"Relaties opbouwen en verzorgen is cruciaal"

“Relaties opbouwen en verzorgen is cruciaal”

Tomas Van Dyck heeft 27 jaar ervaring in financiële functies. Een paar maand geleden werd hij de eerste CFO van Arseus Medical. “De budgetten voor 2019, die voor het eerst bedrijf per bedrijf werden opgesteld, waren nog niet rond. Daar heb ik de eerste maanden mee mijn schouders onder gezet.”

Wat is je opdracht bij Arseus Medical?

Ik ben aangeworven om het bedrijf mee vorm te geven, vanuit financieel én operationeel oogpunt. Doel is de groeiplannen mee te verwezenlijken. Twee ondernemers, Jan Ponnet en Cedric De Quinnemar, die opereren onder de naam Dynamica, kochten in 2014 het bedrijf over uit de Fagron-groep. Anderhalf jaar geleden trad investeringsmaatschappij Gimv mee in het kapitaal om het bedrijf verder te laten ontwikkelen. Sindsdien vervoegden vier nieuwe bedrijven Arseus, wat het totale aantal op negen brengt. Het was tijd, zo oordeelde de bedrijfsleiding, om een CFO aan te werven. Mijn functie is breed gedefinieerd en gaat verder dan het puur financiële luik. Dat vind ik er interessant aan.

Wat is er bijzonder aan het bedrijf?

Arseus Medical heeft geen eigen productie, wij zijn distributeur van medische materialen. Dat gaat heel breed: van latexhandschoenen tot de inrichting van een oogartsenpraktijk. We focussen ons vooral op innovatieve oplossingen voor medische professionals, zowel in ziekenhuizen als in de rest van de zorgsector: privé- en groepspraktijken, woonzorgcentra, thuisverpleegkundigen, kinesisten... De mogelijkheid om een totaaloplossing aan te bieden, maakt ons bijzonder. Ook zetten wij in op een kwaliteitsvolle service: voorstudies, advies op maat, installatie en herstelling van de apparaten, afwerking en nazorg. We bewegen ons in een erg concurrentiële omgeving. Het belangrijkste gevolg daarvan voor de financiële functie? Goed op de marges letten en erover waken dat die niet eroderen.

Waar lag de focus tijdens je eerste honderd dagen?

Ik startte met een verkenningsronde van het bedrijf, de producten en de klanten. Ik organiseerde overleg met de afdelingshoofden en de medewerkers in mijn team: waar zijn jullie mee bezig, wat zijn jullie taken en prioriteiten? Vrij snel ben ik operationeel actief geworden en heb ik mij toegelegd op de rapportering. De budgetten voor 2019, die voor het eerst bedrijf per bedrijf werden opgesteld, waren nog niet helemaal rond. Daar heb ik de eerste twee maanden mee mijn schouders onder gezet.

Wat was de reactie van de medewerkers op de komst van een CFO?

Daar keek ik met enige spanning naar uit. Ik kwam aan het hoofd van een bestaand team van een vijftal medewerkers. Dat draaide al goed. De reacties waren positief. Iedereen leek te begrijpen dat het bedrijf, met de groeimodus waarin het zich bevindt, een extra paar handen kon gebruiken. Ik heb over mijn missie meteen open gecommuniceerd in mijn team: de bedoeling is jullie werk verder te optimaliseren en lijnen voor de toekomst uit te zetten.

Welke ingesteldheid heb je nodig om in deze omgeving je job goed uit te voeren?

Zelfsturing is belangrijk: bereid zijn zelf de handen uit de mouwen te steken. Om verbetering te brengen, is het zaak de opportuniteiten te zien en ze vast te grijpen. De financiële functie is de spin in het web: je hebt van iedereen gegevens nodig en zelf geef je aan velen informatie door. Goed communiceren, relaties opbouwen en verzorgen zijn cruciaal. Het is essentieel iedereen mee te krijgen in het verhaal, zeker in een bedrijf dat sterk aan het groeien is.

Hoe ingrijpend is een nieuwe functie voor je privéleven?

Ik heb het evenwicht tussen werk en leven altijd goed bewaakt. Ondertussen ben ik een vijftal keer van functie veranderd. In het begin is de balans wat uit evenwicht: je leert een bedrijf volop kennen én neemt al bepaalde taken op. Dat is tijdsintensief. Ik zie dat als een investering. Je weet dat die situatie tijdelijk is en dat het evenwicht na een half jaar of een jaar hersteld is.

Welke ervaringen uit vorige werkomgevingen komen nu van pas?

Ik heb 27 jaar ervaring in financiële functies. Veel geheimen zijn er niet meer. Toen ik bij Eternit aan de slag was, combineerde ik de financiële functie met process excellence: een methode om een organisatie procesgericht te laten denken en de processen continu te verbeteren. Die ervaring en inzichten helpen me om hier de integratieprocessen mee vorm te geven en verder te stroomlijnen. Ik heb er ook een brede interesse aan het hele bedrijfsgebeuren aan overgehouden.

Hoe zie je de financiële afdeling verder evolueren? Wat zijn je taken voor de nabije toekomst?

We werken als financiële afdeling verder aan de rapportering en zorgen ervoor dat die als een geoliede machine verloopt. Doel is alle lagen binnen het bedrijf volledig vertrouwen te geven in de correctheid ervan. Een aantal operationele processen binnen finance willen we optimaliseren, ik denk aan de bankboekingen en het verwerken van de aankoopfacturen. De bedrijven in de groep zitten nog niet allemaal op hetzelfde systeem of boekhoudprogramma. Het is belangrijk verder te werken aan standaardisatie om een geconsolideerd en consistent beeld te krijgen.

Voor ik aan boord kwam, was er al een tool voor business intelligence ingevoerd. Die gaan we de komende maanden verder uitbreiden.

Welke ontwikkelingen in de financiële wereld stemmen je positief en welke baren je zorgen?

De toegenomen regelgeving is een zorg. Hierdoor komen veel meer taken bij de financiële afdeling terecht, denk aan Valipac, Recupel, documentatie voor verrekenprijzen enzovoort. Anderzijds bieden de digitalisatie en robotisatie veel kansen. Minder manuele transacties maken de financiële functie aantrekkelijker en zorgen ervoor dat je toegevoegde waarde kan bieden inzake rapportering en aansturing van het bedrijf. In het kader van de procesoptimalisaties die bij Arseus Medical op het programma staan, bekijken we of verdere digitalisatie voor ons een optie is.