Chris De Groote Chris De Groote, senior consultant Sigma Conso
Tekst
Peter Ooms
Beeld
Wouter Van Vaerenbergh

Vat de overschakeling niet lichtzinnig op

2 July 2019
Leid medewerkers in de verschillende filialen goed op om met de nieuwe standaard te werken
Veel bedrijven houden vast aan een boekhouding in de lokale standaard. Van zodra ze meerdere vestigingen hebben of buitenlandse filialen opzetten, stellen ze zich de vraag of ze niet beter overschakelen op IFRS. Die overstap heeft zowel voor- als nadelen.

“Zodra een bedrijf aan de beurs genoteerd is, moet het wel in IFRS (International Financial Reporting Standards) rapporteren. In die omstandigheden is het verplicht. Als er externe investeerders aan boord komen, stijgt de druk om over te schakelen naar IFRS. Die kapitaalverschaffers hebben nood aan een uniforme rapportering om de resultaten van hun investeringen in verschillende bedrijven te vergelijken. Groepen die groeien door overnames, worstelen vaak met verschillende boekhoudsystemen in de verschillende vestigingen. Zij moeten een geconsolideerde boekhouding maken en kunnen dan kiezen voor de IFRS-standaard”, zegt Chris De Groote, senior consultant van Sigma Conso. Dat bedrijf ontwikkelt en implementeert een eigen consolidatiesoftware. Vaak begeleidt het klanten die meerdere boekhoudstandaarden naast elkaar gebruiken.

Eenmaal per jaar aanpassen

Veel landen verplichten bedrijven om in hun land de lokale boekhoudstandaard te gebruiken. Ook in België is dat zo. Je mag daar alleen van afwijken mits een overeenkomst met de rulingcommissie. Maar dat gaat over een jaarlijkse fiscale aangifte en het neerleggen van de balansen en jaarrekeningen. De meeste bedrijven maken een maandelijkse groepsrapportering voor het management. Als de groep in IFRS rapporteert, dan is het handiger om ook lokaal de boekhouding in IFRS te voeren. Dan kan het bedrijf zonder overzettingen elke maand op een uniforme en gestructureerde manier rapporteren. Dan hoeft het maar eenmaal per jaar de aanpassing door te voeren naar de lokale Gaap (Generally Accepted Accounting Principles). Wanneer bedrijven met vestigingen in meerdere landen overal de lokale boekhoudstandaard gebruiken, dan zullen ze voor de maandelijkse rapportering telkens een vertaling moeten maken naar de boekhoudstandaard van het hoofdkwartier. Op dat vlak biedt IFRS dus een duidelijk voordeel qua uniformiteit en efficiëntie.

Inschatting actuele waarde

De invoering van een IFRS-boekhouding heeft nog andere voordelen. Zo kunnen bedrijven handig gebruik maken van het fair value-principe om hun resultaten beter voor te stellen. IFRS verplicht bedrijven om de waarde van de bedrijfsactiva regelmatig te controleren door een inschatting van hun actuele waarde op de markt. Op die manier zouden bedrijfsgebouwen bijvoorbeeld jaarlijks een hogere waarde kunnen krijgen. “Datzelfde principe zorgde er tijdens de financiële crisis wel voor dat die waarde plots aanzienlijk daalde. Op die manier kwamen heel wat bedrijven in de problemen omdat hun solvabiliteitsratio (totale activa gedeeld door vreemd vermogen) in het gedrang kwam. Die ratio speelt een belangrijke rol in de convenanten met banken.”

IFRS doet kosten stijgen

De invoering van IFRS doet de kosten voor de rapportering stijgen. Dat komt niet alleen door verplichtingen in de boekhouding en rapportering zelf. IFRS vraagt ook bijkomende rapporten bovenop de balans en de winst-en-verliesrekening. Het gaat dan om analyses rond risico’s, de impact van koersschommelingen, kredietwaardigheid van klanten (aging-lijsten), de sociale balans enzovoort. Die informatie wordt in de notities bij de boekhouding gevoegd. Chris De Groote: “De revisor zal controleren of die informatie aanwezig is én op welke manier het bedrijf die heeft verzameld. Soms vraagt de revisor daarom een bijkomende externe beoordeling van die dataverwerking. Hij wil gerustgesteld worden en zoekt naar bijkomende aanwijzingen dat alles correct is verlopen. Daar kruipt telkens werk, tijd én geld in.” Om deze redenen ziet Chris De Groote dat Belgische familiebedrijven liefst zo lang mogelijk wachten om IFRS in te voeren.

Implementatie

Er komt dan ook heel wat kijken bij de invoering van IFRS. Als ze gewend zijn aan de lokale Gaap, is het belangrijk medewerkers in de verschillende filialen goed op te leiden om met de nieuwe standaard te werken. De invoering van IFRS is hoe dan ook een complexe zaak die niet lichtzinnig moet opgevat worden. “Zorg dat je ervaren personeel in huis hebt om dat proces te bewaken. De invoering vraagt heel wat changemanagement. Het is geen slecht idee om een externe partij in te schakelen om dat proces te begeleiden.”

IFRS 16: leasing

Begin 2019 zijn nieuwe regels voor het behandelen van huurcontracten ingevoerd. Dat heeft heel wat bedrijven veel extra werk bezorgd. IFRS 16 eist dat bedrijven alle huurcontracten (behalve voor korte termijn en een laag bedrag) apart beheren en boeken. “Een van onze klanten moet nu contracten voor 6.500 leasingwagens beheren en boeken”, zegt Chris De Groote. “Omdat deze huurcontracten nu ook geboekt moeten worden op de balans, verandert de impact van gehuurde activa op cijfers van het bedrijf. Daardoor kunnen de afspraken met de bank in het gedrang komen.”
“Het is altijd complexer dan je vooraf denkt. Bedrijven doen er dus goed aan om met de invoering van IFRS of nieuwe regels goed op tijd te beginnen. Dat wisten we eigenlijk ook al uit vorige ervaringen met IFRS 9 (financiële instrumenten) én 15 (revenue recognition). Het komt erop neer om op tijd te starten met de voorafgaande analyses en daarvoor ook de middelen te plannen. ‘Gierigheid bedriegt de wijsheid’ hoor je wel eens: het is beter om dit meteen goed aan te pakken, om oplopende kosten achteraf te vermijden”, besluit Chris De Groote.