"Onze dagelijkse vraag: hoe verspilling wegwerken?"

1. Hoeveel medewerkers telt de financiële afdeling?

In het Renewi Shared Service Center (SSC) werken 168 fte’s. We leveren zowel accounting- als hr-services. Tot de accountingservices behoort onder meer het verwerken van 370.000 inkomende facturen, betalingen en inkomende geldstromen. Daarnaast doen we algemene boekhouding voor meer dan vijftig bedrijven, verkoopfacturatie, debiteurenbeheer en kredietmanagement van 1,8 miljoen uitgaande facturen voor de Renewi Group in Nederland, België en Frankrijk. Met de afdeling hr-services verzorgen we de payroll en ondersteuning van de hr-businesspartners voor zo’n zesduizend medewerkers in België en Nederland.

2. Wat is de prioriteit van uw afdeling op dit ogenblik?

Renewi is in februari 2017 ontstaan uit een fusie tussen Van Gansewinkel en Shanks. We hebben de voorbije twee jaar hard gewerkt aan het integreren van de twee bedrijven. De komende drie jaar willen we groeien van een shared service center naar een business service center. Vroeger was onze prioriteit vooral het uitvoeren van financiële transacties, nu willen we steeds meer een meerwaarde betekenen voor de business. We geven hierover trainingen aan de verschillende afdelingen en proberen de klantervaring en waardecreatie hoog in het vaandel te dragen. Daarnaast plukken we nu de vruchten van drie jaar robotisering. Intussen hebben we al 110 financiële deelprocessen gerobotiseerd en we zien nog veel mogelijkheden voor de toekomst. Met deze evolutie beseffen we dat we onze medewerkers de komende jaren moeten omscholen van transactionele financiële medewerkers naar financiële professionals die probleemoplossend werken, robots aansturen en zelfs robots bouwen.

3. Hoe reageren de medewerkers op die veranderingen?

Door de fusie hebben we de verschillende SSC’s gecentraliseerd. Onze medewerkers zagen er veel volumes bijkomen en de werkdruk verhoogde. De hulp van de robotsoftware was welkom. Onze medewerkers staan open voor die evolutie en zijn bereid zich te herscholen.

4. Welke methode hanteren jullie om meer efficiëntie te bereiken?

We passen Lean Six Sigma toe, een methode om kwaliteits- en efficiëntieverbeteringen te organiseren en verspilling te vermijden. De formule komt uit de autosector, maar wordt evengoed in de financiële wereld toegepast. Ons SSC telt intussen twaalf green belts en één black belt (medewerkers die cruciaal zijn voor het ontwikkelen van een verbetercultuur, nvdr). Elke dag stellen we de vraag: zien we verspilling en hoe kunnen we die wegwerken? Maandelijks kiezen we het Lean-team van de maand voor de afdeling die de beste oplossing voor een verspilling heeft gevonden.

5. Hoe verloopt de samenwerking met de andere afdelingen van het bedrijf?

De samenwerking verloopt zeer goed. Voor een groot deel heeft dit te maken met de filosofie achter ons shared service center. Service staat hoog in het vaandel, niet alleen kostenreductie. Daarnaast hebben we veel contactmomenten in de afdelingen. We proberen zoveel mogelijk te luisteren naar de wensen van onze interne klanten en dat werpt zijn vruchten af. Er is wederzijds respect tussen de business en het SSC. De business doet regelmatig een beroep op ons wanneer er complexe dingen moeten gebeuren, zoals bijvoorbeeld een IRFS 16-implementatie. Ook bij fusies speelt het shared service center een voortrekkersrol om de verschillende administraties bij elkaar te brengen. Aan de basis van onze samenwerking ligt een Service Level Agreement, omdat duidelijkheid over wie voor wat verantwoordelijk is belangrijk is.

6. Wat doet u om de sfeer in het team te verbeteren?

We hebben een stabiel team. Uit ons laatste tevredenheidsonderzoek blijkt dat de tevredenheid hoog ligt. Zo’n onderzoek doen we drie keer per jaar om de vinger aan de pols te houden en tijdig bij te sturen. We hebben het gebouw in een huiselijke sfeer ingericht, met flexplekken, sofa’s en gezellige plekken. We staan ook thuiswerk toe. Die flexibiliteit is een grote troef. We proberen het werk op de financiële afdeling zo aangenaam mogelijk te maken. Ons verloop ligt dan ook heel laag. Als managementteam besteden we veel aandacht aan de medewerkers. We geven bijvoorbeeld veel trainingen. Daarnaast organiseert ons feestcomité regelmatig activiteiten en maandelijks hebben we een shared service café. Dat dient niet alleen om gezellig bij te praten, maar ook om te delen wat er de afgelopen maand gebeurd is in het SSC en de business en wat op de planning staat. Het is iets om elke maand naar uit te kijken.