“Beter inzicht krijgen in het verhaal achter de cijfers”

1 juli 2021
Tekst
Melanie De Vrieze
“Beter inzicht krijgen in het verhaal achter de cijfers”

1. Hoeveel medewerkers telt de financiële afdeling?

Het financiële team telt 32 medewerkers, verspreid over twee locaties in Sint-Niklaas en Lokeren. Het is verantwoordelijk voor vier grote domeinen. Een eerste team volgt de crediteuren op en zorgt voor het tijdig en correct verwerken van de facturen, alsook het opvolgen van de tijdige interne goedkeuring, zodat het betalingsproces goed en vlot verloopt.

Het team voor de debiteurenopvolging beantwoordt de vragen van patiënten, verzorgt de telefonische opvolging en aanmaning van niet-betaalde facturen, de opmaak van afbetaalplannen en de opvolging van collectieve schuldvorderingen. Het team van de algemene boekhouding staat in voor opmaak en opvolging van debetfacturen, verwerking en uitbetaling van de artsenhonoraria, opmaak van kostenafrekeningen naar de artsen, verwerking en opvolging van de investeringen, loonverwerkingen, finhosta-rapporteringen en andere wettelijke rapporteringsverplichtingen. Een diensthoofd stuurt deze drie teams aan.

Er is ook een financiële staf die verantwoordelijk is voor businessanalyses, budgettering, controlling en consolidatie. Zij volgen de overheidsfinancieringen op en maken de jaarlijkse begroting en de meerjarenbegroting op, alsook de tussentijdse begrotingsupdates. Daarnaast voeren zij tal van ad-hocanalyses uit, in het kader van beleidsvraagstukken.

2. Wat zijn uw prioriteiten als financieel directeur?

Op operationeel vlak is de fusie van de twee ziekenhuizen een hele boterham. Het is een moment om onze huidige werking kritisch in vraag te stellen, wat ons toelaat processen efficiënter te organiseren. Daarnaast zetten we in op verdere digitalisering van processen en automatisering (RPA). Hierdoor kunnen onze medewerkers meer focussen op taken met toegevoegde waarde en meer inzetten op interne controle. Op financieel vlak volg ik met enige bezorgdheid het langetermijneffect van de covid-19-crisis. De overheid heeft snel en correct gehandeld met tussenkomsten om de werking van de ziekenhuizen niet in het gedrang te brengen. De vraag is of er ook structureel maatregelen komen en we als ziekenhuizen niet door de globale begrotingsbesparingen geraakt zullen worden.

Een paar jaar geleden zijn we gestart met kostenrapportering voor de budgeteigenaars, met een dubbel doel: het financieel kostenbewustzijn verhogen en beter inzicht krijgen in het verhaal achter de cijfers.

Ten slotte blijft het belangrijk om de medewerkers actief te betrekken in het herdenken van de processen, hen uit te dagen om onze werking in vraag te stellen en hen te blijven motiveren om het beste van zichzelf te geven. De successen die wij behalen, zijn de verdienste van elke medewerker in het team.

3. Hoe maken jullie dat medewerkers betrokken blijven in coronatijden?

Veel van onze medewerkers werken in landschapsbureaus, waardoor het noodzakelijk was om thuiswerk strikt door te voeren. Dit vroeg een grote aanpassing van de medewerkers. We merken dat het niet altijd even gemakkelijk is om hen onderling te laten communiceren via de onlinetools. Binnen de teams zijn er gelukkig Whatsapp-groepjes, waardoor collega’s in contact blijven. Het diensthoofd heeft regelmatig contact met zijn teams en daarnaast organiseren we op vraag welzijnschecks met de teams. Tijdens dit moment ventileren medewerkers hun gevoelens, krijgen ze steun van elkaar en ervaren ze dat ze niet alleen staan. Medewerkers kunnen ook altijd individueel contact opnemen met een welzijnsmedewerker als ze met vragen zitten.