“Schoonheidsfouten wegwerken in Power BI”

1 juli 2022
“Schoonheidsfouten wegwerken in Power BI”

Natalia Karpik is masterstudente Handelswetenschappen met specialisatie finance en banking aan de KU Leuven. Naast haar studie werkt Natalia twee dagen per week voor de gemeente Schilde waar ze verantwoordelijk is voor de financiële rapportage met Power BI. Natalia’s opleiding is voornamelijk gericht op de private sector en niet op de werking van de publieke sector. Door haar ervaring bij de gemeente Schilde kon ze een goed beeld krijgen van het reilen en zeilen van een financieel departement in de publieke sector.

Het takenpakket van Natalia bestond uit twee delen. In de beginfase voorzag de studente in de juiste input voor de financiële rapportering. “Het ging veelal om manueel inputwerk waarbij ik gegevens vanuit het boekhoudprogramma in Excel-lijsten heb omgezet”, verduidelijkt Natalia.

Veel verantwoordelijkheid

Ten tweede gaf de gemeente Schilde Natalia de verantwoordelijkheid om Power BI te integreren in de financiële rapportage. Power BI is een vorm van business intelligence wat praktisch inhoudt dat alle data dagelijks geüpdatet worden en visueel zichtbaar zijn in grafieken. “Het is niet langer nodig om lijsten uit Excel te trekken, wat een enorme tijdsbesparing oplevert”, zegt Natalia.

Uiteindelijk viel het takenpakket goed mee, maar soms was er ook sprake van complexiteit. Zo moest er een wettelijk verplicht rapport, M2 genoemd, opgesteld worden. Dit geeft de financiële toestand van een gemeente weer. Hierin staan gegevens zoals het exploitatiebudget en het investeringsbudget. “Om een M2-rapport te bekomen, is het vereist om dieper in de boekhouding te duiken en zelf berekeningen te maken”, zegt Natalia.

Transitie naar Power BI

Na een korte opleiding kon de masterstudente beginnen aan de praktische integratie van de nieuwe software. Cipal Schaubroeck, de softwarepartner van de gemeente, levert zowel de boekhoudsoftware als Power BI aan. Het bedrijf is verantwoordelijk voor het voorzien van de juiste data en het uitvoeren van dagelijkse updates.

In de beginfase zaten er hier en daar wat fouten in de data die Natalia gecorrigeerd heeft. Het ging bijvoorbeeld om foute meetwaarden of formules waarvan de berekening niet juist was. “Door intensief bezig te zijn met de integratie konden we in samenwerking met Cipal Schaubroeck de schoonheidsfoutjes wegwerken”, benadrukt Natalia.

Opleiden van collega’s

“Op mijn laatste werkdag voor de gemeente Schilde heb ik mijn collega’s wegwijs gemaakt in de financiële rapportering met Power BI”, zegt Natalia. Hierdoor kon de masterstudente haar studentenjob op een positieve manier afronden. “Ik heb echt het gevoel dat ik hier een verschil heb kunnen maken”, besluit ze.