“De beste acties zijn het gevolg van goed inzicht”

27 juni 2020
Tekst
Peter Ooms
“De beste acties zijn het gevolg van goed inzicht”

Financiële analyses met AI

Artificiële intelligentie kan helpen om grote efficiëntiewinsten te boeken, bijvoorbeeld in kostenverwerking en boekhouding. De grootste vooruitgang is te behalen in een doorgedreven analyse, die managers toelaat betere beslissingen te nemen. Dan is het nodig om de beschikbare gegevens in het bedrijf te combineren met externe data.

Een voorbeeld: een analyse van de uitgaven bij de verschillende leveranciers geeft een bedrijf de mogelijkheid om bijkomende kortingen te realiseren. Als een inkoper een beter zicht heeft op de bestellingen, de kredietwaardigheid van de leverancier en de actuele situatie van zijn organisatie kan hij aanbieden om facturen sneller te betalen in ruil voor een korting. Dergelijke voorstellen kan een bedrijf alleen lanceren wanneer het een goed inzicht heeft in de situatie bij de leveranciers. “Het komt er dus op aan om goede informatie te puren uit de portfolio van leveranciers. De inkoper moet hen kunnen indelen in functie van productcategorieën, afhankelijkheid, cashsituatie en dergelijke meer. Met een goede analyse weet je dan perfect welke leveranciers in aanmerking komen voor een dergelijk voorstel”, zegt Franky Geldhof, applications director van Oracle Belgium.

Een essentieel onderdeel van die analyse zijn de gegevens van externe bronnen. Oracle heeft met het oog daarop Datafox overgenomen. Dat stelt een datacloud ter beschikking met gegevens over miljoenen bedrijven op basis van websites, twitterberichten en andere bronnen op het internet.

Ingebakken in de software

Een dergelijke analyse behoort intussen standaard bij de betrokken applicatie van de software. De toepassing van Oracle draait volledig in de cloud als software as a service. Dergelijke Saas-systemen bieden enerzijds een standaardoplossing, die je via parameters kunt personaliseren, anderzijds beschikken ze over technologieën waarmee bedrijven onmiddellijk hun voordeel kunnen doen. “Zo zitten een pak algoritmes en de functionaliteit rond machineleren al in de software. Een belangrijk deel daarvan heeft te maken met de persoonlijke assistent zoals we die kennen in smartphones. Die leert je handelingen en gewoontes kennen en houdt daarmee rekening als je vragen stelt. Op basis daarvan kan het systeem voorstellen doen rond workflows en standaardtransacties voor elke gebruiker. Processen zoals de verwerking van onkostennota’s en financiële rapportering verlopen op die manier bijna volledig automatisch. Op bedrijfsniveau kan het systeem richtlijnen en compliance afdwingen, en tegelijk afwijkingen en fraude detecteren. Dat leidt uiteindelijk tot het realiseren van belangrijke doelstellingen zoals efficiëntere processen en optimaal gebruik van werkkapitaal.”

Processen automatiseren

Franky Geldhof wijst erop dat op deze manier een aantal standaardprocessen al sterk geautomatiseerd zijn. “In het eigen bedrijf gebruiken we die ook. We hebben bijvoorbeeld dertig procent van de boekhoudactiviteiten kunnen elimineren. Afsluiten gebeurt veel sneller. In de hr-afdeling zijn we erin geslaagd om het talent review proces zeventig procent sneller te laten verlopen. Het vacaturebeheer kost intussen twintigduizend managersuren minder. Op het vlak van bestellingen hebben we ook vooruitgang geboekt door zeventig procent ervan te automatiseren”, zei ceo Safra Catz tijdens de bespreking van de cijfers in december vorig jaar.