22 Augustus 2017 //
Zero-based budgeting: terug van weggeweest
De methodiek om een jaarlijks budget telkens opnieuw volledig in vraag stellen en van nul starten, stuit nog steeds op heel wat onbegrip.

Consultingkantoor McKinsey schreef een rapport om enkele misverstanden te corrigeren. “Enig scepticisme is echter niet onterecht. In een aantal organisaties beweren de managers wel dat ze aan zero-based budgeting (ZBB) doen, maar toch blijft de financiële opbrengst een stuk minder indrukwekkend dan gedacht. Marges komen soms amper uit boven wat traditionele kostenbesparingen gewoonlijk boeken. We zien ook een tekort aan investeringen in groeisectoren of een teveel aan rompslomp rond uitgavencontrole. Het resultaat is dat het management de inspanningen stopzetten,” schrijven de auteurs van het rapport. Zij wijzen op een vijftal mythes die blijven bestaan rond ZBB en corrigeren dat beeld.


Mythe 1: Als de hele organisatie niet op zijn kop is gedraaid, dan is het geen ZBB
De waarheid is dat ZBB-programma’s heel erg van elkaar kunnen verschillen zowel in intensiteit als in toepassingsgebied. Uit ervaring weten we dat de impact het grootst is, wanneer de lat hoog wordt gelegd, met volgehouden steun van de top en een engagement van de vloer. Maar binnen die ruime marges kunnen veel verschillende keuzes worden gemaakt om ZBB in te voeren.
Mythe 2: ZBB is niet meer dan een agressieve versie van de bekende oude productiviteitsinitiatieven
De waarheid is dat ZBB fundamenteel anders is dan standaard kostenbesparingen omdat het de bewijslast voor uitgaven omdraait. Het zijn niet alleen de grootste uitgavenposten die uitgevlooid worden. De hele organisatie begint van een wit blad en zo kunnen vele haarden van verspilling worden geïdentificeerd. In het proces zijn het niet meer de personen belast met kostenbesparing die het moeten doen, maar de afdelingshoofden en operationele mensen zelf die verspilling moeten identificeren én vervolgens elimineren.

Mythe 3: ZBB gaat alleen over kostenbesparingen
De waarheid is dat ZBB managers een nieuw perspectief biedt om hun bedrijf beter te begrijpen. Een beter kostenmanagement is het resultaat van een beter prestatiebeheer. Managers worden gewoonlijk afgerekend op omzet en winst. Daarbij wordt aangenomen dat de kosten dan van zichzelf wel goed zitten. Een goede ZBB maakt dat managers ook afgerekend worden op specifieke kostenparameters.

Mythe 4: ZBB is niet erg veranderd sinds zijn introductie
De waarheid is dat ZBB al een halve eeuw voortdurend evolueert. De laatste tijd digitale innovatie de techniek een stuk duurzamer en eenvoudiger om in te voeren. Nieuwe oplossingen kunnen enorme hoeveelheden aan data bijna ogenblikkelijk verwerken. Daardoor is het niet meer nodig om moeizame expedities naar de verloren data te ondernemen. Op die manier kan ZBB ook snel opgeschaald worden.

Mythe 5: Besparingen opnieuw investeren maakt ze onzichtbaar in de winst- en verliesrekening
ZBB is echter veel meer dan een race naar de zero. Doel is net om de juiste hoeveelheid geld te voorzien voor het juiste project, om zo meer uit te geven op die plaatsen waar ook de opbrengt het grootst zal zijn. Als een bedrijf een miljoen uitgeeft in een bepaalde afdeling, moet de CFO een opbrengst zien die groter is dan dat miljoen. Sparen of investeren is een strategische beslissing, maar de granulariteit van een goede ZBB moet een organisatie wel een zicht bieden op die domeinen met de grootste opbrengst.