“Digitaliseren en automatiseren om efficiënter te werken”

1 juli 2020
Tekst
Melanie De Vrieze
“Digitaliseren en automatiseren om efficiënter te werken”

Group S - Q&A met Robert De Beukelaer, financieel directeur van Group S

1. Hoeveel medewerkers telt de financiële afdeling?

De financiële afdeling, inclusief onze klantenadministratie, telt 27 medewerkers. Onze belangrijkste opdracht is in eerste instantie voldoen aan de diverse wettelijke verplichtingen, denk maar aan de btw, de jaarrekening en de fiscale aangiften. Ook maken we de bedragen die de klanten ons bezorgen op een correcte manier over aan de diverse overheden. Dat gaat gepaard met een flinke portie administratie aan statistieken en rapporteringen aan RSZ of bedrijfsvoorheffing. Een tweede belangrijke opdracht van de financiële afdeling is de nodige informatie bezorgen aan het management, zodat zij het bedrijf kunnen leiden.

2. Wat is de prioriteit van uw afdeling op dit ogenblik?

Door de covid-19-crisis zitten we in een uitzonderlijke situatie. Onze eerste prioriteit is en blijft om conform te zijn met alle wettelijke verplichtingen. Op de tweede plaats komt alles wat met de klanten te maken heeft. We maken dat we hen correct bedienen, zodat er zo weinig mogelijk vragen of problemen ontstaan.

3. Hoe ervaren de medewerkers de coronacrisis? Wat zijn de ervaringen met thuiswerken?

De eerste dagen van de lockdown was het niet evident, omdat niet alle medewerkers erop voorzien waren om thuis te werken. De IT-afdeling heeft een tand moeten bijsteken om laptops en systemen operationeel te maken. Het eigenaardige is dat sommige medewerkers spontaan terug naar kantoor kwamen, om diverse redenen. Soms vinden ze het praktischer om bepaalde taken op kantoor uit te voeren, maar de belangrijkste reden is het sociale contact. De medewerkers hebben er nood aan om een of twee keer per week naar kantoor te gaan, om elkaar te zien en informeel te babbelen. Via de telefoon hebben ze het vooral over het werk. De medewerkers willen hun ervaringen en emoties ventileren. Op kantoor nemen we uiteraard de nodige voorzorgsmaatregelen, zoals het bewaren van de afstand.

4. Hoe verloopt de samenwerking met de andere afdelingen van het bedrijf?

Die samenwerking verloopt vlot. De klantenboekhouding staat dagelijks in contact met het operationele gedeelte, met de medewerkers die de loonberekeningen uitvoeren. Onze kantoren zijn verspreid over het hele land. De informatie in onze klantenboekhouding komt in eerste instantie van de loonberekeningsmotor, maar er is heel wat contact met de lokale dossierbeheerders, die eventuele vragen of problemen zo snel mogelijk oplossen.

5. Wat doet u om de sfeer in het team te verbeteren?

Ik hanteer graag het principe management by example. Daarom probeer ik een voorbeeld te zijn voor de medewerkers om alles op een positieve manier te brengen, ook al zijn er al eens problemen of moeilijke situaties. Ik vind het belangrijk dat de medewerkers zich op hun werkplek goed voelen. Daarnaast hecht ik veel belang aan wederzijds respect, niet alleen onder elkaar, maar ook hiërarchisch. Ten slotte proberen we de medewerkers de nodige tools te geven, zodat ze hun werk op een vlotte en efficiënte manier kunnen uitvoeren. Wanneer een IT-tool niet naar behoren werkt, ontstaat soms frustratie. We besteden veel aandacht aan het up-to-date houden van alles. Dat betekent ook dat medewerkers moeten openstaan voor opleidingen in bepaalde onderwerpen. Alles wat met IT te maken heeft, moet aangeleerd worden. We nemen zelf ook het initiatief om bepaalde opleidingen voor de medewerkers uit te werken. Als er van hun kant een vraag komt om bepaalde opleidingen te volgen, wordt dat in negen van de tien gevallen toegestaan.

6. Hoe ziet u de financiële afdeling evolueren in de toekomst?

De komende jaren zal er op het vlak van digitalisering heel wat op ons afkomen. Om de boot niet te missen, zijn we in januari overgeschakeld van een ERP-systeem naar een cloud ERP-systeem. Hierdoor is het mogelijk om modernere tools te gebruiken. Dat is maar een begin. Vandaaruit willen we werken aan digitalisering van een aantal transacties en documenten, eventueel ook het automatiseren van volumineuze, steeds weerkerende transacties, die bij ons nog voorkomen. We werken met ongeveer 22.000 klanten. Elke maand doen we hetzelfde: we berekenen hun loon en salarissen. Daar is zeker ruimte voor een deel digitalisering en automatisering, waardoor we efficiënter voor onze klanten kunnen werken. Er zijn ook vragen van klanten naar meer webbased tools, zodat ze zelf zaken kunnen raadplegen of doen, ter voorbereiding van de loonberekening. Welke vorm de digitalisering zal aannemen, weten we nog niet honderd procent zeker, maar we bereiden ons alvast voor.