Privacyverklaring

ERP in vraag gesteld

1 maart 2021
Tekst
Tom Vantyghem

Ik had onlangs een gesprek met een klant, een zeer groot bedrijf in een van onze buurlanden, met een omzet van enkele miljarden. Het boekte al twee jaar na elkaar honderden miljoenen euro’s verlies. Het werd tijd dat ik poolshoogte nam. Vriendelijk man, veel uitleg… Het verhaal kwam er in hoofdzaak op neer dat enkele zware directie-beslissingen verkeerd waren uitgedraaid, waaronder de keuze om een bekend ERP-pakket te implementeren. Dat was faliekant afgelopen. Gelukkig waren er veel reserves... Dit is geen alleenstaand verhaal en er zijn bedrijven waar zo’n ERP-implementatie ernstigere gevolgen heeft.

ERP speelt een belangrijke rol in de werking van de organisatie. Het zorgt voor efficiëntie, integriteit, cohesie… ook in het modern kredietmanagement. Een kredietwerker die professionaliseert kan niet anders dan zoveel mogelijk aanwezige sub-functionaliteiten in de ERP op te sporen en ten dienste te stellen van zijn doel en werkwijze. Onder professionals wordt daar veel ervaring over uitgewisseld. Les één: ga zelf ook op zoek naar functionaliteiten, want als de IT-collega’s die opdracht krijgen, is er kans dat je elementen mist. Dat is niet verwonderlijk, want een goede functionele analyse van de kredietprocessen maken, is niet zo gemakkelijk. Daar ook nog de tools voor vinden in de ERP, gebeurt soms sub-optimaal.

Op dit moment zijn veel kredietprofessionals behoorlijk gefrustreerd. Het voormelde ERP-merk heeft zijn software drastisch opgeschaald, gemoderniseerd, herschreven. Dat de nieuwe versie erg verschilt van de oude, is een understatement. Meerdere kredietmanagers zijn het voorbije jaar op onderzoek gegaan hoe de nieuwe software eruit zou zien voor hun werkgebied. Ze koesterden logischerwijs hoge verwachtingen en hoopten dat bovenop het bestaande systeem – dat veel mogelijkheden in zich droeg – nieuwe, leuke en bruikbare tools voorhanden zouden zijn. Quod non! Tot verrassing van velen bleek dat de ERP-ontwikkelaar de aanwezige tools had laten vallen en zeker geen verdere ontwikkeling in die richting had gedaan. Er klonk één ordewoord: programmeren. En ook: koop de ad-hocsoftware aan, aangeduid met het mooie woord ‘kredietmanagementmodule’. Die bevat vanzelfsprekend de tools voor een klassiek gevoerd kredietmanagement, zoals cash collection, dispute management, job flows, import van externe data enzovoort. U begrijpt dat die licenties een prijs hebben. Ze laten uiteraard wel een professioneel managementmodel toe. Andere kredietmanagers hebben een goed werkend model ontwikkeld met de basisapplicaties, zonder de dure extra software en dito licenties.

Tijdens een recent overleg tussen ervaringsdeskundigen, een nuttig initiatief van een serviceprovider, kwamen de frustraties naar boven. De enen zijn nog halsstarrig op zoek, anderen hebben de zaak uitgesteld. Hier en daar programmeert iemand naarstig verder. Het zal erop aankomen keuzes te maken. De aanschaf van dure ad-hocsoftware en het installeren ervan, versus het dure, maar eenmalige programmeren, wat zeker nooit ideaal is. We weten dat iedere organisatie anders werkt. De invullingen en keuzes zijn dat ook.

De grote vraag bij alle betrokkenen blijft: hoe kon dit gebeuren? Waarom een goede tool, met veel mogelijkheden, opgeven? Werd het instrument te weinig gebruikt, wat dan wellicht iets zegt over de stand van zaken van het moderne kredietmanagement? Spelen er commerciële belangen? Is het eerder ‘onbekend, onbemind en onontvankelijk’? Het is nog zoeken naar de antwoorden. Die komen er wel. Veel succes ermee!

Meer in het topic: