“Als het verkeerd afloopt, zijn bestuurders aansprakelijk”

Corporate governance en de cfo

Ze zijn niet gemakkelijk te vinden, cfo’s die een actieve rol in het deugdelijk bestuur van hun onderneming mogen combineren met een onafhankelijk bestuursmandaat. Sandra de Kerckhove van Iris Group is er zo een.

Sandra de Kerckhove is van oorsprong chartered accountant. Ze ontwikkelde in haar twintig jaar bij de internationale leasingmaatschappij ALD Automotive een grote interesse voor bestuurlijke en organisatorische aangelegenheden. Ze was er onder meer twee jaar hr-directeur en zeven jaar financieel directeur voor België en Luxemburg. Begin 2018 werd ze cfo bij Iris Group in Evere, het Belgische familiebedrijf voor facility management. Ze is er ook verantwoordelijk voor operational support.

Grote verantwoordelijkheid

Sandra de Kerckhove behaalde vorig jaar het ‘Certificaat Directors Effectiveness’ bij Guberna, het Instituut voor Bestuurders. “De opleiding heeft me vooral geleerd om met de ogen van een bestuurder naar de informatiestroom te kijken en grondiger na te denken over hoe de strategie tot stand komt, uitgevoerd en gecontroleerd wordt. Een directie heeft hier niet alle vrijheid. De bestuurders dragen de grootste verantwoordelijkheid en als het verkeerd afloopt, zijn zij aansprakelijk. Niet iedereen beseft dat voldoende.”

Sandra de Kerckhove kreeg in april 2019 de toestemming om een extern onafhankelijk bestuursmandaat op te nemen in een ander bedrijf in een aanverwante sector. Ze vindt het interessant om elders bestuurservaring op te doen. “Eigenlijk heeft elke rijpere cfo daar baat bij en het andere bedrijf natuurlijk ook.”

Beleid en performantie

Opmerkelijk: Sandra de Kerckhove is , uiteraard in verschillende rollen, aanwezig in alle (beleids)organen van Iris: raad van bestuur, uitvoerend comité, remuneratiecomité en auditcomité. Ze nam zelf het initiatief tot de oprichting van dit laatste “om met meer vertrouwen de cijfers en risico’s te kunnen bespreken op de bestuursraad zelf”.

Deugdelijk bestuur is belangrijk voor de cfo “omdat goede governance tot een sterke performantie leidt.” Dat heeft zij al vaak kunnen vaststellen: “Ik ben er persoonlijk van overtuigd dat een cfo net als de ceo steeds aanwezig moet zijn op de bestuursvergaderingen: om de financiële informatie goed te verduidelijken, vragen te beantwoorden en zelf de belangrijkste kwesties te kunnen signaleren. Hij of zij vormt een belangrijke link tussen het management en de toezichthouders en kan op een consistente manier de transparantie en correcte informatiestroom verzekeren.”

Informatiestromen

Uitvoerend comité en raad van bestuur hebben een verschillende informatiebehoefte, een andere scope, een verschillende dynamiek. De informatie voor het uitvoerend comité is gedetailleerder en operationeler dan voor de bestuurders. “Als bestuurders geen tijdige en aangepaste informatie krijgen, kunnen ze geen goede beslissingen nemen, idem dito als ze niet goed voorbereid zijn.”

“Als cfo kan ik mee instaan voor de noodzakelijke vertaalslag van het ene naar het andere niveau. Bestuurders moeten daarnaast ook duiding krijgen over de markt zelf en de trends in de sector.” De discussies in het uitvoerend comité gaan over de concrete business, ze leiden tot beslissingen in operationele zaken om de strategie uit te voeren. “Bestuurders daarentegen moeten worden geholpen om de langetermijnvisie die door het uitvoerend comité voorgesteld is, te valideren: wat zit er in de pipeline, wat is er aan de hand en wat komt er op ons af? Goede bestuurders stellen veel vragen, fungeren als klankbord, bevestigen en controleren de strategie.”

Boardportal

De bestuurders van Iris beslisten eerder zelf welke informatie ze precies willen en in welke graad van detail. Die hebben ze nodig om zo goed mogelijk beslissingen te nemen. De cfo zorgt ervoor dat ze een degelijke infobundel krijgen en biedt dan aangepaste commentaar bij de cijfers. “Het verhaal achter de cijfers is minstens even belangrijk als de tabellen met de winst- en verliesrekening, risico’s en sales.”

“Om de informatiestroom te vergemakkelijken, gebruikt de raad van bestuur sinds vorig jaar ‘Boardnox’, een boardportal van Franse origine. Dat bespaart ons heel wat papier. Het is veel accurater en veiliger dan via e-mail vertrouwelijke documenten versturen. Het was eerst zoeken en proberen, maar nu zijn de bestuurders er allemaal goed mee vertrouwd.” Op de permanente sectie van het portaal vinden de bestuurders alle essentiële informatie terug, zoals charters, machtsdelegaties, verslagen.

Bestuursthema’s

Deugdelijk bestuur houdt ook in dat de bestuurders zich degelijk voorbereiden. “Ze moeten alle stukken, die ze minstens vijf dagen op voorhand krijgen, grondig lezen. Uiteindelijk zien ze elkaar jaarlijks slechts voor een zestal vergaderingen van enkele uren. Die tijd is nodig voor discussie en overleg, niet voor lange presentaties ter plaatse.”

“Ook thema’s rond human capital verdienen een volwaardige bespreking in een raad van bestuur. Mensen zijn vandaag het belangrijkste kapitaal van de onderneming, maar belangrijke hr-vragen als ‘Hoe zijn de cultuur en de sfeer op de vloer?’ komen er te weinig aan bod, misschien door een gebrek aan metrics?”

Informatie over ophalen kapitaal

Vaak begint een bedrijf meer beleidsaandacht te besteden aan governanceprocessen in de voorbereiding op een beursgang. Bij Iris is dat niet aan de orde. “Door de vele governanceverplichtingen, de bureaucratische rapportering en bijhorende kosten is een beursnotering voor een groeiende kmo vandaag geen optie. Er zijn volgens mij voldoende valabele alternatieven om kapitaal op te halen. Banken en andere risicokapitaalverschaffers moeten kleine en middelgrote ondernemingen wel beter informeren over de vele mogelijkheden die hen ter beschikking staan”, besluit Sandra de Kerckhove.

Iris Group (2018)
Omzet: 138,5 miljoen euro£
Medewerkers: 3.600
Winst voor belasting: 3,4 miljoen euro
Nettowinst: 1,8 miljoen euro
Ebitda: 5,6 miljoen euro
Operationeel resultaat: 4,1 miljoen euro