“We willen mee het succes van het bedrijf creëren”

Axxes IT Consultancy
Q&A met financieel manager Pieter Bols

1. Hoeveel medewerkers telt de financiële afdeling?
Onze afdeling telt vier medewerkers, mezelf incluis. Het is een jong team, dat toch ervaren medewerkers telt. We houden ons niet alleen bezig met de boekhouding en de financiële administratie, maar ook met rapportering en inzicht in de operationele KPI’s, contract- en salesadministratie en het opvolgen van facturen en contracten. Vroeger was er naast de afdelingen sales en hr alleen admin zonder finance, wat vrij breed was en alles beheerde wat met administratie te maken had. Dat werkte toen het bedrijf kleiner was, maar we realiseren nu een omzet van veertig miljoen euro. Dat is geen kleine onderneming meer en de ambitie is om te blijven groeien. Sinds een jaar hebben we het team opgesplitst in admin en finance. Het grote voordeel is dat we meer focus hebben, wat de efficiëntie, performantie en aansturing ten goede komt. De teamleden gaan goed om met die verandering. Ze rapporteren nu aan andere leidinggevenden, wat opnieuw een aanpassing is.

2. Wat is de prioriteit van uw afdeling op dit ogenblik?

Aan de saleskant blijven we de keyaccountmanagers ondersteunen. We volgen de administratie op van de contracten en facturen, zodat zij zich kunnen concentreren op de relaties met de klanten. We zien erop toe dat de contracten getekend zijn, hebben inzicht in de facturen en gaan na of de facturen effectief betaald zijn.

Daarnaast zorgen we ervoor dat de financiële administratie op punt staat en alles correct verloopt, bijvoorbeeld inzake btw- en vennootschapsbelastingaangiftes. We proberen daar ook optimalisaties door te voeren, zoals subsidies voor innovatieve projecten, het gebruik van de kmo-portefeuille en de financiële impact van het wagenpark. Daarnaast bekijken we actief hoe we rulings kunnen krijgen met de fiscus, zodat onze medewerkers optimaal verloond worden om netto meer over te houden. Voorbeelden hiervan zijn de kosten eigen aan de werkgever en de vergoeding voor de gecreëerde intellectuele eigendom van onze consultants. We ondersteunen de hr-afdeling in het optimaliseren van de verloning, zodat de hr-collega’s meer met de carrièreplanning, de bezorgdheden van medewerkers en het opvolgen van coaches bezig kunnen zijn.

3. Hoe verloopt de samenwerking met de andere afdelingen van het bedrijf?
De samenwerking met de andere afdelingen gebeurt vrij organisch. Veel heeft te maken met ons landschapskantoor. De medewerkers van de financiële afdeling werken op een vaste plaats, omdat ze grotere schermen en meer ruimte om te archiveren nodig hebben. Ze zitten wel tussen de medewerkers van andere afdelingen, zoals sales, hr of admin, wat de interactie makkelijker maakt. Ze vragen hoe het met bepaalde contracten zit of hoe de betaling verloopt. Wekelijks komt het managementteam van de verschillende afdelingen samen om de belangrijkste punten te bespreken, maar het essentiële gebeurt door de medewerkers onderling. Daarnaast deelt het financeteam ook rapporten en inzichten met de accountmanagers en het managementteam. Hiervoor gebruiken ze PowerBI als tool. Die zet de informatie uit de CRM om in grafieken, waarbij ze hun prestaties versus hun doelstellingen bekijken. Dankzij de automatisatie en het feit dat de informatie nagenoeg live en simpel beschikbaar is, zijn de medewerkers van andere afdelingen meer betrokken. Het managementteam heeft een vinger aan de pols om snel zicht te hebben op de evolutie van de operationele KPI’s en vergelijkt die met het budget en de prestaties van voorgaande jaren.

4. Hebben uw werknemers de juiste competenties?
Naast de juiste competenties beschikken mijn medewerkers over de wil en inzet om bij te dragen aan het realiseren van de doelstellingen. Dat neemt niet weg dat we continu aandacht hebben voor opleiding en vorming. Niet alleen de technische kennis evolueert snel, ook ons bedrijf. Gemiddeld groeien we met vijftien tot twintig procent per jaar. Wat we twee, drie jaar geleden deden en de omvang van ons bedrijf toen zijn fundamenteel anders dan vandaag, zonder dat de cultuur of de beleving is veranderd. Daar moet je rekening mee blijven houden, zodat je de medewerkers meekrijgt in het verhaal en opleidingen geeft zodat ze zich verder ontwikkelen.

5. Wat doet u om de sfeer in het eigen team te versterken?

We proberen alle medewerkers in het bedrijf bij de financiële administratie te betrekken, zodat iedereen weet wat er speelt. Als we bepaalde doelstellingen hebben gehaald, gaan we iets eten met het team of doen we iets samen, zodat er een evenwicht is tussen hard werk en ontspanning.

6. Hoe ziet u de financiële afdeling in de toekomst evolueren?
We willen de link met de businessgerelateerde afdelingen nog sterker maken en hen nog meer betrekken bij wat we doen, wat niet altijd evident is voor een kmo. De financiële afdeling staat niet op zichzelf. Finance is meer dan cijfers, waarmee de meeste medewerkers weinig te maken hebben. Het gaat ook over het snel opvolgen van contracten en bepaalde orders en zorgen dat de interactie met de klant inzake betalingen goed loopt. De financiële afdeling wil nog meer de schakel worden die het succes van het bedrijf mee creëert.