de bestelbon die automatisch kan omgezet worden in een elektronische factuur. Het principe staat ook bekend als de PO-flip: de purchase order (PO) omvormen tot factuur. Als alle gegevens op de bestelbon correct zijn, wat mogelijk is dankzij technieken als eCatalogs and Collaborative Supply Chain, kan er meteen een correcte factuur van gemaakt worden. Dat is een eenvoudige manier om veel kleinere bedrijven aan boord te krijgen. Ook binnen het Ariba-netwerk van SAP - dat het proces van aankoop tot factuur beheert - is dit eenvoudige hulmiddel intussen opgenomen. Tegelijk denk ik dat het van belang is verder te durven kijken dan de factuur alleen. Is het niet de bedoeling om het hele aankoopproces – purchase-to-pay (P2P) – te digitaliseren? Of zelfs nog breder – source-to-settle (S2S)? Bestelbon en factuur horen samen, maar het gaat verder.

 

Maarten Laukens (Basware): Met Basware bieden we vooral in grote bedrijven ons breed arsenaal van oplossingen aan. Voor het versturen van elektronische facturen door kleinere organisaties werken we samen met partners. Zo zijn we partner van Koalaboox dat een heel eenvoudige, maar complete oplossing aanbiedt. Recent kwamen ook banken met eigen oplossingen, gekoppeld met het Basware Netwerk. ING Invoice Solutions is een mooi voorbeeld van zo’n samenwerking.

 

Heeft de komst van e-commerce een invloed op de adoptie van e-facturen?

 

Francis Costenoble (Carrefour): Nu al willen we van onze leveranciers veel meer informatie ontvangen via elektronische weg. Met e-commerce komt dat in een stroomversnelling. Op de webshops hebben wij een maximum aan productgegevens én foto’s nodig om de producten te promoten. Via GS1 krijgen we op termijn een centrale database waaruit alle leden de juiste informatie puren. Op dit vlak heeft de doe-het-zelfsector het voortouw genomen en de eerste pilootprojecten uitgevoerd. Dat lijkt goed te lopen. In de retail en de sector van de fast moving consumer goods kunnen we dat overnemen.

 

Geraldine Durant (Delhaize): De kern van e-invoicing is de kwaliteit van de masterdata: de gegevens over producten, leveranciers, prijs en andere belangrijke aspecten van het zakendoen. Als er fouten of inconsequenties in die basisinformatie staan, zullen er ook fouten voorkomen in de bestelbon of de factuur. Daardoor blijft de factuur mogelijk onbetaald.

 

Thierry Loir (SAP): E-commerce is een versnellende factor. Zelfs bedrijven die niets verkopen op het internet, moeten vaak zelf computers en bureaumateriaal aankopen via een webshop. Webshops hanteren allang de e-catalogus: een aangepaste lijst met beschikbare producten op maat van één klant met daarbij de afgesproken prijzen. Alle medewerkers kunnen uit die catalogus – op het systeem van het eigen bedrijf – kiezen en bestellen. Het is mogelijk om via deze systemen een heel proces op een digitale of gedematerialiseerde manier te beheren.

 

Maarten Laukens (Basware): Hier zie je ook de moeilijkheden van dergelijke systemen. Terwijl het traditioneel de verantwoordelijkheid was van de klant om in een e-catalogus de producten en prijzen up-to-date te houden, merken we een shift van die verantwoordelijkheid. Nu kan de leverancier op elektronische wijze de nodige updates doorsturen, waarna de klant enkel nog een controle hoeft uit te voeren en de aangepaste catalogi intern beschikbaar te maken.

 

Steven Desloovere (Medialaan): Ik vind dat een interessant idee. Het zou voor ons heel wat kunnen oplossen, maar binnen Medialaan is het verschil tussen de verschillende types aankoop te groot. Er zijn te weinig aankooptransacties die verlopen via raamcontracten of formele aankoopprocedures. Wij hebben te veel tail spent: aankopen voor zeer kleine bedragen bij een heel groot aantal leveranciers. Dat heeft ook te maken met onze structuur: Medialaan heeft op dit ogenblik geen centrale aankoopafdeling. Misschien is het een idee om te trachten meer te bundelen en dan meteen afspraken te maken over elektronische communicatie en facturatie. Centralisatie is echter niet gemakkelijk in onze business. Creatief zijn staat in ons DNA, mensen willen niet elke dag hetzelfde op tv zien. We zullen dus altijd met een groter aantal leveranciers aan het werk blijven, waardoor onze oplossing waarschijnlijk zal bestaan uit een resem deeloplossingen: een portaal om facturen te ontvangen, een catalogus, met daarbij stukken die we zelf doen en andere die we uitbesteden. Hiervoor werken we ook samen met Basware.

 

Wat zal uiteindelijk voor de doorbraak zorgen? Kleine technologische innovaties? De overheid die ingrijpt? Het gewicht van de massa die meedoet?

 

Geraldine Durant (Delhaize): Ik denk dat het niet zal lukken zonder ingrijpen van de overheid voor alle facturatie van diensten. De officiële instanties moeten een standaard lanceren die iedereen aanvaardt en gebruikt. Na verloop van tijd komt er dan een verplichting voor alle bedrijven om op die ene manier te factureren. We blijven onze leveranciers begeleiden in de nieuwe technologie, zodat documenten verwerken eenvoudiger wordt voor beide partijen.

 

Francis Costenoble (Carrefour): Het blijft een werk van overtuiging. Ik denk dat we als grote gebruikers van elektronische facturen onze leveranciers meer moeten wijzen op de voordelen. Ook bedrijven die ons weinig producten verkopen of diensten leveren waar weinig facturen bij te pas komen, halen toch voordeel uit elektronische facturatie: wij ontvangen de factuur sneller, het proces verloopt vlotter en de gegevens zijn steeds correct. Dat is uiteindelijk belangrijk voor veel leveranciers en een argument om te starten met e-invoicing.

 

Steven Desloovere (Medialaan): We willen ervoor zorgen dat bedrijven die ons e-facturen sturen, consequent betaald worden vóór de vervaldatum. In sommige gevallen versnellen we het goedkeuringsproces zodat deze leveranciers voor - of net na - de vervaldatum betaald worden.

 

Maarten Laukens (Basware): Cash blijft een heel belangrijk gegeven in de keten en zeker de kleine leveranciers zijn er heel gevoelig voor. Ook de financiële sector speelt hierop in. ING heeft al een dienstverlening rond elektronische facturen, waarbij het tegelijk financiering aan zijn klanten aanbiedt. De bank kan de risico’s beperken omdat ze zicht heeft op de klanten van het bedrijf en op het geheel van facturen, bestellingen en goedkeuringen.

 

Geraldine Durant (Delhaize): Dat lijkt sterk op het systeem dat wij hanteren in de distributiesector. Wij kunnen leveranciers sneller betalen dan afgesproken wanneer zij in het supplier finance systeem zitten. Dat biedt leveranciers de mogelijkheid om uitstaande vorderingen op een flexibele manier te financieren aan concurrentiële voorwaarden.

 

Francis Costenoble (Carrefour): Elke retailer doet dat. Het is een win-winregeling die de liquiditeit van bedrijven sterk ten goede komt.

 

 

 

Eén standaard is verre toekomst

Niclas Rosenlew is CFO van Basware, een internationale functie ingebed in het Finse Helsinki. “In Scandinavië is de adoptie van e-invoicing het verst gevorderd. Elektronisch factureren is hier heel gewoon. Dat heeft veel te maken met wat consumenten zelf doen. In Finland, Zweden en Noorwegen verrichten consumenten alle betalingen en hun bankzaken via digitale weg, vaak zelfs helemaal mobiel. Het blijft moeilijk om cijfers in de verschillende landen te vergelijken, want iedereen verstaat iets anders onder e-invoicing. Sommigen rekenen het sturen van PDF’s daar ook bij, terwijl anderen zweren bij een volledig elektronisch proces van begin tot eind. In ieder geval zijn we ook in Finland nog een eind verwijderd van de totale acceptatie. Eén algemeen geldende standaard invoeren, zal daarbij de doorslag geven. In Europa bestaat een veelheid aan mogelijke standaarden. In Noord-Europa is de Peppol-standaard dominant en zijn er slechts een beperkt aantal alternatieven. Dat helpt. In internationaal perspectief blijft het zo dat sommige landen geen enkele vorm van elektronische factuur aanvaarden. Alleen papier is daar rechtsgeldig. Dat helpt natuurlijk niet.”