“Omslag naar paperless dankzij covid-19”

2 mei 2022
“Omslag naar paperless dankzij covid-19”

1. Hoeveel medewerkers telt de financiele afdeling? Wat doen zij precies?
TVH is wereldleider op het vlak van onderdelen voor heftrucks, industriële voertuigen, bouwmachines en landbouwtractoren. In de financiële afdeling werken wereldwijd ongeveer 180 mensen. Het financiële departement bestaat niet alleen uit Finance, maar ook Legal, Compliance, Sustainability en Facility. Het team in het hoofdkantoor in Waregem telt een veertigtal medewerkers. De financiële afdeling zelf houdt zich bezig met accounting, controlling, consolidatie en taks.

2. Wat zijn de prioriteiten van de financiële afdeling?
Het afgelopen jaar was speciaal omdat TVH door een verkoopsproces gegaan is met D'Ieteren als minderheidsaandeelhouder. Daardoor heeft de financiële afdeling een aantal nieuwe taken op de plank staan. Als ik op lange termijn kijk, zijn de prioriteiten voornamelijk automatisatie, duurzaamheid en nog meer een businesspartnerrol opnemen. Met de komst van D’Ieteren als nieuwe 40 procent aandeelhouder zijn wij op het vlak van rapportering aan het opschuiven van de behoeften van een familiaal bedrijf naar die van een een beursgenoteerde holding waar informatiedeling en IFRS-conversie een belangrijke rol spelen.

De kortetermijndoelstelling is om het financiële team verder te versterken. De voorbije jaren zijn we als bedrijf qua omvang mooi gegroeid en de financiële afdeling is meegeëvolueerd. We zijn verder geprofessionaliseerd. Om onze langetermijndoelstellingen te realiseren, moeten we veel skills binnenbrengen met de nodige ervaring om die shift te bewerkstelligen.

3. Hoe verloopt de samenwerking met de andere afdelingen van het bedrijf?
Ik ervaar die als zeer positief. Wij zijn geëvolueerd van ‘de boekhouding’ naar de financiële afdeling die op veel vlakken mee de strategie bepaalt en toegevoegde waarde biedt. We nemen actiever die rol van businesspartner op en houden mee de pen vast om dat strategische plan te schrijven. Duurzaamheid is voor ons bedrijf bijvoorbeeld een belangrijke bouwsteen. We beschikken nu over een sustainability manager die mee vorm geeft aan de doelstellingen en de KPI's die we volgen. Dat is zeer sterk verweven met finance.”

4. Hoe zorgt u ervoor dat de betrokkenheid in het team hoog blijft?
Wij meten tweejaarlijks de betrokkenheid van de medewerkers. Binnenkort organiseren we dat zelfs op kwartaalbasis. TVH scoort daar goed en Finance in het bijzonder. We zorgen voor een goede combinatie van medewerkers met ervaring, die zich hier goed voelen en willen doorgroeien, met nieuwe medewerkers die diversiteit brengen op het vlak van skills, achtergrond, maar ook manier van werken.

5. Hoe ziet u de financiële afdeling in de toekomst evolueren?
Het is een beetje een mantra, maar de financiële afdeling is stilaan een IT-afdeling aan het worden. Voor elke verandering die we doorvoeren, bekijken we hoe we nog verder kunnen digitaliseren. Tegelijk sturen we zelf ook meer. We kijken niet naar IT als een provider, maar nemen zelf de zaken in handen. We testen providers zelf uit of doen kleine projecten om te zien wat er van fintech beschikbaar is. Ook de rapportering nemen we steeds meer zelf in handen, denk bijvoorbeeld aan een BI-tool om daar slimmere zaken uit te halen. De jobs van de financiële medewerkers veranderen ook zeer snel. Terwijl vroeger vooral de focus lag op het transactionele is dat nu verschoven naar het leveren van toegevoegde waarde. Drie jaar geleden hadden we nog redelijk veel papier en zetten we veel stempels, maar onder meer door covid-19 hebben we de omslag naar paperless gemaakt. Medewerkers maken nu zelf die klik zodat ze een betere service kunnen leveren aan zowel de interne als de externe klanten. De meeste klanten hebben trouwens niets liever dan dat we digitaal factureren, zij duwen mee aan de kar.

6. Reageren de medewerkers positief op al die veranderingen?
Ondanks de goede engagementscores wordt er wel eens gegromd bij veranderingen. Maar wanneer je goed communiceert, veel uitleg geeft en rekening houdt met de bezorgdheden, dan krijg je de medewerkers mee. Covid-19 is een interessant experiment dat voor een grote shift gezorgd heeft in onze manier van werken. Het papier is weg, iedereen heeft twee schermen en een laptop. Twee jaar geleden waren de geesten nog niet rijp voor thuiswerk, nu is dat normaal. Covid was een grote katalysator om die omslag te maken. De connectie met de lokale financemanagers is groter dan ooit voorheen. Er is nu een wereldwijde reflex om regelmatig een check-in te doen. De communicatie werkt in twee richtingen en verloopt veel beter. Die olievlek van verandering breidt zich gemakkelijker uit.