Accountantskantoren en de leveranciers van digitale hulpmiddelen stellen vast dat de lockdown door de coronacrisis bedrijven naar een verdere digitalisering van hun boekhouding drijft.
“We stellen vast dat het aantal digitale klanten verdubbeld is ten opzichte van vorig jaar. Bij de BTW-kwartaaldrukte in april stegen de aanvragen aanzienlijk. In ons kantoor werkt intussen zeventig procent van de klanten volledig digitaal. Dertig procent wil nog niet weten van een volledige digitalisering. Wij verplichten ook niemand, maar we promoten wel de voordelen van het digitale platform,” zegt Roel Fleerakkers, partner bij Acs Accountants & Belastingconsulenten in Hoogstraten. Acs hanteert al een zestal jaar het platform van Clearfacts om digitale documenten te kunnen uitwisselen met zijn klanten.
Clearfacts ziet een vergelijkbare stijging van het aantal digitale dossiers bij de 250 accountantskantoren die klant zijn. “Begin dit jaar hadden we 22.000 bedrijven op het platform. Dat aantal groeide op dat ogenblik aan een tempo van 400 per week. Vanaf half maart werden dat er 1500 per week. Na half mei vertraagde dat weer”, zegt Tom Vanhoorne, managing director van Clearfacts. Dat bedrijf maakt deel uit van de Isabel Group samen met onder andere Codabox (digitale bankuittreksels, payrolldocumenten en facturen).
Volgens Roel Fleerakkers heeft die nieuwe tendens naar digitalisering volledig te maken met de lockdown. Administratieve medewerkers werken nu meestal thuis en hebben toegang nodig naar alle documenten. Daarnaast zien de bedrijfsleiders ook op tegen de verplaatsing naar het boekhoudkantoor om de mappen af te leveren en op te halen. “Dat zien ze niet als een essentiële verplaatsing. Verder weten ze dat wij de papieren documenten die via onze brievenbus binnenkomen niet meteen verwerken.
We laten de mappen nog drie dagen in quarantaine om zeker te zijn dat medewerkers niet besmet kunnen raken.
Dat vertraagt het proces.”
De accountantskantoren hebben dan ook massaal gecommuniceerd naar hun klanten om hen te overtuigen de stap te zetten naar een volledige digitale uitwisseling van documenten. Dat kan dan via een platform als Clearfacts. Eens de facturen in het systeem zitten, zal dat de belangrijke informatie herkennen en eventueel verrijken met extra gegevens op basis van de historische boekingen. Die worden na validatie automatisch in het eigen boekhoudsysteem van de accountant opgeladen. In de omgekeerde richting kan de accountant rapporten en dashboards delen met de bedrijven. Daarbovenop kan de cliënt bestanden importeren zodat de betalingen in één digitale stroom klaar staan ter goedkeuring.
Accountantskantoren zijn nu volop bezig met de investering in dergelijke systemen. Dat is een van de redenen van de consolidatiegolf in de sector. Tom Vanhoorne: “Die is al enkele jaren aan de gang, maar nu zetten de grote kantoren zich schrap. De kleinere bureaus maken zich aantrekkelijk voor een eventuele overname door te investeren in een verdere digitalisering. De coronacrisis versnelt die ontwikkelingen. De crisis heeft ook een economisch effect. Boekhoudkantoren met veel klanten in de horeca of de vrijetijdssector zullen het zelf ook niet gemakkelijk hebben. Straks komen ook de toeleveranciers van die sectoren nog in moeilijkheden.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
