Open communicatie met de co-ondernemers

Op deze pagina’s is al veel geschreven over flexibel inspelen op turbulente tijden. Niet zelden gaat het dan over strategie, technologie, leiderschap, innovatie, maar een stuk minder over communicatie. Dat laatste mogen we wat bijsturen, zo leer ik uit dit magazine.

Gesprekken met financiële managers gaan al snel over cijfers, technologie en over de kracht van data. De crisis toonde hoe belangrijk data zijn om scenario’s te schetsen, maar paradoxaal genoeg toonde ze ook de beperkingen ervan. Aan onze rondetafel over automatisch rapporteren komen onze gesprekspartners tot de conclusie dat technologie geen differentiërende factor meer is. Francis Costenoble van Carrefour illustreert dat treffend: “De automatisering en de algoritmes hebben ons de voorbije twaalf maanden niet geholpen. Als ik alleen daarop had gerekend, waren we nu tientallen miljoenen armer geweest. Voor het sluiten van een nieuw energiecontract van Carrefour zijn we op een andere manier te werk gegaan, want de algoritmes konden geen juiste voorspelling maken. Voor de aankopen van basisproducten konden we ook niet rekenen op onze forecasting & replenishment-systemen. Tijdens de coronacrisis moesten we gewoon alles kopen wat we konden krijgen en onze magazijnen helemaal volstouwen. Ik stel vast dat die rapporteringen en forecast ons goed helpen in normale tijden, maar niet in deze periode waarin de crisissen zich snel opvolgen. (p. 24)

Conclusie: in uitzonderlijke tijden moet je kunnen terugvallen op je mensen die voldoende de business kennen, om te zien waar de systemen de mist in gaan. Op dat vlak vond ik het gesprek met de cfo van Boss Paints verhelderend. Nathalie Constant pleit als cfo voor een cultuur van transparantie en ook zij wijst naar de turbulente markten om het belang aan te tonen. Boss Paints surfte met name mee op de golf aan verbouwingen tijdens de pandemie. “Dat vergde wel grote inspanningen om de toeleveringsketen aan te passen. Alle medewerkers hebben hiervoor het beste van zichzelf gegeven. Maar dit jaar zien we een terugval van die verkoopcijfers. Die dalende omzet gaat gepaard met sterke loonstijgingen én pieken in de grondstofprijzen. Dit jaar moeten we daarom meer focussen op het rendement. Als finance director moedig ik de budgethouders daarom aan uit te kijken naar besparingsmogelijkheden.”

Makkelijk gezegd, maar hoe doet Boss Paints dat? De familiale kmo communiceert open met alle medewerkers over omzet, marge, loonkosten enzovoort. “Iedereen weet hoe de situatie in elkaar zit. Van de aandeelhouders hebben we ook de bevestiging gekregen dat het niet de bedoeling is om drastische besparingsmaatregelen te nemen of de kaasschaaf te hanteren doorheen alle processen. Er is ook een financiële buffer die de voorbije jaren is opgebouwd. De familie verzaakt dit jaar aan het minimumrendement om op die manier de langetermijndoelstellingen te kunnen behouden.”

Transparantie en sterke signalen vanuit de top, laten we die ingrediënten maar toevoegen aan het recept voor duurzame en schokbestendige groei.