Cashflow verbeteren met doelgericht debiteurenbeheer

De opeenvolgende crises creëren financiële onzekerheid bij klanten en leveranciers. Het aantal achterstallige betalingen en de betalingstermijnen lopen op. Toch aarzelen bedrijven om het debiteurenbeheer volledig te digitaliseren. “Cashflow is de bloedsomloop van de onderneming. Een investering in een digitaal debiteurenbeheer kent een positieve return on investment.”

Uit de debiteurenbarometer van Clearnox blijkt dat amper 47 procent van de ondernemingen achter de helft van de achterstallige facturen aangaat. Twee op de drie bedrijven is bezig met digitalisering van het betalingsproces, maar slechts 40 procent zit al op de trein van e-facturatie. Laurent Ryckaert van Clearnox ziet het toenemend aantal wanbetalingen als een late consequentie van de pandemie, in combinatie met heersende economische onzekerheid. Ludo Theunissen, voorzitter van IVKM (Instituut voor Kredietmanagement) wijst erop dat bedrijfsfinanciering in een kritisch parket geraakt.

“Er leeft een verkeerde perceptie over de digitalisering van het proces van opvolging, aanmaningen en betalingen”, legt Laurent Ryckaert uit tijdens een webinar van FDmagazine over debiteurenbeheer. “Het proces zou ontoegankelijk en moeilijk zijn, terwijl de realiteit het omgekeerde aantoont.” Bedrijven starten vaak geen aanmaningsproces op wanneer het achterstallige bedrag laag ligt. Wanneer het aantal van dergelijke facturen oploopt, vertegenwoordigt dat toch een aanzienlijk bedrag aan nog te innen inkomsten. “Een digitaal systeem voor doelgericht debiteurenbeheer levert een enorme tijdsbesparing op. En de cashflow verbetert.”

Transparant debiteurenbeheer

Ludo Theunissen stipt het belang van een heldere strategie voor een digitaal debiteurenbeheer aan. Elke belanghebbende in de onderneming dient zich bewust te zijn van de impact van een effectief kredietmanagement. Commerciële vertegenwoordigers hebben de verantwoordelijkheid om duidelijke afspraken te maken met klanten over betalingstermijnen en hen aan de contractuele verplichtingen te herinneren. Interne en externe communicatie zijn dus cruciaal.

Een digitaal systeem voor debiteurenbeheer levert transparantie op over welke facturen open staan en over het aantal dagen dat een onderneming een factuur betaalt. Cfo, boekhouding en sales: ze beschikken snel en op een gemakkelijke manier over de betalingsdata. Ze hoeven niet te wachten op een nog te trekken rapport.

Neerwaartse spiraal betalingen

“Cashflow is de bloedsomloop van een onderneming”, aldus Ludo Theunissen. Hij wijst op het risico van een neerwaartse spiraal. “Op uitgaande kasstromen zoals lonen en BTW-betalingen, hebben we weinig bewegingsruimte. Daarom zijn ondernemingen afhankelijk van de effectiviteit van inkomende kasstromen van de klanten. Wanneer die vertragen, proberen ze vervolgens leveranciers later te betalen. Daarnaast spelen machtsverhoudingen. Als kmo heb je niet de autoriteit om regels op te leggen aan een grote onderneming. Kmo’s zijn de eerste slachtoffers van wanbetalingen. Daarom raad ik een optimalisering van het debiteurenproces aan.”

De bestaande modules binnen boekhoudprogramma’s zijn vaak minder effectief dan een gespecialiseerde tool voor debiteurenbeheer. “Boekhoudprogramma’s versturen meestal uniforme en onpersoonlijke aanmaningen. Om klanten aan te zetten tot betaling, is betere communicatie vereist. En een effectief systeem bevat ook de individuele afspraken met klanten over bijvoorbeeld betalingsplannen”, stipt Laurent Ryckaert aan.

Belang van de cashflow

Ook Ludo Theunissen vindt communicatie een essentieel onderdeel van een positieve kasstroom en debiteurenbeheer. “Geef het belang van de cashflow mee aan de klanten en volg uitgaande facturen consequent op. Kies een digitaal systeem dat past binnen de organisatie en de bedrijfscultuur. Na de implementatie komt er tijd vrij. Die zal het werk van de kredietmanager en debiteurenbeheerder veranderen, met extra aandacht voor de complexe dossiers. Er ligt een fascinerende toekomst in het verschiet voor het debiteurenbeheer.”

Hoeveel de kost bedraagt van een niet-betaalde factuur? Ludo Theunissen somt verschillende financiële componenten op. Er is de voor de hand liggende financieringskost van het netto bedrijfskapitaal. Daarnaast zijn er personeelskosten, kosten voor het versturen van aanmaningen, kosten voor het vastleggen van procedures en systeembeheerskosten. "Opgeteld maakt dat de return on investment van een geoptimaliseerd digitaal systeem zeker positief. Een verbeterde cashflow is welgekomen bij financieringskrapte.”