“Evenwicht bewaken tussen kosten en goede zorg”

1 October 2019
“Evenwicht bewaken tussen kosten en goede zorg”

Q&A met financieel en administratief directeur Tino Gabriel

Hoeveel medewerkers telt de financiële afdeling?

Ik ben verantwoordelijk voor een tachtigtal financieel-administratieve medewerkers: 45 op het financieel departement en 35 onthaalmedewerkers. Van de financiële collega’s werken er vijfentwintig op de afdelingen facturatie en debiteurenbeheer, zestien op de boekhouding en vier werken als controller. Samen verzorgen wij alle financiële processen van het ziekenhuis. Onze organisatie draait een omzet van 320 miljoen euro per jaar, met drieduizend medewerkers en 280 artsen. Een groot stuk van ons werk gaat over de administratieve verplichtingen die te maken hebben met de overheidssubsidies. Die maken een belangrijk deel van onze inkomsten uit. Daarnaast leveren we diensten aan de zelfstandige artsen, waarvoor wij een aantal financiële processen in het kader van honorariabeheer uitvoeren. Ten slotte sta ik in voor enkele facilitaire afdelingen, goed voor 250 medewerkers.

Wat is de prioriteit van uw afdeling op dit ogenblik?

We werken er hard aan om businesspartner te worden van alle andere afdelingen in het ziekenhuis. Het is geen geheim dat de sector te kampen heeft met stijgende kosten en een stagnatie van de inkomsten. Dat zorgt voor druk op de dokters en verpleegkundigen, die in de eerste plaats een goede zorg willen bieden aan onze patiënten. Vanuit onze afdeling maken we met een nuchtere blik de analyse. Wij zijn in dat kader gestart met een ABC-kostenmodel om op een correcte manier de kosten toe te wijzen aan een individuele patiënt. Dat moet ons op termijn toelaten om het evenwicht tussen kosten en goede zorg correct te beheren. Het geeft ons ook argumenten voor de discussie over de middelen met de overheid. We hebben nu een basis waarop we verder bouwen, maar het model verder verfijnen is aan de orde. In ieder geval merken we nu al dat de tegemoetkoming voor de verpleging onvoldoende is om de kosten te dekken. Op dit ogenblik lukt het alleen om dat te compenseren dankzij de afdrachten van de artsen.

Lopen er nog projecten die voor jullie van groot belang zijn?

Een ander project is de schaalvergroting. AZ Groeninge maakt deel uit van het ziekenhuisnetwerk E17, samen met zes andere instellingen in de buurt. De erkenning doorloopt nog een administratieve procedure, maar we hebben intussen al wel een overkoepelende vzw opgericht. Samen werken we nu aan mogelijke strategieën rond taakafspraken, centralisering van gespecialiseerde zorg, groepsaankopen, enzovoort. Daar horen ook specifieke financiële thema’s bij, zoals het verwerken van de btw in zo’n netwerk.

Daarnaast werken we hard aan het digitaliseren van de financiële processen. We hebben een aantal robots in opstart die ons helpen met administratie. Op dit ogenblik werken we aan een automatische verbinding van de afdeling klinische studies met de facturatie. Die zou het mogelijk maken om vanuit de beheerssoftware van de klinische studies al meteen alle nodige informatie voor de factuur te verzamelen. Op dat ogenblik kunnen we de hele facturatie van dit deel ook volledig automatiseren met een robot. Dat moet ons in staat stellen meer tijd te besteden aan de noden van onze collega’s in het ziekenhuis én de patiënten.

Hebben uw collega’s de nodige competenties om de opdrachten waar te maken?

Laat me eerst zeggen wat de financiële medewerkers doen voor onze patiënten. Ze krijgen steeds meer vragen over de facturen die de patiënten ontvangen. We hebben een administratief loket geopend waar patiënten terechtkunnen voor uitleg over hun factuur. Doel is meer informatie verstrekken, maar indien nodig zoeken we mee naar oplossingen voor betalingsproblemen: ondersteuning zoeken bij het OCMW of andere sociale instellingen, of afbetalingsplannen uitwerken. Die dienstverlening helpt niet alleen de patiënten, het zorgt ook voor een beter betalingsgedrag zodat we de facturen sneller innen.

Met het oog daarop krijgen onze financiële medewerkers dezelfde opleidingen over klantvriendelijkheid als andere collega’s. Een bijzondere opleiding voor onze medewerkers is ‘Speak up’: leren om ook tegen oversten te zeggen wanneer er zaken fout gaan of mistoestanden ontstaan, leren opkomen voor jezelf en de organisatie in het algemeen.

Hoe ziet de toekomst eruit?

Tijdens de vakantie heb ik ‘Gigantisme’ van Geert Noels gelezen (zie ook p. 22 van dit magazine nvdr). Ik ben het met hem eens dat de trend naar grootschaligheid ook nadelen heeft. In de gezondheidssector zie je grote netwerken ontstaan. Die hebben zeker hun nut, tegelijk denk ik dat we ook weer moeten decentraliseren. Zelfs binnen één ziekenhuis dienen we weer kleinere entiteiten toe te laten – bijvoorbeeld de diabetesafdeling of een oncokliniek – waar verantwoordelijken sneller beslissingen kunnen nemen in functie van de patiënt en een efficiënte werking. Voor onze afdeling zou dat bijvoorbeeld betekenen dat we ook rapporten maken voor die aparte entiteiten.