KPI’s voor het nieuwe werkjaar

1 februari 2020
Tekst
Tom Vantyghem
KPI’s voor het nieuwe werkjaar

Een nieuw werkjaar is begonnen. Dat is altijd het moment om terug te blikken op de resultaten van het vorige boekjaar en vooruit te kijken naar de nieuwe doelstellingen. De prestaties inzake kredietmanagement worden best afgemeten aan de hand van zogeheten KPI's (Key Performance Indicators). Dat kan op veel manieren gebeuren. Toch zijn er enkele klassiekers onder de maatstaven. Het gaat om de DSO (Days Sales Outstanding) en de loss rate (klantenverliesratio), die de resultaten weergeven van de twee grote pijlers van het kredietmanagement, namelijk incassobeheer en kredietrisicobeheer.

Meer specifieke maatstaven zijn op maat van de eigen organisatie ingevuld. Zo zijn er bedrijven die meten hoelang het duurt om een kredietvraag te beantwoorden of hoe hinderlijk het aantal orderblokkeringen kan worden.

Er bestaan diverse formules om de maatstaven op te maken, die soms ook diverse uitkomsten geven. Het getuigt van verstandig beheer om goed uit te kijken en die indicatoren te kiezen die best meten wat je wil weten. Onderliggend is soms inzicht nodig in het meetinstrument en de gemeten activiteit. Dat geldt bijvoorbeeld voor de DSO. Om de formule te kiezen die het best past, moet je er toch iets meer over weten. Het aantal orderblokkeringen mag niet té hoog liggen, dat klinkt logisch, maar misschien dienen die blokkeringen wel een goed functionerende werkwijze?

Het is verder minstens even belangrijk om – eenmaal de juiste formules uitgekozen – ieder jaar op dezelfde manier te meten en dat op een gedisciplineerde en objectieve manier te doen. Soms worden immers wijzigingen en correcties aangebracht om het resultaat wat bij te sturen. Een grote betaling is aangekondigd, maar staat één dag na de deadline voor het meetpunt toch op de rekening: wat nu? Leggen we wel of niet een provisie aan voor dat ene dreigende verlies?

Het uiteindelijke niveau van je metingen kan je aftoetsen aan de hand van enkele referentiewaarden. Zo weten we allemaal dat een DSO van 75 dagen van een heel andere orde is dan een van 55 dagen. Alleen kan het zijn dat 75 dagen tóch een goed resultaat is gezien de geldende omstandigheden en 55 dagen niet echt een superprestatie is. Soms gebeurt het dat de organisatie een resultaat goed vindt, maar eigenlijk ‘niet beter weet’ omdat een nog beter resultaat misschien haalbaar was geweest. De evolutie speelt eveneens een rol. Ook op dat vlak is enige voorzichtigheid geboden. In het kader van een recent opgestart kredietmanagement is het relatief gemakkelijk om snel verbetering te boeken. Dat is op zich een verdienste, maar het is niet altijd nodig om die prestatie te overschatten. Anderzijds is het in moeilijke omstandigheden soms een grote uitdaging om stabiele resultaten te behalen, bijvoorbeeld met veel tegenkanting van de verkoopafdelingen of te weinig ondersteuning door het topmanagement.

Het is altijd interessant om je KPI's af te toetsen binnen je netwerk. Zo leer je welke resultaten elders behaald worden en hoe anderen ernaar kijken. Laatst vonden een aantal evenementen plaats waar diverse sprekers over dit thema een getuigenis brachten. De niveaus liggen soms ver uit elkaar. Niet iedereen meet hetzelfde en toch is ‘iedereen tevreden’. Dat is zonder twijfel terecht, omdat de behaalde resultaten het gevolg zijn van hard werken.

Referentiekaders zijn zeker nuttig, al was het maar voor de kredietprofessional zelf die de eigen prestaties beter kan afwegen. Ze houden echter ook een gevaar in. Iedere organisatie is anders en kredietmanagement moet zich daaraan aanpassen. Zoals reeds gezegd, kunnen de omstandigheden erg verschillend zijn. Er kan sprake zijn van onrealistische verwachtingen die onnodig druk leggen op de schouders van een toch goed presterende kredietmanager.