“Onze hele werking geïntegreerd in één systeem”

De digitale kmo

Ook kleine bedrijven kunnen hun commerciële en productieprocessen snel digitaliseren. De verwerking van de financiële gegevens verloopt dan ook meteen volledig op de computer. Textieldrukkerij Empreinte slaagt er zo in te groeien zonder administratieve medewerkers aan te werven.

Empreinte is gespecialiseerd in het personaliseren van textiel en andere producten via druk- of borduurwerk. Het bedrijf is gevestigd in Ciney en stelt een tiental mensen tewerk. Een tijd geleden vroeg zaakvoerder Christophe Alexandre zijn boekhoudkantoor om raad voor een nieuw softwaresysteem om de hele bedrijfsvoering te digitaliseren en efficiënter te maken. Na de introductie van Sage100 gebruiken de personeelsleden dat systeem nu om materiaal te bestellen, de productie te plannen enzovoort. “Niemand gebruikt nog papier. Van de medewerkers in het atelier tot de verkopers, iedereen werkt in het pakket, al is het vaak maar een klein deeltje van de functionaliteit.

Op die manier is de hele werking van ons bedrijf geïntegreerd in dat ene systeem.”

Automatisch boeken

Empreinte gebruikt de software in de eerste plaats als een instrument voor customer relationship management. Belangrijke commerciële processen als het reageren op klantenvragen, offertes versturen en bestellingen verwerken, verlopen via het pakket. Wanneer bestellingen binnenkomen, moet Empreinte op zijn beurt materiaal bestellen. Het heeft goede relaties met een tweehonderdtal leveranciers. De communicatie met die bedrijven verloopt ook via Sage100. Het boeken van inkomende en uitgaande facturen in de boekhouding kan dan automatisch verlopen op basis van informatie die stap voor stap is opgebouwd doorheen het hele proces.

Empreinte gebruikt een standaardsoftware die alleen aangepast wordt via het parametriseren van de functies en de schermen. “De keuze voor een bestaande software maakt dat de aanschafkosten beperkt bleven. Omdat we zelf de parameters kunnen instellen, passen we de functies voortdurend aan zodat ze voldoen aan onze wijzigende verwachtingen. Daarvoor hebben we geen IT-kennis nodig.”

Geen boekhouder in dienst

Empreinte werkt momenteel aan de integratie van enkele specifieke systemen. Het bedrijf heeft bijvoorbeeld een eigen webshop. “Die webtoepassing staat nu nog los van Sage100, maar moet weldra ook verbonden zijn. Daarnaast willen we met enkele grote leveranciers een EDI-verbinding opzetten om de bestellingen en alle andere communicatie nog sneller en automatischer te laten verlopen.” De volledig digitale verwerking maakt ook de administratie heel eenvoudig. Het bedrijf heeft helemaal geen boekhouder in dienst. Het is de vrouw van de zaakvoerder die er zich om bekommert. Haar belangrijkste taak is de verkoop. Toch is de boekhouding voortdurend in orde en heeft Empreinte enkel nog een externe boekhouder nodig voor een laatste controle en de verplichte aangiftes voor btw en belastingen. “Ik ben ervan overtuigd dat de digitalisering het mogelijk heeft gemaakt om snel te groeien, zonder dat we personeel moesten aanwerven voor de administratie”, zegt Christophe Alexandre.