KU Leuven is op zoek naar een Manager Financiën en Administratie

KU Leuven Research & Development (LRD) slaat een brug tussen wetenschap en bedrijfswereld. Door kennis en technologieën te laten doorstromen naar de samenleving, bevordert LRD de impact van onderzoeksresultaten op het leven van mensen wereldwijd. LRD heeft een solide ervaring op het vlak van onderzoekssamenwerking, het beheer van octrooien en licenties, de oprichting van spin-off bedrijven en kennis-gedreven regionale ontwikkeling. LRD ondersteunt onderzoekers doorheen het volledige traject van kennis- en technologietransfer, helpt hen om het maatschappelijk en economisch potentieel van hun onderzoek maximaal te benutten en realiseert een omzet van ongeveer 250mio EUR op jaarbasis. Van een 100-tal medewerkers van LRD staan er ongeveer 40 in voor de financiële en HR ondersteuning van de onderzoekers. Momenteel is LRD op zoek naar een manager voor deze activiteiten, in opvolging van de huidige manager die een andere functie binnen KU Leuven op zal nemen (overgangsperiode voorzien).

Functie

Je neemt de leiding op van de afdeling financiële administratie en rapporteert hierbij aan de algemeen directeur.

De missie van de afdeling is het maximaal ondersteunen van de KU Leuven onderzoekers bij alle financieel-administratieve aspecten zodat zij zich zo veel mogelijk kunnen richten op het realiseren van hun innovatieve projecten ten gunste van de samenleving.

Om dit te realiseren is de afdeling georganiseerd in de volgende deelgroepen:

  • De projectadministratie volgt alle projecten (Europese- en Vlaamse subsidieprojecten, contractonderzoek, licentiedossiers) financieel-administratief op van ondertekening van een contract tot financiële afrekening.
  • De boekhouding (incl. crediteuren- en debiteurenadministratie) zorgt voor een efficiënte, klantvriendelijke en compliant verwerking van alle transacties en voor een correcte jaarrekening.
  • De afdeling controle en compliance zorgt voor de spin-off- en licentietransacties, thesaurie- en vermogensbeheer, begroting, opvolging van de rekeningen en financiële rapportering, en financiële expertondersteuning van de onderzoekers.
  • De personeelsadministratie verzorgt de aanstelling van nieuwe personeelsleden op LRD-activiteiten en verleent HR advies.
  • De afdeling onthaal- en logistiek staat in voor de algemene omkadering van LRD.

Je taken kunnen worden gegroepeerd in twee pijlers:

1. Je staat in voor de aansturing van het team. Dit heeft een organisatorische en een inhoudelijke component:

  • Organisatorisch: aansturen van een 15-tal medewerkers rechtstreeks en 25-tal onrechtstreeks. Dit houdt o.a. in:

- Algemene personeelsplanning en –aansturing: een duurzame organisatie uitbouwen zodat taken kunnen worden uitgevoerd op korte en lange termijn; - Verantwoordelijk voor aanwervingen / functioneringsbegeleiding / …; - Dagelijkse aansturing.

  • Inhoudelijk: eindverantwoordelijk voor de processen binnen financiën en administratie. Concreet betekent dit:

- Verzekeren dat alle taken tijdig, kwaliteitsvol en klantvriendelijk worden uitgevoerd, dat de organisatie hiervoor in plaats is en iedereen de middelen heeft om dit te doen; - Je bent escalatieniveau voor complexe vragen, issues…; - Je organiseert een proces van continue verbetering, zowel op kleine (aanpassen procedures, …) als grote schaal (definiëren en uitvoeren grote projecten met al dan niet betrokkenheid van andere diensten zoals ICT). Hier actief aan deelnemen en dit promoten.2. Van hieruit groei je uit tot een spilfiguur en ben je het gezicht van LRD financiën en administratie:

  • Je bent een vlot aanspreekpunt voor interne (divisiehoofden, onderzoekers, …) en externe (bedrijven, financiers, …) klanten van LRD, vaak voor meer complexe materies;
  • Je rapporteert regelmatig naar het LRD Bestuurscomité (cijfers, voortgang projecten, …), en zorgt dat de diverse audits vlekkeloos verlopen;
  • Je bent lid van het LRD managementcomité, je stemt af met de andere LRD diensthoofden;
  • Je bent lid van een aantal werkgroepen en meer formele overlegorganen, zowel intern (rond ICT, fiscaliteit, beleggingen, …) als extern (lid van de groep financiële directeuren van de Vlaamse Interuniversitaire Raad, expertgroep financiën Associatie Leuven, …).

Profiel

  • De maatschappelijke opdracht van LRD spreekt jou sterk aan.
  • Je behaalde een masterdiploma (of hoger) en je beschikt over een zeer stevige bedrijfseconomische en financiële achtergrond.
  • Je beschikt over een uitgebreide ervaring in een leidinggevende rol. Bij voorkeur selecteren we een kandidaat met minstens 10 jaar ervaring. Je kan leiding geven aan hoog getalenteerde medewerkers en kan hen inspireren. Je combineert een diplomatische/klantvriendelijke aanpak met resultaatgerichtheid.
  • Je kan omgaan met de complexiteit die eigen is aan een internationale universitaire omgeving en academische cultuur.
  • Je kan en wil je verdiepen in concrete vraagstukken en je neemt deels ook operationele taken op. Tegelijk behoud je het overzicht en zorg je ervoor dat je samen met je team je doelen en deadlines bereikt.
  • Je hebt een uitgesproken ICT-affiniteit. KU Leuven werkt sterk geautomatiseerd en geïntegreerd in SAP.

Aanbod

Een interessante en uitdagende job in een stabiele en groeiende organisatie, met een sterke inhoudelijke én sociale component, met veel vrijheid om de job vorm te geven en tegelijk uitgebreide begeleiding en steun van collega’s.Een voltijdse tewerkstelling voor onbepaalde duur.Deze functie is gekoppeld aan een salaris in graad 10, 11 of 12, afhankelijk van je ervaring en competenties.Verdere informatie omtrent onze arbeidsvoorwaarden kan je terugvinden via: https://www.kuleuven.be/personeel/jobsite/management-en-professionals/management-en-professionals

Interesse?

Meer informatie is te verkrijgen bij de heer Sammy Brié, tel.: +32 16 37 37 24. Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 31/07/2019 via onze online sollicitatietoepassing KU Leuven wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen, ongeacht gender, leeftijd, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking. Hebt u vragen in verband met toegankelijkheid of ondersteuningsmogelijkheden, dan kan u ons contacteren via This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..