Rydoo Smart Audit: AI in de eerste lijn

De financiële wereld evolueert voortdurend met nieuwe technologieën. Van spreadsheets tot cloudoplossingen, en nu kunstmatige intelligentie (AI). Vandaag scant AI onkostennota’s in enkele seconden, controleert automatisch het beleid en voorspelt trends met realtime updates.

Expense control toont hoe AI onmiddellijk waarde kan bieden. Handmatige controles zijn tijdrovend en foutgevoelig. AI neemt het repetitieve werk over, versnelt de validatie en verhoogt de nauwkeurigheid zonder bijkomende werklast. Met Rydoo Smart Audit wordt elke onkostennota automatisch gecontroleerd en gemarkeerd waar nodig, terwijl de eindbeslissing steeds bij de mens blijft.

AI-gedreven innovatie met een praktische insteek

Smart Audit werkt volgens een Human-in-the-Loop-model: eenvoudige onkosten worden automatisch verwerkt, complexere gevallen worden doorgestuurd naar een medewerker. Medewerkers dienen hun onkosten in via de app; het systeem voert controles uit op dubbel indienen, ontbrekende informatie en uitgaven buiten beleid. Elke melding wordt voorzien van duidelijke uitleg. Je kan zelf trefwoorden bepalen (bijv. “minibar”), drempels instellen en uitzonderingen documenteren. Het resultaat: minder steekproeven en volledige controles met transparante feedback voor zowel indiener als goedkeurder.

Praktische voorbeelden van kwaliteit en nauwkeurigheid

• Alcohol boven limiet: bij een zakendiner is één drankje per persoon toegelaten. Smart Audit herkent alcoholcategorieën en merknamen, telt de lijnen op en markeert overschrijdingen met verwijzing naar het beleid.
• Dubbele taxirit: dezelfde rit wordt tweemaal ingediend met verschillende bestandsnamen. Het systeem vergelijkt datum, leverancier en bedrag en markeert de dubbel ingediende onkost.
• Ongeldig kassabon: een betaalbewijs zonder btw-gegevens wordt onmiddellijk geweigerd, met instructies voor correctie.
• Taal en valuta: bonnetjes in een andere taal of valuta worden automatisch uitgelezen en omgerekend, zodat managers geen externe tools nodig hebben.
• Munt-/locatieconflict: een onkost in USD voor een aankoop in Brussel wordt automatisch gemarkeerd.

Deze controles verschuiven de eerste lijn naar het moment vóór indiening en vóór terugbetaling. Zo wordt de doorlooptijd korter en bereiken minder niet-conforme onkosten de maandafsluiting.

Slimmere controles, meer grip voor finance

AI neemt de standaardcontroles over en geeft enkel uitzonderingen door aan mensen. Daardoor besteden controllers minder tijd aan repetitieve validatie en meer aan analyses van trends, leveranciers en beleid. Managers nemen minder, maar relevantere beslissingen, telkens met de nodige context en verwijzing naar de beleidsregel.

Elke onkostennota doorloopt meer dan 20 configureerbare AI-controles. Dat verhoogt de kans om vervalste of gemanipuleerde bonnetjes te detecteren en vermindert discussies rond beleid. Governance blijft essentieel: CFO’s bepalen nog steeds de drempels, uitzonderingspaden en audit trails. Door beleidsregels vast te leggen en regelmatig te herzien, wordt het uitgavenbeheer sneller en preventiever.