Verschenen in het magazine van Maart 2018
1 Maart 2018 //
Melanie De Vrieze
Gefundeerd beslissingen nemen
Van der Valk Hotel Beveren staat voor een belangrijke mijlpaal in zijn dertigjarige bestaan. Een nakende fusie was voor het bedrijf het ideale moment om voor een ander softwarepakket te kiezen. “De software van EMAsphere laat toe om gemakkelijker rapportages op maat te maken waardoor we op een gefundeerde manier beslissingen nemen”, zegt CFO Jurgen Van Den Branden.

Toenemende groei
Van der Valk motel Beveren, eigenaar van het hotel en de wellnessruimte, gaat sinds 1 januari samen met de onderneming Motel café restaurant Beveren, die de twee restaurants en de zalen omvat. Met die fusie vond Van der Valk Hotel Beveren een volledige reorganisatie op het vlak van financiën en boekhouden noodzakelijk. Het bedrijf ging op zoek naar een rapporteringstool die de toenemende groei en de daarbij horende investeringen zo goed mogelijk evalueert en bijstuurt. Van der Valk Hotel trok voor de zoektocht naar de Finance & Digitaliseringsbeurs in Antwerpen. Voor het bedrijf was het belangrijk dat de tool op een vrij eenvoudige manier gegevens uit het boekhoudpakket Venice kon halen. Het instrument mocht evenmin prijzig of bombastisch zijn. De keuze viel uiteindelijk op EMAsphere.

Prioriteit voor fusie
De aandacht van CFO Jurgen Van Den Branden gaat op dit moment volledig naar de fusie en de verdere toekomstplannen. “We zijn in volle expansie. Het departement financiën deed een volledige reorganisatie op fiscaal, financieel en juridisch gebied. Voor elke CFO is dit een mooie uitdaging.” Jurgen Van Den Branden waakt vooral over de financiële situatie van de groep Van der Valk Beveren, met het oog op strategische toekomstperspectieven. EMAsphere helpt de CFO daarbij. “Dankzij de tool is het gemakkelijk om dynamische rapportages te maken die visueel sterk zijn. Op die manier kan je essentiële gegevens op een eenvoudige manier overdragen aan directie en andere managers. Het overzichtelijke dashboard maakt het mogelijk om op een gefundeerde manier beslissingen te nemen. Door de tool krijgen we structuur in de data en trekken we de juiste conclusies.”


Rapportage op maat
De tool helpt ook bij de investeringsplanning. “Rapporten op maat maken, is vrij gemakkelijk waardoor we niet alleen de belangrijkste financiële en boekhoudkundige beslissingen maken, maar ook aan de directie rapporteren zodat ze de nodige investeringen doen voor de toekomst.” Jurgen Van Den Branden ziet alleen maar voordelen aan de software. “De tool slaagt erin om snel de juiste gegevens te tonen. Naast de snelheid is het gebruiksgemak een belangrijk pluspunt. Je kan op een vrij simpele manier gegevens inlezen, wat de duidelijkheid ten goede komt. Dankzij de gebruiksvriendelijkheid van het programma kunnen we vlot en efficiënt met de tool werken.”

 

Duidelijkheid over ‘foodkost’

Van der Valk Hotel Beveren gebruikt de tool intussen een half jaar. De software gaat volgens de CFO ver genoeg. “EMAsphere is een jong bedrijf dat volop in ontwikkeling is. Het grote voordeel is dat we hen kunnen helpen om hun software nog meer op punt te stellen.” Voor Van der Valk Hotel biedt de software bijvoorbeeld veel hulp bij het bepalen van de ‘foodkost’. “Dat zijn heel specifieke kosten voor de horecasector. Dankzij EMAsphere halen we deze kosten gemakkelijk uit de boekhouding en zetten we die naast de opbrengsten. Op die manier kunnen we die kosten heel goed inschatten en elke maand bijsturen.” Daarnaast gebruikt het bedrijf de tool om de cashflow te monitoren. Hoe evolueert die gedurende het jaar? “Het is heel eenvoudig om na te gaan welke de moeilijke maanden zijn voor het hotel en welke de sterke. Daarop kunnen we dan adequaat reageren. Ook op het vlak van omzetrapportering zien we onmiddellijk wat de zwakke of sterke punten zijn en kunnen we gemakkelijk vergelijken met het jaar voordien.” 

 

Vierde generatie aan het roer

In 1962 kocht de familie van der Valk het toenmalige café ‘Het Heideroosje’. De nieuwe eigenaars verbouwden het café tot café-restaurant en al snel kwamen er negentien motelkamers bij. In 1980 volgde Eric van der Valk zijn vader op. Hierna groeide het hotel nog sneller. In de loop der jaren volgden nog eens 120 kamers, vijf suites en een binnenzwembad. In 2000 renoveerde de familie het hotel nogmaals grondig en breidde ze het zalencomplex uit tot dertien. Sinds 2012 staat Tim van der Valk, intussen al de vierde generatie, aan het roer. In Hotel Beveren werken 110 medewerkers. Het heeft 190 kamers, twee restaurants ‘Nest’ en ‘Ozzo’ (Gault&Millau), vijftien vergader- en feestzalen en een wellnesscentrum met zwembad en fitness. Binnenkort start de uitbreiding van het hotel. Het krijgt een nieuwe vleugel die zestig kamers telt.