Nicolas Rosenlew
Tekst
Peter Ooms

De komst van nieuwe technologie leren aanvaarden

7 November 2018
Als CFO werk ik steeds meer zoals een personeelsdirecteur
Volgens Niclas Rosenlew, CFO van Basware, is het nodig om medewerkers nog meer te begeleiden en klaar te maken voorde veranderingen die zich in een steeds sneller tempo voltrekken.

Bij het begeleiden van medewerkers gaat het niet alleen om het bijbrengen van de nodige nieuwe competenties – analytisch inzicht, technologiekennis, communicatievaardigheden – maar vooral om een bereidheid de veranderingen te aanvaarden. “Mensen zijn gewoontedieren die afkerig zijn van verandering. Toch moeten we leren om de komst van nieuwe technologie te aanvaarden. Als CFO zal ik steeds meer lijken op een personeelsdirecteur”, zegt Niclas Rosenlew.

Efficiënter samenwerken

“Technologie zal de financiële afdeling helpen haar belangrijkste doelstellingen te behalen: een betere businesspartner worden en de efficiëntie verhogen. De tijd is voorbij dat de financiële afdeling alleen maar achteruit kijkt en een boekhouding opstelt op basis van transacties uit het verleden. CFO’s moeten helpen met het nemen van beslissingen door een visie op de toekomst te bieden. Dat kan aan de hand van forecasts. Daar hoort ook een proactieve aanpak bij: financiële medewerkers stappen naar hun operationele collega’s met goed onderbouwde rapporten. De tijd is voorbij dat die collega’s het maar moeten komen vragen. Voor mij komt het erop neer dat financiële medewerkers steeds meer analytische tools zullen gebruiken”, zegt Niclas Rosenlew. Hij is de CFO van de internationale groep Basware, gespecialiseerd in technologie voor het aankoopproces, met een focus op het digitaal verwerken van inkomende facturen en een beter beheer van het werkkapitaal.

Verregaand automatiseren

Niclas Rosenlew: “Zoals elke manager dient de CFO zijn afdeling goed te beheren. Daar horen kostendalingen en voortdurende efficiëntieverhogingen bij. Door het gebruik van digitale processen kan een CFO heel wat werk verregaand automatiseren. Terwijl we vroeger nog manuele processen hebben uitbesteed aan goedkope arbeidskrachten in India, keren die operaties nu terug. Insourcing is de trend. Technologie maakt het mogelijk om het takenpakket van de financiële afdeling uit te breiden en tegelijk kosten te besparen. In internationale benchmarks schommelt het budget voor een financiële afdeling rond één procent van de omzet.

Technologie maakt het mogelijk om het takenpakket van finance uit te breiden en tegelijk kosten te besparen

Dat wil zeggen dat we niet veel verder kunnen gaan met kostenverminderingen.” Dat kan dan weer een specifieke belemmering vormen. Door de krappe personeelsbezetting blijkt het niet meer zomaar mogelijk om nieuwe processen of soft warepakketten te implementeren. “Daarom zie ik liever dat de fi nanciële medewerkers meer kennis hebben van technologie. Op die manier kunnen ze bijvoorbeeld evalueren welke pakketten geschikt zijn én eenvoudige implementaties zelf uitvoeren.”

Overnemen en samenwerken

Basware groeit snel door opeenvolgende overnames, maar ook door nieuwe samenwerkingsverbanden met specialisten. De aanwezigheid in België is bijvoorbeeld het resultaat van de overname van de afdeling voor elektronische documentenuitwisseling van Certipost, een dochter van Bpost, in 2012. “Bij dergelijke overnames ben ik altijd betrokken. Mijn CEO luistert vooral naar mijn visie over de toegevoegde waarde van de overname voor onze klanten. We mikken in de eerste plaats op een strategische overeenkomst en een operationele verbetering van ons aanbod. Pas in de tweede plaats komt mijn expertise op het vlak van financiering naar voor. In een vroegere fase van mijn carrière heb ik nog gewerkt als M&A-specialist (fusies en overnames) in een bank. Ik vind het erg prettig dat de operationele en commerciële argumenten nu zwaarder wegen dan de financiële.”

Meerwaarde benadrukken

De laatste jaren opteert Basware veel meer voor samenwerkingsverbanden met gespecialiseerde partijen. “De belangrijkste daarvan is Xerox. Dat bedrijf heeft onze afdeling Scan & Capture overgenomen en in de plaats gebruiken wij nu hun technologie in onze software. Die blijft nodig om bijvoorbeeld papieren facturen te scannen voor een gedigitaliseerde verwerking. Omgekeerd raadt Xerox Basware aan voor het brede administratieve proces. Basware heeft de laatste maanden nog partnerships aangekondigd met Mastercard en Dun & Bradstreet. Ik ben minder betrokken bij die voorbereiding, maar zorg wel voor de communicatie naar de investeerders om de meerwaarde ervan te benadrukken.”

Compromisloos centraliseren

Overnames hebben voor de financiële afdelingen een grote impact. “Ervaring leerde ons dat je een nieuwe vestiging best zo snel mogelijk op het centrale financiële beheersysteem overzet. Dankzij die doorgedreven centralisering dwing je meteen ook af dat de hele organisatie dezelfde procedures en goedkeuringsregels volgt. Die uniformiteit zorgt ervoor dat je het financiële proces veel gemakkelijker kan automatiseren. Dat laat ons dan weer toe om met weinig medewerkers toch veel werk te verzetten. In de Belgische vestiging hebben we bijvoorbeeld geen enkele financiële medewerker.”