Privacyverklaring

Designit beheert veertien kantoren met één cloudsysteem van Workday

29 oktober 2020
Tekst
Peter Ooms

Christine Leitgeb, global finance director van Designit sprak in een FDwebinar met Dorien Roes, countrymanager Belux van Workday over het effect van een cloudtoepassing op de efficiëntie van de financiële afdeling.

Designit is een internationale dienstverlener die organisaties bijstaat op het vlak van strategisch design voor producten, gebruikersinterfaces en merken. Het bedrijf is actief in veertig landen en maakt intussen deel uit van de groep Wipro.

Christine Leitgeb is verantwoordelijk voor de financiële processen en dat wereldwijd: “Wij zijn een jong en flexibel team met financiële medewerkers verspreid over de hele wereld. . Onze digitale transformatie past in een strategische optie voor het bedrijf. Designit heeft een uitgesproken groeidoelstelling en als finance hebben we dan gekeken wat we nodig hebben om die groei te ondersteunen. Dat komt neer op één zaak: betrouwbare data. Op dat moment werkten we nog volop met rekenbladen en zelfgemaakte tools met een trage respons in de rapportering. Vaak leverde dat verouderde informatie op. Op die manier zouden we nooit kunnen groeien. Om dat probleem op te lossen wilden we naar één gemeenschappelijk systeem voor alle vestigingen dat bovendien onafhankelijk van plaats, tijd, karakterset (Japans, Hebreeuws, enz.) kon werken.”

Einde aan de silo’s

De oplossing voor Designit bestond uit een full option Workday applicatie met zowel finance, HR, projectmanagent en andere modules. “Het gaat om een cloudapplicatie met een volledige integratie die een einde maakte aan de traditionele silo’s binnen de organisatie. We komen nu ook helemaal los van de locatie. De controller voor de Australische activiteiten is bijvoorbeeld in Kopenhagen gevestigd. Dankzij die infrastructuur hebben we ook geen enkele impact gekend van het coronavirus op onze dagelijkse werking in het financieel departement. Het heeft ons wel aan het denken gezet over het nut van onze ruime kantoren. We kunnen het waarschijnlijk overal met minder vierkante meters doen,” zegt Christine Leitgeb.

De centralisering van de financiële processen maakt dat ze vaak volledig automatisch verlopen. “Nu doen wij een maandafsluiting op de laatste dag van de maand, geen dagen later. Het is maar een voorbeeld. Die automatisering heeft ook een effect op de taken van de financiële medewerkers. Die moeten nu meerdere functies tegelijk vervullen. Een belangrijke taak daarbij is het beheer van de regelmatige updates. De cloudsoftware van Workday krijgt om het half jaar een update met nieuwe functionaliteiten en aanpassingen. Die verschillende thema’s hebben we verdeeld onder de medewerkers opdat zij goed zouden analyseren wat er verandert. Zij beheren dat voor de rest van het team. En dat is een groot verschil met vroeger toen de IT-afdeling die updates moest invoeren. Dat heeft één belangrijk voordeel: nu zijn het de mensen die software gebruiken die de nieuwe functionaliteit vormgeven.”

Transparante data

Designit beheert het grootste deel van de transacties in Workday: zowel financiële als die te maken hebben met HR-processen en de projecten. “De rapportering daarover is nu heel gestandaardiseerd. Iedereen verwijst naar dezelfde data. Er bestaat geen discussie meer over de echtheid van de gegevens. Die transparantie maakt de data ook waardevoller. We voorzien een aantal dashboards waarmee managers regelmatig een overzicht krijgen. Ze kunnen ook zelf aan de slag om bijkomende rapporten op maat te maken.”

De invoering van een nieuw cloudsysteem vraagt hoe dan ook heel wat veranderingsmanagement. Het is dan ook goed om heel snel te beginnen communiceren en de gebruikers te betrekken bij de implementatie. “Medewerkers hebben bijvoorbeeld mee de eerste testen uitgevoerd. Daarmee krijgen ze al snel zicht op de impact van het nieuwe systeem op hun eigen functioneren en kunnen ze toch al mee sturen.”

Wat zou Christine Leitgeb nu anders doen met wat ze nu weet. “Met Designit hebben we veel processen in één keer en meteen ingevoerd. Alleen budgettering en planning hebben we niet meteen gedaan. Nu merken we dat we weer in rekenbladen zitten te werken. Dat zou ik zeker anders doen. Meteen alle functionaliteiten.”

Herbekijk het webinar hier

Meer in het topic: