"Lean verlost ons van overbodige taken"

Q&A met Sabine Custers, cfo van AZ Sint-Maarten

AZ Sint-Maarten maakt deel uit van de vzw Emmaus, een gezondheids- en welzijnszorgorganisatie die 24 voorzieningen omvat. AZ Sint-Maarten is een van de twee algemene ziekenhuizen. Het financiële departement telt 29 medewerkers en omvat drie diensten: boekhouding en crediteurenbeheer, facturatie en debiteurenbeheer, en stafdienst, inclusief honorariabeheer. De medische disciplines zijn als het ware kmo’s binnen het ziekenhuis met een afzonderlijke financiële opvolging: eigen opbrengsten, kosten en resultaat. “De stafdienst verzekert samen met de medewerkers van honorariabeheer en de boekhouding een correcte verwerking van de artsengerelateerde omzet en de juiste integratie daarvan in de boekhouding”, zegt cfo Sabine Custers.

1. Wat zijn de prioriteiten van de financiële afdeling?

De ziekenhuissector is op financieel vlak een complexe sector. Ondanks de talrijke aankondigingen van administratieve vereenvoudiging neemt de complexiteit continu toe door nieuwe regelgeving, de uitvoering van Europese regelgeving inzake fiscaliteit, enzovoort. De kunst bestaat erin om meer en complexere taken uit te voeren met een gelijkblijvend of zelfs inkrimpend personeelsbudget. Daarom proberen we maximaal onze processen te automatiseren en te ontdoen van alle overbodige taken. Dat doen we via onze lean-filosofie die in het hele ziekenhuis van toepassing is. We brengen onze processen in kaart en kijken naar elke vorm van verspilling van tijd, energie en middelen. Wie is onze klant? Waarvoor doen we het? Waar creëren wij toegevoegde waarde? Dat passen we in veel processen toe. We gaan op zoek naar de oorzaken van die verspilling en kijken hoe we dat proces efficiënter kunnen maken. Zo hebben we de inkomende facturen al gedigitaliseerd en zetten we nu de volgende stap naar e-invoicing waarbij leveranciers hun facturen elektronisch versturen.

2. Hoe reageren de medewerkers daarop?

Positief. Het is een methodiek die je toelaat om hen erbij te betrekken. Door te kijken naar de bottlenecks en de oplossingen creëer je betrokkenheid en geef je de medewerkers het gevoel dat ze ook tot oplossingen kunnen komen.

3. Hoe verloopt de samenwerking met de andere afdelingen?

Door de mindset van overleg werk je op een andere manier samen. Er is geen enkele afdeling die hier op zijn eentje alles kan doen wat onze patiënt nodig heeft. We laten ons leiden door onze vijf kernwaarden: openheid, samenwerking, kwaliteit, ambitie en respect (Oskar). Vanuit deze waarden gaan wij continu in dialoog met de andere afdelingen. Er is regelmatig overleg met het artsenkorps via wettelijk bepaalde overlegorganen, maar ook op wederzijds initiatief van zowel de financiële diensten als de medische diensthoofden.

4. Hoe zorgt u ervoor dat de betrokkenheid hoog blijft?

Onze waarden creëren een unieke sfeer en een team waarvan iedereen graag deel uitmaakt. Daarnaast benadrukken we het belang van ieders bijdrage. Ik werk hier dertien jaar en ik merk dat medewerkers van de financiële afdeling de neiging hebben om zichzelf op de achtergrond te plaatsen, zeker in een ziekenhuis waar alles draait om zorg. Ik vind het belangrijk dat de medewerkers beseffen dat ze er echt toe doen. Zonder een volledige en correcte facturatie, een correcte financiële rapportering, een goede, vertrouwensvolle verstandhouding met artsen kan een ziekenhuis zijn rol in de maatschappij niet naar best vermogen vervullen. We proberen ook bruggen te bouwen: financiële medewerkers gaan soms mee naar vergaderingen met artsen, terwijl mensen op de werkvloer en artsen meedenken wanneer we het financiële verhaal duiden. Op die manier voelt ieder zich gewaardeerd.

5. Hoe ziet u de financiële afdeling in de toekomst evolueren?

De complexiteit neemt toe en de financiële druk op het resultaat vermoedelijk ook. We blijven inzetten op enerzijds procesoptimalisaties en anderzijds financiële responsabilisering binnen de organisatie. We ontwikkelen nog meer op maat gemaakte en gedetailleerde interne rapportering, en daarop voortbouwend controllingactiviteiten. De financiële diensten zorgen niet louter voor de inkomsten, de facturen of de postfactumrapporteringen, ze zijn ook een actieve partner binnen de zorgorganisatie.