Verschenen in het magazine van Juni 2018
11 Juli 2018 //
Tom Vantyteghem
Wat baten kaars en bril ... als de klant niet betalen kan?
“Klant fout ingeschat? Dan zal een aanmaning er niet veel meer toe doen”

Er is een verband tussen een actief incassobeheer en het gemiddeld aantal dagen vertraging in de betalingen van klanten. Dat blijkt al uit de verhalen van kredietprofessionals die de laatste jaren in hun organisatie orde op zaken stelden. Als het incassobeheer voordien al niet veel voorstelde, dan is er bijna altijd snel resultaat te boeken. Klanten vertonen steeds meer opportunistische trekjes en proberen af te tasten hoeveel rek er in de elastiek zit, met andere woorden hoe reactief de leverancier is als ze niet betalen.

 

Bij een slordig of te commercieel getint (lees: vergevingsgezind) beheer ontstaat snel een hoog aantal dagen vertraging. Omgekeerd is het mogelijk om na een volgehouden strikt incassobeheer een gedisciplineerde klantenportfolio op te bouwen. Zo elimineer je door de spontane correcte betalingen van klanten een hoop incassowerk.

 

Als klanten te laat betalen, is dat meestal uit onwil of vanuit administratieve slordigheid (Bron : Intrum Justitia). Dat dien je aan te pakken. Een belangrijk deel klanten zit krap bij kas. Bij actief beheer zal die klant ‘de luidst roepende’ eerst betalen. Ook hier een positief resultaat. Omgekeerd: bij slordig beheer merk je minder snel de moeilijk betalende klanten op of kom je laatst aan de beurt. Maar wat met klanten die het echt moeilijk hebben om te betalen? Hier is het effect van actief incassobeheer genuanceerder. Wat baten kaars en bril…als de klant niet betalen kan? En dan zijn er nog de klanten die helemaal niet in staat zijn om te betalen, op het randje van ‘staking van betaling’ of er al helemaal in. Die vorderingen verouderen snel. Tijd is de vijand van het incassobeheer, lees je wel eens. Anders gezegd: hoe ouder je de klantenpost laat worden, hoe meer kans dat dit een verliespost wordt.

 

Die stelling veronderstelt een causaliteit tussen inert debiteurenbeheer en hogere klantenverliezen. Let wel: het zijn incassobedrijven die dit propageren. Het is meteen publiciteit voor hun diensten: als je hen het incassobeheer laat uitvoeren, resulteert dat in minder betalingsverlies. De realiteit is dat je een lagere DSO (days sales outstanding) zal noteren, lees: minder betalingsvertraging. Maar betekent dit ook dat een klant die niet ‘kan’ betalen snel even op andere gedachten komt?

 

Er is duidelijk een verband tussen incassobeheer en DSO. Maar is er ook een direct verband tussen incassobeheer en verliesratio? Bij een proactief beheer van klantenrisico’s schat je helemaal in het begin in dat de klant kredietwaardig is, wat betekent dat er verwacht wordt dat hij wel degelijk kan en zal betalen. Daar is de kiem geplant. Bij een foute inschatting doet het aanmanen van de klant er in de meeste gevallen niet meer toe. Klanten die werkelijk op de rand staan, wellicht zelfs twijfelen om de boeken neer te leggen, kunnen misschien nog net worden overhaald om die ene hardnekkige leverancier te betalen. Die klant gaat er dan vanuit dat de anderen meer geduld hebben en dat hij hiermee gerechtelijke stappen vermijdt. De klant probeert tijd te kopen om zijn zaak te redden.

 

Anderzijds bestaat het risico dat deze klant het door dit initiatief opgeeft en net wél overgaat tot het neerleggen van de boeken. Aan de kredietmanager om dit dilemma in te schatten: is de klant nog te redden of wordt het een verliespost? Een ervaren professional weet hoe dit aan te pakken.