Verschenen in het magazine van Maart 2018
1 Maart 2018 //
Peter Ooms
Eerste ervaringen met verrekenprijzen
De verplichting om documentatie op te bouwen rond verrekenprijzen (transfer pricing) maakt dat ook kleinere bedrijven nu tijd en energie stoppen in extra administratie. Het vooruitzicht van bijkomende controles zorgt er bovendien voor dat een coherente strategie voor verrekenprijzen belangrijker is dan ooit.

Redelijke belastingen

De evolutie van de verplichtingen rond verrekenprijzen komt van de Oeso (Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling) in het kader van het initiatief om base erosion & profit shifting (Beps) aan te pakken. Dat moet ertoe leiden dat grote internationale bedrijven hun winsten niet steeds onderbrengen in vestigingen in landen met een laag belastingtarief. Op die manier zouden ze een redelijke belasting betalen in de landen waar ze ook echt activiteiten ontplooien en personen tewerkstellen. Internationale groepen moeten in hun transacties tussen dochterbedrijven optreden alsof het om een relatie tussen onafhankelijke partijen gaat. Dat is het arm’s length-principe. Om de controle daarvan te vereenvoudigen, moeten bedrijven in de verschillende landen waar ze actief zijn een documentatiedossier klaarmaken voor de fiscus. Het gaat om een masterfile, een local file en een country-by-countryrapport.

 

Benchmarkonderzoek

De masterfile bevat gegevens over de hele groep en is daarom minder gedetailleerd. Daarnaast is er per land een local file die veel meer details bevat over de relevante transacties en bedragen voor dat land, met uitleg over de prijzen en de manier waarop de interne verrekenprijzen tot stand zijn gekomen. Vaak hanteren bedrijven hiervoor een kostplusmethode: de lokale vestiging rekent haar kosten door, verhoogd met een vaste winstmarge. Die winstmarge staven bedrijven aan de hand van een benchmarkonderzoek waarbij de financiële experts kijken naar de marktprijzen en winstmarges die commerciële bedrijven in een bepaalde sector hanteren voor gelijkaardige transacties. Die benchmarkanalyse vormt de basis voor de interne verrekenprijs tussen de filialen van de groep. Op die manier kan het bedrijf aantonen dat het optreedt volgens het arm’s length-principe.

 

Michiel Horemans: Voor de opbouw van de verrekenprijsdocumentatie is samenwerking nodig tussen de verschillende vestigingen van de groep. De masterfile is typisch de verantwoordelijkheid van het moederhuis. Voor de local file is meer lokale input nodig of schrijven de dochterondernemingen in de verschillende landen elk hun local file. Het country-by-countryrapport is dan weer een centraal document met de belangrijkste cijfers per land. Dat wordt opgebouwd aan de hand van ofwel geconsolideerde cijfers (top-down) ofwel lokale, statutaire cijfers (bottom-up). Het document bevat gegevens zoals de omzet in het totaal en met verbonden bedrijven, het aantal werknemers, de winstcijfers en de betaalde belasting. Deze gegevens worden per land weergegeven en niet verder opgesplitst per entiteit. Dat document moet de fiscus toelaten om snel een risicobeoordeling te maken over waar zich mogelijke inconsistenties voordoen.

 

Koen Callebaut: Bij ons verloopt het precies zo. Ik ben financieel directeur van Stef Benelux, een Franse logistieke en transportgroep en heb voor de Belgische en Nederlandse activiteiten de local file geschreven. Het spreekt voor zich dat ik daarbij veel overleg heb gepleegd met het hoofdkwartier.

 

Leslie Van den Branden: In het ideale scenario heeft de groep een gestandaardiseerd model uitgewerkt om die local file op te maken. Toch zie ik in de praktijk dat de lokale vestigingen heel wat vrijheid krijgen in de manier waarop ze hun informatie vastleggen. Dat kan leiden tot inconsequenties wanneer twee lokale organisaties op een andere manier rapporteren over hun onderlinge transacties.

 

Dennis Van Cotthem: Wat daarin ook een rol speelt, is dat belastingen gewoonlijk niet de kerncompetentie zijn van een dochteronderneming. Het hoofkwartier beschikt over een taksteam dat niets anders doet. In een lokale vestiging is het vaak een boekhouder die aan de hand van informatie van de verkoopafdeling, de controllers en de juridisch verantwoordelijke een rapport maakt. Gewoonlijk zijn die boekhouders ook niet erg bedreven in schrijven. Bovendien maken zij een document klaar, maar hebben controllers en andere managers vaak de concrete processen uitgewerkt.

 

Koen Callebaut: Daarom heb ik het standaardformulier ingevuld, maar daar een aantal pdf’s aan toegevoegd.

 

Leslie Van den Branden: Dat is inderdaad de beoogde praktische manier van werken voor het indienen van de Belgische standaardformulieren.

 

Controle

 

Koen Callebaut: In België moeten we de documentatie indienen via de MyMinFinPro-website. Ik heb vastgesteld dat die webapplicatie een aantal weken niet of heel slecht heeft gewerkt. Ik hoor ook dat bedrijven daarom uitstel krijgen. Hoe dan ook: als dit goed werkt, krijgt de fiscus heel veel informatie over de bedrijven ter beschikking. Ik vraag me af wat daarmee gaat gebeuren. Voorlopig hoor je nog heel weinig over eventuele controles op het vlak van transfer pricing. Ook over eventuele sancties heb ik nog geen informatie gekregen.

 

Leslie Van den Branden: Ik weet zeker dat die controles snel heel wat intensiever zullen worden. De cel Verrekenprijzen van de fiscus zal haar personeelsbestand uitbreiden van 25 naar 45 medewerkers. Ook de BBI (Bijzondere Belastinginspectie) laat al weten dat ze de focus zal leggen op transfer pricing. Binnen de FOD Financiën zullen niet minder dan tweehonderd medewerkers een opleiding over het thema volgen. Ik ben ervan overtuigd dat de controleurs in de eerste fase zullen zorgen dat ze van alle betrokken bedrijven informatie ontvangen via de standaardformulieren. Dat zal de basis vormen van analyses naar afwijkingen op het vlak van transfer pricing. Net zoals de gewone controles zal de fiscus business intelligence-oplossingen gebruiken om te zoeken naar geschikte doelwitten.

 

Michiel Horemans: Dat geloof ik ook. Aangezien bedrijven voortaan verplicht zijn verrekenprijsdocumentatie in te dienen, kan de fiscus veel sneller en gerichter op zoek gaan naar discrepanties en afwijkingen. Dat kan ertoe leiden dat controles minder tijd kosten en er dus meer bedrijven gecontroleerd worden. Daarnaast geloof ik dat de fiscus zich ook zal concentreren op de grote geldstromen en met name de financiering tussen de bedrijven van de groep. Bij multinationals gaat het vaak om grote bedragen zodat zelfs een kleine aanpassing van de intrestpercentages al veel fiscale inkomsten genereert.

 

Internationale controles

 

Leslie Van den Branden: Ik verwacht een verhoging van het aantal grensoverschrijdende controles. Zo is de samenwerking en de uitwisseling van informatie tussen Belgische en onder andere de Nederlandse en de Oostenrijkse belastingdiensten nu al uitstekend.

 

Koen Callebaut: Op mijn bescheiden schaal merk ik in de eerste plaats afwijkingen tussen de landen. Nederland en België pakken het nog verschillend aan. In België moet je de documentatie indienen, in Nederland houd je ze gewoon ter beschikking. Door de invoering van het horizontaal toezicht bij onze noorderburen is de administratie veel toegankelijker geworden. Je maakt er gewoon een afspraak met je accountmanager en bekijkt samen de beste aanpak. Zo’n gesprek ligt in België veel minder voor de hand. Daarnaast ben ik benieuwd hoe het Europese niveau zal reageren op de groeiende documentatie en de extra informatie uit de controles in de verschillende landen.

 

Michiel Horemans: Ik denk dat bedrijven inderdaad best rekening houden met mogelijke verschillen tussen landen. Natuurlijk komt de substance op de eerste plaats. De reële activiteiten en de medewerkers die daarbij horen, zullen van doorslaggevend belang zijn om te bepalen hoe de winst verdeeld wordt. Maar er zullen ook situaties zijn waarbij verschillende landen anders tegen eenzelfde transactie aankijken of er geen verrekenprijsmethode gevonden wordt die waterdicht is in beide landen. Ik kan me dan zeer goed voorstellen dat bedrijven liever een risico lopen in een land waar een redelijk overleg met de fiscus mogelijk is. In landen als Rusland of Italië is het risico net iets groter dat een problematische situatie niet opgelost geraakt. Als bedrijven hierin kunnen sturen, zullen ze liever in België het gesprek met de fiscus aangaan.

 

Leslie Van den Branden: Toch moet je daar voorzichtig mee zijn. De meeste internationale bedrijven zijn erg beducht voor unilaterale correcties op het vlak van transfer pricing omdat het erop neerkomt dat je twee keer betaalt. Om dit op te lossen, is het mogelijk een beroep te doen op internationale procedures waarbij fiscale overheden van betrokken landen onderling tot een vergelijk dienen te komen. Dat is in de praktijk een erg moeizaam en duur proces.

 

Koen Callebaut: Ik heb ook nog niet veel gehoord over de manier van controleren en over de resultaten van dat overleg.

 

Leslie Van den Branden: De fiscus voert toch al enkele jaren zeer actief controles uit rond transfer pricing in ons land. Ik stel vast dat België nog streeft naar een consensus en dat er daardoor zeer weinig rechtszaken begonnen worden.

 

Koen Callebaut: Ik neem aan dat veel bedrijven de hulp van consultants inroepen om dit in orde te maken.

 

Dennis Van Cotthem: Het klopt dat veel bedrijven hulp inroepen om het dossier in al zijn aspecten voor te bereiden. Toch is het belangrijk te beseffen dat het moet gaan om een volgehouden inspanning. Het bedrijf kan de materie niet volledig uitbesteden en moet er zelf ook een discipline in krijgen. Uiteindelijk is het een proces op de financiële afdeling dat de medewerkers op de rails moeten houden. Het is een feit dat we al veel verplichtingen te vervullen hebben. Bij Telenet zijn er bijna twee medewerkers voltijds bezig met compliance.

 

Koen Callebaut: Ik vind het belangrijk dat belangrijke wijzigingen rond investeringen of reorganisaties meteen in de documentatie worden opgenomen. Als je dat achteraf allemaal nog moet opzoeken, kom je zeker in de problemen. In het hoofdkwartier van Stef in Parijs is er een fiscale afdeling met zes medewerkers. Er is net iemand aangeworven om de verrekenprijsthematiek op te volgen. In de lokale vestigingen moeten we dan nog inspringen voor zaken als de local file. In onze organisatie hebben we trouwens beslist om die documentatie te beperken en te mikken op een minimale compliance. Zo was er een eerste versie van de masterfile gemaakt met heel wat aandacht voor de commerciële strategie van het bedrijf. Na overleg met juristen hebben we beslist om de vereisten strikter te interpreteren en alleen de onderlinge transacties tussen de vestigingen te beschrijven.

 

Leslie Van den Branden: Japanse ondernemingen hebben diezelfde houding. Zij zijn ervoor beducht dat die documenten straks mogelijk verplicht publiek worden gemaakt. Op dat moment zouden hun strategische doelstellingen zomaar ingekeken kunnen worden door de concurrenten. Dat willen ze niet.

 

Michiel Horemans: Dat is inderdaad een delicaat punt. Zo zijn nieuwe R&D-ontwikkelingen voor veel ondernemingen de motor van de winst van de toekomst; de masterfile bevat dan ook een apart hoofdstuk voor alles wat met R&D en intellectuele eigendom te maken heeft. Tegelijk is dit vaak supergeheim. Ik denk dat bedrijven best in gedachten houden dat de informatie in de masterfile vooral dient om de logica achter de intercompany-transacties te onderbouwen. Hiervoor kunnen heel andere factoren spelen dan voor de strategische doelstellingen naar externe klanten. Het is in zo’n geval perfect aanvaardbaar om de gedeelde informatie te beperken tot wat echt relevant is voor de fiscus.

 

Cijfers niet zomaar beschikbaar

 

Michiel Horemans: De cijfers die in de verrekenprijsdocumentatie vereist worden, zijn meestal niet zomaar ter beschikking voor de bedrijven. Zelfs bij bedrijven met een geïntegreerd ERP-systeem zijn vaak niet alle benodigde details beschikbaar. Dus moet je op een andere manier aan de gegevens komen.

 

Leslie Van den Branden: Een gevoelig punt is bijvoorbeeld de balans per bedrijfseenheid. Die is gewoonlijk niet meteen beschikbaar.

 

Koen Callebaut: Ik ondervind ook dat de operationele managers nog helemaal niet bezig zijn met transfer pricing. Ze schuiven nog met activiteiten over de landsgrenzen en beseffen niet dat dit een impact heeft op de documentatie naar de fiscus. Dan moeten we al eens zaken terugdraaien.

 

Leslie Van den Branden: Dat klopt. Finance zal zijn stempel moeten drukken op het beleid. Mijn boodschap is om als CFO of interne fiscalist veel nauwer betrokken te zijn bij de operationele beslissingen. Dan kan je dergelijke misstappen vermijden.

 

Dennis Van Cotthem: In ieder geval zal daardoor ook de agressieve fiscale aanpak uit het bedrijfsleven verdwijnen. Echte belastingontwijking zal tot de verleden tijd behoren, maar het streven naar optimalisatie zal altijd blijven bestaan.

 

Waar zijn de medewerkers actief?

 

Leslie Van den Branden: In de aanpak rond transfer pricing kijkt de fiscus naar de economische realiteit. De tendens daarbij is om steeds meer de nadruk te leggen op substance: de plaats waar de meeste mensen werken, waar het bedrijf de toegevoegde waarde creëert en waar het de risico’s beheert. Dat is in het algemeen een gerechtvaardigde manier van werken. In gevallen en sectoren waar filialen actief zijn in dure onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten met een hoge onzekerheidsfactor ligt het vaak ietwat complexer. In de farmasector bijvoorbeeld kost de ontwikkeling van een nieuw geneesmiddel zeer veel geld, is die ontwikkeling vaak een proces van tien of vijftien jaar en is de kans op slagen vrij beperkt. In zo’n geval is het in mijn ogen belangrijk om wel degelijk rekening te houden met de toegevoegde waarde van de partij die de financiële middelen aanbrengt, de strategie voor onderzoek en ontwikkeling bepaalt en het financieel risico draagt, veeleer dan alleen te kijken naar waar de onderzoeksmedewerkers fysiek actief zijn. Dit zou kunnen leiden tot meer en meer profit split-toepassingen voor de vele R&D-centra in België en Nederland.

 

Michiel Horemans: De operationele realiteit is inderdaad complexer dan een optelsom van het aantal medewerkers. In de praktijk gelden vaak value chains waarbij een bepaalde entiteit de centrale leiding en het marktrisico op zich neemt en de andere vestigingen een kleine, maar gegarandeerde winstmarge ontvangen. Het voordeel van zo’n model is dat de hoogte van die lokale winstmarge gemakkelijk objectief te staven valt via een benchmarkstudie. Een profit split tussen verschillende vestigingen daarentegen kan door de fiscus altijd worden aangevallen met het argument dat die verdeling van de winst op een subjectieve manier gebeurt. Als de winstverdeling tussen twee landen zestig procent-veertig procent bedraagt, loop je het risico dat de fiscus in land B vindt dat het andersom moet, of zelfs dat beide landen menen dat zeventig procent van de winst aan hen toekomt.

 

Duur voor kmo’s

Michiel Horemans meent dat de nieuwe wetgeving vanuit kostenperspectief vooral voor kleinere bedrijven problematisch kan zijn. “Zij moeten nu een documentatie opbouwen die gelijkaardig is aan die van een multinational. De kosten daarvoor zijn ongeveer even hoog, maar gezien de verschillende organisatie-omvang zijn ze niet in verhouding. Of een transactie nu 50.000 euro of 50 miljoen euro bedraagt, een benchmarkstudie uitvoeren kost evenveel.” Leslie Van den Branden merkt op dat het aanvankelijk de bedoeling was om de administratie voor de meeste bedrijven net te verlichten. “Door de formulering van de voorwaarden om te moeten voldoen aan de verrekenprijsdocumentatie, zijn veel kleinere organisaties betrokken partij: ofwel vijftig miljoen euro omzet, ofwel honderd medewerkers in dienst, ofwel een miljard euro op de balans. Daarbij zijn er veel nationale verschillen. In België mag je deze voorwaarden voor elk bedrijf afzonderlijk bekijken, in Nederland gebeurt het geconsolideerd. Dan valt een bedrijf heel snel onder de documentatieverplichtingen.”