22 Juni 2018 //
FD Seminar Robotic Accounting groot succes
Een zeventigtal finance professionals volgden het seminarie over robotic accounting. Velen overwegen om ook hun eerste stappen te zetten in het automatiseren van repetitieve manuele handelingen en kwamen luisteren naar presentaties van collega’s die al concrete ervaring hebben opgebouwd.

Ruben Vermaercke, RPA financieel analist van Mohawk Industries

Mohawk is de groep boven bekende merken zoals Unilin en Quickstep. Ruben Vermaercke gaf de aftrap van het seminarie. Hij schetste de situatie in de moderne kantooromgeving met een resem van technologische hulpmiddelen die nochtans een zeer povere efficiëntieverbetering met zich brengen. In administratieve processen ligt de productiviteit slechts 3% hoger. Vergeleken met 75% in geautomatiseerde productieprocessen is dat bijzonder pover. De oorzaak van die slechte resultaten zit verscholen in de data gap: te veel processen lopen naast elkaar en hebben nood aan gegevens uit het andere proces. De interfaces werken niet of heel slecht, zodat kantoorwerkers manueel de data moeten overbrengen van de ene naar de andere toepassing.
Robotic process automation (RPA) kan dan een oplossing bieden. Ruben Vermaercke: “RPA kan je ook aanzien als een cross application macro: hij haalt data uit verschillende systemen op en brengt ze bij elkaar. Door dat op een automatische manier te doen, kunne we als bedrijf heel veel tijd besparen, maar ook fouten vermijden en onze processen verbeteren.”
Binnen Unilin is men voorzichtig gestart met het automatiseren van enkele financiële processen op basis van de Blueprism toepassing. Intussen zijn er al vijf robots actief onder andere voor het maken van BTW-aangiftes, een aantal consolidatieprocessen, een maandelijkse rapportering. “We hebben zowel processen die de robot volledig (unassisted) uitvoert, als waarbij nog een menselijke ingreep nodig is (assisted).”
Binnen Unilin verloopt de invoering van RPA grotendeels los van de IT-afdeling en ook zonder diepgaande informaticakennis. Ruben Vermaercke is fiscalist van opleiding en heeft zich omgeschoold tot RPA developper. “Omdat de investering eigenlijk minimaal is – in ons geval 6000 euro per jaar voor de licentie – is het heel makkelijk om processen te vinden om te automatiseren die meteen grote voordelen opleveren. Daarbij is het niet de bedoeling om medewerkers uit te sparen, maar wel om overuren te vermijden en om de collega’s andere taken met een hogere toegevoegde waarde te laten uitvoeren.”


Kenneth Claeyssens, finance manager Randstad Group België 

“De automatisering van backoffice processen past in een breder perspectief waarbij we net een menselijke en persoonlijke aanpak hanteren naar onze klanten en naar onze uitzendkrachten. Dat is onze tech & touch strategie, samengevat in de slogan Human Forward. We hadden onze financiële processen al onder handen genomen in functie van de lean aanpak. We wisten daarom goed welke zich het best zouden lenen voor een automatisering”, zegt Kenneth Claeyssens.
Opvallend: Randstad heeft beslist om de eigen medewerkers uit de verschillende financiële functies zelf RPA te laten invoeren. “We vragen onze medewerkers: je mag zelf je eigen werk automatiseren. We bieden hen de competenties om dat dan ook zelf te doen. We willen niet dat een center of excellence dit komt doen in de plaats van de proceseigenaars. We geven hen een opleiding en vragen hen dan om in de eerste drie maanden daarna in hun eigen departement taken automatiseren. Ze kiezen zelf welke. Ze weten het best waar de repetitieve, vervelende taken zich bevinden. Daarna hebben deze mensen zelf weer nieuwe medewerkers opgeleid en dat zet zich nu verder over de hele organisatie.”
Randstad doet niet eens de moeite om een berekening te maken om de investering af te wegen ten opzichte van de efficiëntiewinsten. “De licentie voor de toepassing – Automation Anywhere – bedraagt 9000 dollar per jaar. Vergeleken met de kost van een voltijdse werknemer is dat haast verwaarloosbaar. Wat we wel hebben onderschat is de overgang van de testfase naar een integratie in onze standaard werking. Daarbij gebruiken we Citrix en de samenwerking met de RPA bleek alles behalve vanzelfsprekend”, zegt Kenneth Claeyssens.

 

Kim Van Loo, customer experience catalyst van SD Worx

 

Kim Van Loo kwam uitleg geven over de ontwikkeling van de digital assistent. Het is een bot die medewerkers in een bedrijf ondersteunt bij hun administratieve vragen zoals het opnemen van vakantiedagen, het melden van ziekte, en dergelijke. SD Worx wil de personeelsleden van zijn klanten op die manier een nieuwe tool bieden om die taken snel en efficiënt af te werken. Van bij het begin voorziet SD Worx dat ook de verwerking van onkosten via de digitale assistent zal verlopen. De toepassing loopt nu in een intern pilootproject en ook bij enkele klanten. “We maken daarbij ook gebruik van de NLP-technologie die toelaat om gesproken taal te herkennen en daarop te reageren. Daarvoor rekenen we op bestaande toepassingen zoals die van Microsoft en Google. Een belangrijk deel van de oplossing bestaat uit het aanleren van de bot om verschillende uitspraken zoals ik wil vakantie, ik ga met congez, ik pak verlof te herkennen als de start van een administratief proces om dagen vrij te nemen. Daarna kan de bot zelf een resem acties op zich nemen zoals afspraken uitstellen, de e-mail instellen, vakantiedagen afboeken, enzovoort”, zegt Kim Van Loo.