18 Oktober 2017 //
Reiskosten aligneren met bedrijfsstrategie
Bedrijven zijn heel goed in het beheren van kosten op allerlei vlakken, maar niet als het op zakenreizen aankomt. Dat leidt tot kostenverhoging, inefficiënte processen, een gebrek aan strategisch overzicht én vooral gefrustreerde medewerkers.

De oplossing schuilt blijkbaar in het invoeren van een strategische aanpak van het hele proces door een verregaande en gestructureerde IT-oplossing. Door de schaalgrootte kunnen zowel het management als de medewerkers daar veel voordeel uit halen. Dat blijkt uit een studie van de London School of Economics in opdracht van Amadeus, een aanbieder van softwaresystemen voor het boeken van vliegtuigtickets en het beheer van reiskosten. Amadeus' studie Managing Every Mile geeft ook enkele aanbevelingen.

 

 

 

  • 1. Programma’s voor onkostenbeheer moeten gealigneerd zijn op de strategische prioriteiten doorheen de hele organisatie. De studie ziet zes prioriteiten: groei, kostenbeheersing, operationele efficiëntie, productiviteit van de medewerkers, risicovermindering en managementrapportering. Deelnemers in de studie zijn het erover eens dat al die doelstellingen tegelijkertijd moeten worden gehaald zodat bedrijven het maximum halen uit hun investering in zakenreizen. 
  • 2. Kosten zijn niet de enige basis voor het beheer van reisbehoeften. Twee derde van de geïnterviewde managers zeggen dat het proces van onkostenaangifte zowel een bron is van frustratie bij de medewerkers als van wrevel bij de managers. Het gebrek aan best practices voor het boeken van reizen en de goedkeuringsprocedure heeft een negatief effect op de concrete ervaring van de reizigers en verhoogt de complexiteit van het beheersproces. 
  • 3. Technologie speelt een cruciale rol in het onkostenbeheer. 60% van de deelnemers overweegt investeringen in hun IT-systeem voor onkostenbeheer in de komende drie jaar. 

 

Dr. Alexander Grous van LSE: “We hebben een kader ontwikkeld met vijf belangrijke fases die telkens een beroep doen op technologische ondersteuning: strategische sourcing, aankoop, reizigerondersteuning, onkostenbeheer, en -analyse en feedback. In elke fase hebben we best practices gedefinieerd.”
“Zakenreizen evolueren mee aan de hand van sociale, technologische en economische trends. Daardoor veranderen de noden van de reizigers én de eisen van het bedrijf. Die evolutie vraagt om een groter dynamisme en meer flexibiliteit,” zegt Arlene Coyle van Amadeus.

 

Wil u meer informatie omtrent de whitepaper? Klik hier!