Luc Verstuyft Luc Verstuyft, CFO Besix Infra en Van den Berg
Tekst
Peter Ooms
Beeld
Jan Locus

Q&A met CFO Luc Verstuyft

1 June 2019
Onze prioriteit? Meer communiceren, trainen en coachen
Vijf vragen voor het team van Luc Verstuyft, CFO van Besix Infra en Van den Berg.   

Hoeveel medewerkers telt de financiële afdeling?

We zijn met zestien. De financiële afdeling bestaat uit twaalf personen actief in de boekhouding, drie in de controlling- en reportingafdeling en één processpecialist die ook de interne audit verzorgt. Daarnaast is er taks, thesaurie en overnames, waarin ook ikzelf actief ben. Finance maakt deel uit van het shared service center (SSC) in Schelle. Van hieruit beheren wij de verschillende processen: finance, personeelsmanagement, ICT, het juridisch departement, facilitymanagement en projectadministratie. In totaal werken in het shared service center een vijfendertigtal personen. Ik sta aan het hoofd en ben tegelijk actief als CFO van de Besix Infra en Van den Berg-groep.
De groep bestaat uit een aantal bedrijven die grote infrastructuurwerken uitvoeren en zich daarnaast focussen op verbindingen (glasvezel, stroom, telecom). Bekende namen zijn Besix Infra met dochter Belasco, en Van den Berg met de recent overgenomen bedrijven Larabo en Uniconnect. Onze verantwoordelijkheid in het shared service center is heel letterlijk te nemen: wij voeren de genoemde processen uit als dienstverlening voor die afzonderlijke bedrijven. Zo zijn deze bedrijven, met uitzondering van de overgenomen bedrijven, intussen actief op eenzelfde ERP-systeem (Microsoft Dynamics Navision) en werken we met een Power BI-rapporteringstool. Dankzij de schaalgrootte en de bundeling van kennis en ervaring boeken we als groep efficiëntiewinst. Het beste bewijs: vorig jaar is de groep gegroeid met 24 procent, zonder dat er netto nieuwe medewerkers bijkwamen in het SSC.

U werkt hier intussen anderhalf jaar. Wat was uw eerste taak?

Toen ik hier aankwam, voerden de financiële medewerkers een resem taken uit. We hebben dit gestroomlijnd in een duidelijke structuur met de boekhouding en de controllingactiviteit. In het jargon is er sprake van transaction (boekhouding), value protection (processen en procedures) en value creation (controlling). Het gaat om verschillende specialiteiten die een ander profiel en verwachtingspatroon met zich mee brengen. Op deze manier konden de medewerkers ook beter hun carrièrepad uitstippelen.
Binnen het SSC willen we onze waarde voor het bedrijf stelselmatig verder opdrijven door meer op te treden als businesspartner voor de operationele afdelingen. Daarnaast spelen we een belangrijke rol in de verdere digitalisering van het bedrijf.

Hoe pakt u de digitalisering aan?

Het is een zeer groot voordeel dat het SSC zowel IT als finance groepeert. We hebben een zeer ervaren medewerker op de financiële afdeling, met een groot inzicht in de processen, een goede kennis van de activiteiten van de bedrijven én een goede kennis van de systemen. Op die manier werken we, over de grenzen van de afdelingen heen, optimaal samen en kunnen we heel wat automatiseringsprojecten zelf uitvoeren. Zo hebben we intussen een volledig digitaal proces voor het goedkeuren van facturen. Momenteel werken we aan verdieping om ook het bestelproces en zeker het opstellen van de bestelbonnen te automatiseren. Dat heeft een veel grotere financiële impact op het bedrijf. Een factuur met daarop gegevens die overeenkomen met de bestelbon en de levernota moet straks automatisch goedgekeurd raken, zonder interventie van een medewerker. Maar het is op het moment van de bestelling dat het bedrijf een engagement aangaat. Dat moeten we nog verbeteren. Gezien onze activiteiten, doen werfleiders veel bestellingen op de werven zelf. Ze ontvangen ook leveringen ter plaatse. Zo kunnen afwijkingen optreden ten opzichte van de bestelbon: de truck heeft twee ton zand meer meegebracht dan besteld, bijvoorbeeld. Willen we die dan of niet? Dergelijke beslissingen willen we beter capteren om de budgettaire impact te kunnen inschatten en de boekhoudkundige verwerking achteraf beter te organiseren.

Hoe gaat dat concreet?

De jongste maanden zijn er voor onze medewerkers veel mobiele toepassingen op de smartphone ontwikkeld. Die appjes ontwikkelen we steeds vaker zelf, liefst naar aanleiding van vragen of voorstellen van de operationele medewerkers. Die bottom-upaanpak moet garanderen dat we zaken automatiseren die voldoen aan een reële nood op het terrein.

Wat is de prioriteit van uw afdeling?

Vorig jaar hebben we heel wat toepassingen geïmplementeerd. Nu willen we dit proces afwerken en ervoor zorgen dat de hele organisatie goed op de hoogte is van de systemen en apps en hun functionaliteit. Het komt er nu op aan meer te communiceren, te trainen en te coachen, zodat alle medewerkers nog meer hun voordeel kunnen doen met onze ontwikkelingen. Dat houdt in dat de medewerkers van het shared service center regelmatig opleidingen geven over de verschillende toepassingen. Daarbij hanteren we het train the trainer-principe. Zo hebben we onlangs sessies georganiseerd voor projectleiders over de manieren waarop projecten worden gewaardeerd en de tools en rapporteringen die hiervoor ter beschikking zijn.