Alles draait om teamwerk

Hoeveel medewerkers telt de financiële afdeling

Wij zorgen met vier voor het afwerken van de financiële processen van een resem bedrijven: Joos Consulting (financiële en supplychainconsulting), PZ (hr-consulting), Waterfront (interimmanagement), Nieuwe Media Groep (uitgeverij van onder andere FDmagazine) en enkele kleinere vennootschappen. Die bedrijven behandelen we als aparte entiteiten, dus hoeven we ook niet te consolideren. Elk van ons staat in voor het financieel beheer van een of meerdere vennootschappen. Ik sta aan het hoofd van het financieel team, daarnaast zijn er twee senior medewerkers en één junior. Ook die laatste zorgt voor de boekhouding en rapportering van een volledige entiteit. De werkverdeling zorgt er enerzijds voor dat iedereen veel verantwoordelijkheid draagt, en dat geeft veel voldoening. Anderzijds doen we allemaal gelijkaardig werk en kunnen we voor elkaar invallen als iemand onder druk staat. Die teamspirit is essentieel. We werken samen naar hetzelfde doel.

Welke functies vervullen jullie precies?

Het gaat in de eerste plaats om het verwerken van de inkomende en uitgaande facturen in de boekhouding, het beheer van de cash en de bankverrichtingen, en ten slotte de rapportering. Wij zorgen zelf voor het opmaken van de facturen. Dat is niet zo vanzelfsprekend. Ten eerste is er de hoeveelheid: het gaat om meer dan vijfhonderd facturen per maand voor de verschillende entiteiten. Door de diversiteit aan diensten die onze bedrijven aanbieden, is de verscheidenheid aan facturen groot: het gaat om uren van consultants, memberships, advertenties, enzovoort. Het is zeker geen druk op de knop.

Daarnaast zorgen we voor een rapportering die onze CEO gebruikt voor het dagelijks beheer van de ondernemingen. We maken ook analyses van de nieuwe projecten om na te gaan hoe we die kunnen verbeteren en de marge verhogen. Dat doen we bijvoorbeeld voor een evenement zoals de CFO Conferenz van FDmagazine.

Wat is de belangrijkste prioriteit van uw afdeling op dit ogenblik?

We willen de kwaliteit van de rapportering verder verbeteren. Nu focussen we nog te veel op het beheer van de omzet. De bedrijven hebben enerzijds nood aan meer en betere analyses op het vlak van kostencontrole en margebeheer, anderzijds overwegen we of we bijkomende software nodig hebben om dat te faciliteren. Als boekhoudpakket gebruiken we momenteel Exact Global en daar zitten een aantal standaardrapporteringen in. Nu redden we ons best goed met enkele bijkomende rekenbladen, maar het volume groeit jaarlijks. In de toekomst is dat misschien niet meer genoeg. Het allerbelangrijkste nu is goed overleggen met de CEO om de rapportering te laten aansluiten bij de strategie en de toekomstige vereisten.

De selectie van een pakket is geen gemakkelijke opdracht. We worden overspoeld met aanbiedingen van verschillende spelers. Het grote aanbod maakt de selectie er niet gemakkelijker op.

Die bedenkingen passen allemaal in een groeivisie, waarbij de financiële afdeling straks een groter volume aan transacties te verwerken krijgt. Dat gebeurt liefst zonder bijkomende aanwervingen. In dat geval kan het nodig zijn om een aantal facetten te automatiseren. We zijn nagegaan wat de mogelijkheden zijn van robotisering voor onze activiteiten met grote volumes (facturatie, het digitaliseren van binnenkomende facturen). Voorlopig zetten we hier geen concrete stappen.

Hoe verloopt de samenwerking met de andere afdelingen?

We zijn recent gestart met een aantal verbeteringen, in nauwe samenspraak met de collega’s uit andere afdelingen. Het gaat bijvoorbeeld over laattijdige betalingen van klanten. Vroeger bleef het bij een overleg tussen ons en de boekhouding van de klant. Nu contacteren onze collega’s van de verkoop ook hun contactpersonen. Die aanpak – het bundelen van krachten – heeft heel snel vruchten afgeleverd.

Hebben uw medewerkers de juiste competenties?

Wij investeren heel wat in opleidingen. De medewerkers stellen zelf hun ontwikkelingsplan op, in samenspraak met het management. Zo hebben alle collega’s een overzicht van de opleidingen die zij het komende jaar zullen volgen en kan iedereen telkens een stap vooruit zetten. Deze aanpak stelt de financiële afdeling in staat om het geheel van de taken zelfstandig af te werken. Alleen voor het indienen van de aangifte voor de vennootschapsbelasting werken we voor een laatste controle samen met een extern boekhoudkantoor.

Wat doet u om de sfeer in het team te verbeteren?

Dat is een heel belangrijk thema in onze organisatie. Het management doet er alles aan om te zorgen voor een goede sfeer tussen de medewerkers. Op bedrijfsniveau organiseren we regelmatig events, zoals het beachvolleybaltornooi deze zomer, de recente bootuitstap en elk jaar verschillende feestjes. Daarnaast zijn er meer formele evenementen, zoals de strategy briefings. Als financieel team organiseren we zelf ook samenkomsten, zoals een barbecue met de collega’s.