Vanaf 2026 wordt het in België verplicht om elektronische B2B- facturen uit te wisselen via het PEPPOL-netwerk. Die verplichting wordt vaak gezien als een technische horde, maar voor bedrijven die hun financiële processen willen professionaliseren, biedt PEPPOL juist kansen. Met de juiste aanpak – en de juiste tools – wordt PEPPOL geen last, maar een hefboom voor efficiënter credit management. Softwareplatformen zoals Payt tonen hoe dat er in de praktijk uit kan zien. Europese bedrijven versturen digitaal al voor ruim 30 miljard euro per jaar aan facturen met het platform.
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) is een beveiligd netwerk waarmee bedrijven elektronische documenten – zoals facturen – gestructureerd en automatisch kunnen uitwisselen. Waar pdf-facturen of papieren versies nog vaak manueel verwerkt moeten worden, zorgt PEPPOL ervoor dat een factuur rechtstreeks in het boekhoudsysteem van de ontvanger terechtkomt, zonder handmatige tussenkomst.
België was al langer verplicht om e-facturen via PEPPOL te gebruiken in transacties met overheden (B2G) en breidt die verplichting nu uit naar alle B2B-transacties. Met andere woorden: PEPPOL wordt de nieuwe norm. Maar bedrijven hoeven deze overgang niet alleen als juridische verplichting te zien. De digitale standaardisatie opent de deur naar meer efficiëntie, minder fouten en een sterker financieel beheer.
Voor bedrijven die willen voldoen aan de nieuwe eisen zonder hun processen onnodig complex te maken, biedt Payt een geïntegreerde en gebruiksvriendelijke oplossing. Binnen het platform van Payt kunnen organisaties het volledige traject van facturatie tot en met incasso automatiseren: facturen worden verzonden, herinneringen en aanmaningen volgen geautomatiseerd en betalingsregelingen kunnen eenvoudig worden getroffen. Daarnaast maakt Payt het mogelijk om e-facturen via het PEPPOL-netwerk te verzenden, waardoor bedrijven op een toegankelijke manier voldoen aan de aankomende regelgeving én tegelijk hun debiteurenbeheer versterken. De software van Payt wordt eenvoudigweg gekoppeld aan het facturatie/CRM- en/of boekhoudsysteem en beschikt zo over de gegevens om haar functie uit te voeren richting debiteuren.
Een gestructureerde e-factuur via PEPPOL bevat vaste data-velden en wordt automatisch herkend door het systeem van de klant. Dat voorkomt fouten bij het overnemen van bedragen, btw-percentages of vervaldata. Het vermindert ook discussies over ‘ontbrekende facturen’, want via het netwerk kan de verzender controleren of de factuur is aangekomen en verwerkt. Dankzij deze standaardisatie kunnen bedrijven hun processen automatiseren en versnellen. In Payt leidt dat bijvoorbeeld tot automatische herinneringen die geactiveerd worden zodra een betaling uitblijft. De communicatie is duidelijk, vriendelijk en persoonlijk, en gebaseerd op de actuele status van de factuur. Die aanpak bevordert het betaalgedrag van klanten aanzienlijk.
Door de combinatie van PEPPOL en Payt ontstaat meer inzicht in uw financiële administratie. Niet alleen in openstaande posten, maar ook in betaalgedrag en terugkerende problemen. Een e-factuur succesvol verzenden is zeker nog geen betaling ontvangen. Debiteurenbeheer blijft noodzakelijk voor een goede cashflow.
Bovendien bespaart de automatisering van terugkerende taken – zoals factuurverzending, opvolging en rapportage – kostbare tijd. Die tijd kunnen teams gebruiken voor analyse, advies of persoonlijke klantcommunicatie. Zo verandert creditmanagement van een uitvoerende functie naar een strategisch onderdeel van de organisatie.
Hoewel de verplichting pas in 2026 ingaat, is nú het moment om voor te sorteren. Bedrijven die hun systemen op orde brengen, ontdekken al snel dat PEPPOL niet alleen een verplichting is, maar ook in hun voordeel speelt. Zeker in combinatie met softwareoplossingen zoals Payt, die het hele traject – van e-factuur tot betaling – ondersteunen in één overzichtelijk platform.
In plaats van louter compliance wordt PEPPOL dan een katalysator: een versnelling van modernisering, professionalisering en klantgerichte financiële processen.
Benieuwd naar de mogelijkheden? Bezoek onze website.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
