“De opvolging van betaalgegevens gebeurt nu drie keer zo snel”

Cédric Janssens is als vastgoedbeheerder actief bij de Leuvense projectontwikkelaar Kwalis, gespecialiseerd in studentenvastgoed. Hij is er verantwoordelijk voor het oplossen van problemen in de gebouwen, de verhuur en het opvolgen van betalingen. De eerste maanden van zijn carrière heeft hij de opvolging van de betalingen geoptimaliseerd door de integratie van een nieuw systeem genaamd Rentio.

Voor Cédrics komst werden alle betalingen manueel bijgehouden in Excel-lijsten wat een tijdrovende klus was. Bovendien is er per pand een aparte rekening waardoor het nakijken van betalingen geen evidentie is. Door de gebrekkige communicatie van externe partners was het zelfs zo dat studenten van eenzelfde gebouw soms op verschillende rekeningen hun huur stortten.

Centralisatie van betalingen

“Via Rentio is dat gelukkig verleden tijd en kan iedereen via één platform betalen. Je behoudt zelf de interne beslissingsmogelijkheid om te bepalen waar gelden van bepaalde personen naartoe gaan”, legt Cédric Janssens uit. Zo verhuurt de projectontwikkelaar niet alleen zijn eigen units, maar verzorgt het ook de verhuur van de verkochte panden. Die gelden moeten uiteraard niet op de rekeningen van Kwalis terechtkomen, maar rechtstreeks op rekening van de eigenaar, weliswaar via tussenkomst van een derde partij. De diverse transacties samenbrengen en een overzicht hebben, creëert dus een grote meerwaarde. “We winnen niet alleen tijd, maar merken ook dat er minder fouten gemaakt worden met de betalingen.”

Geen evidente integratie

Omdat Cédric pas in maart begonnen is, zijn nog niet alle gebouwen en rekeningen opgenomen in het systeem van Rentio, zeker omdat de meeste huurcontracten ook parallel lopen met het academiejaar dat loopt van september tot augustus. “Dit jaar zitten we nog in een overgangsperiode”, verduidelijkt de young potential. “Het was de afgelopen maanden vooral een kwestie van mensen aanzetten om het systeem te gebruiken. Bij studenten die zelf de betalingen uitvoeren, ging dit vrij vlot, maar bij ouders was er toch enig wantrouwen. Nochtans is dat nergens voor nodig omdat de betalingen via de erkende betaalprovider MangoPay gebeuren, dat onder andere Vinted ook gebruikt. Voor de kamers die pas sinds dit jaar op de markt gekomen zijn, zo’n zestigtal, kan ik wel met trots zeggen dat dit allemaal via Rentio verloopt”, zegt Cédric. Wanneer die studenten hun sleutels komen ophalen, kan ik in één oogopslag zien wie de huurwaarborg en zijn eerste maand huur al betaald heeft. De resterende betalingen worden voorlopig nog manueel opgevolgd. Tegen september van dit jaar moeten alle transacties via Rentio verlopen”, besluit Cedric. De opvolging van betaalgegevens zal dan drie keer sneller gebeuren.”