Ann Moens, Jan De Munck
Rapportering is instrument voor voortdurend verbeteren
Het project rond rapportering is opgezet in de divisie Flexible Foams, die kunststofschuim produceert in blokken, rollen of kleinere onderdelen. Uiteindelijk komen die schuimen terecht in auto’s, meubels en matrassen, industriële apparatuur en consumentengoederen. De divisie bestaat uit meer dan twintig fabrieken, vooral in Europa, maar ook in India, de VS, China en Marokko. Recticel heeft daarnaast nog andere divisies: Automotive, Bedding en Insulation.
Niet alleen hebben die divisies elk een eigen controllingdepartement, tot voor kort rekenden de verschillende fabrieken in de eerste plaats op de lokaal gemaakte rapporten om hun operationele processen te sturen. Dat maakte het erg lastig om op divisieniveau op een uniforme manier te rapporteren. Ook de vergelijking tussen de fabrieken en het invoeren van best practices werd op die manier bemoeilijkt.
Dirk Caron, manager group business & operations management systems van Recticel Flexible Foams: “Bij het bespreken van de resultaten leidde die situatie vaak tot discussies over de correctheid van de cijfers. Elke manager had wel zijn eigen interpretatie van de resultaten. We wilden komen tot een beter, gecentraliseerd systeem om de kostprijzen binnen de divisie te beheren. Op onze afdeling Industrial Management focussen wij sterk op de kosten in de fabrieken en het bewaken van de operationele doelstellingen. Omdat we rapporteren in euro’s is de samenwerking met de controllers van Flexible Foams dan ook zeer nauw.”
Jan De Munck, central master data functional analyst: “De eerste stap in het centraliseren van dat operationeel beheer was de uniforme aanpak van de masterdata. De belangrijkste parameters die we gebruiken in onze rapporten moeten vooraf in het ERP-systeem worden gedefinieerd. Wanneer we dat één keer doen voor de hele groep, kunnen we die parameters daarna op een uniforme en gestandaardiseerde manier gebruiken in onze rapporten. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar je moet weten dat de fabrieken aanvankelijk zelfs afwijkende definities hanteerden voor maatstaven zoals de hoogte en breedte van het product. Als het over complexere maatstaven ging zoals densiteit of verschillen tussen bruto- en nettowaarden liepen de interpretaties nog verder uit elkaar. Intussen hebben we een set van uniforme definities ontwikkeld voor de hele divisie.”
Ann Moens, operations reporting analyst: “Voorafgaand aan de implementatie werd een impactstudie gemaakt om het effect na te gaan van de centrale masterdata en rapportering op de verschillende sites en het totaal van de groep. Het proces om de masterdata te centraliseren, hebben we doorlopen in 2015 en we hebben dat meteen gekoppeld aan een verbeterde en gestandaardiseerde rapportering. Van meet af aan hebben we de productieafwijkingen opgevolgd met een focus op de verschillen tussen de gebudgetteerde en de gerealiseerde cijfers. Daarvoor hanteren we nu goed gedefinieerde berekeningsformules die door iedereen zijn aanvaard. De afwijkingen tussen de fabrieken die nu nog optreden zijn louter afhankelijk van objectief verklaarbare verschillen. Dat kunnen bijvoorbeeld verschillende loonschalen in de verschillende landen zijn.”
“Toch hebben we dat voorzichtig geïmplementeerd met veel communicatie naar alle betrokkenen”, zegt Jan De Munck. “We wilden in de eerste plaats zeker zijn dat de gecentraliseerde berekeningen en de rapporten correct waren. Het is heel belangrijk dat we dit stap voor stap hebben getest op een transparante manier. Zodra iedereen overtuigd was dat de formules correct waren, konden we starten met een semiautomatische rapportering.”
Op die manier heeft Recticel nu een instrument in handen om voortdurend verbeteringen door te voeren. De verantwoordelijken in de fabrieken focussen zich volledig op de afwijkingen in de prestaties en op de items die lager scoren dan de vooropgestelde doelstellingen. Dirk Caron: “Dat is de operationele verbetering, maar de controllers maken nu ook heel eenvoudig de vergelijking van de prestaties tussen de verschillende fabrieken die hetzelfde product produceren. Als we daar verschillen vaststellen, kunnen ze de verantwoordelijken veel makkelijker overhalen om een best practice uit een andere site over te nemen.”
Dit project werd gelanceerd binnen de divisie Flexible Foams, maar alleen voor de zogenaamde skill 1-producten: schuim in blokken of op rollen. Nu het systeem is gevalideerd, zullen ook rapporten over de andere types producten uit de divisie op die manier gemaakt worden. “Tot nu toe is dat een vrij manueel proces geweest, met ERP-gegevens die via een databank in Excel-rapporten terechtkwamen. Maar nu we een uniforme manier van werken hebben, willen we een geschikt business intelligence-pakket kopen om dit in goede banen te leiden. Doel is om het manuele werk zoveel mogelijk uit te schakelen. Op die manier kunnen we ons in de toekomst concentreren op betere analyses en nieuwe aanvullende rapporten.”
De betrokkenen weten dat in de fabrieken hier en daar nog een lokaal rapport opduikt. Soms komen die zelfs bij het groepsmanagement terecht. Ann Moens: “Intussen heeft het management duidelijk gesteld dat er maar één rapportering telt binnen de groep. We discussiëren niet over de geldigheid van een ander rapport. Tegelijk moeten we tegemoetkomen aan de lokale behoefte door meer data op te nemen en frequenter gegevens te publiceren.” Dirk Caron: “Nu is de rapportering wekelijks, wat het voordeel biedt dat het lokale management snel herstelmaatregelen kan opstarten. Dat heeft een groot effect op de resultaten.” Het team overweegt om bijkomende gegevens op te nemen in de rapporten. Jan De Munck: “De kwaliteitsdata uit het laboratorium kunnen nuttig zijn om afwijkingen nog beter te verklaren.”
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
