“We zetten in op eenvoud en first time right”

Q&A met cfo Filip Merckx (vierde van links op de foto) en vicepresident finance Bart Van Bael (links) van Imec

Hoeveel medewerkers telt de financiële afdeling?
De financiële afdeling telt een 45-tal medewerkers. We noemen ons departement ‘corporate financial office’. Onze belangrijkste verantwoordelijkheden zijn enerzijds de typisch financiële taken zoals algemene boekhouding, financieel projectmanagement, rapportering, belastingen, treasury en financiële planning en analyse, en anderzijds aankoop en businessanalyse van systemen en processen.

Welke prioriteiten heeft de financiële afdeling op dit ogenblik?

Een ervan is first time right, gecombineerd met eenvoud. Wanneer we iets doen, stellen we ons telkens de vraag of het wel de meest efficiënte manier is. Vaak zie je dat procedures groeien en de overhand nemen op eenvoud.

Verder streven we naar een efficiënte communicatie met de verschillende departementen van Imec, zodat we niet in silo’s werken, maar eerder in end-to-endteams. Verder worden de Imec-medewerkers efficiënt geïnformeerd over de financiële processen.

Imec is een bedrijf dat talrijke R&D-projecten uitvoert voor Vlaamse en internationale partners. Daarom spenderen we heel wat tijd aan de opvolging van projecten, samen met de projectverantwoordelijken.

Imec is een onderzoekscentrum dat gesponsord wordt door de Vlaamse overheid. Om de vijf jaar maken we een plan om de ontvangen dotatie te bespreken en te bestendigen. Dat langetermijnplan van vijf jaar moet dit jaar klaar zijn. Finance speelt een rol wat betreft coördinatie en modelleren van het financiële gedeelte ervan.

Ten slotte hebben we ook een menselijk objectief. We proberen te voorkomen dat de medewerkers geconfronteerd worden met burn-out of andere gezondheidsperikelen. We doen om de drie maanden een bevraging: hoe voelen de medewerkers van ons team zich, hoe ervaren ze de werkdruk en hoe verloopt de samenwerking met collega’s en manager? Voelen de medewerkers zich, met andere woorden, in balans?

Hoe verloopt de samenwerking met de andere afdelingen?

Wat procedures betreft, houden we de vierduizend Imec-medewerkers op de hoogte via de employee portal. Voor de budgetopvolging zorgt het FPA-team (financiële planning en analyse). Zij hebben regelmatig overlegvergaderingen. Het financieel projectteam heeft continu overleg met de projectverantwoordelijken. Kortom, alle cfo-medewerkers werken samen met hun stakeholders doorheen de organisatie.

Wat doen jullie om de sfeer in het eigen team te versterken?

De werkethiek, taakverdeling, samenwerking en communicatie zitten goed. Daarbij komt ook een goede werkomgeving. Ongeveer een jaar geleden is het team verhuisd naar een locatie op vijfhonderd meter van de Imec-campus. Aanvankelijk werd gevreesd dat dit voor vervreemding zou zorgen, maar ons team heeft zich constructief opgesteld. We waren een van de eersten die gebruik maakten van de smart workplace. Dat bleek een succes. De combinatie van vergaderruimtes, stille ruimtes, samenwerkingsruimtes en publieke ruimtes heeft een positief effect op de werksfeer. We zien elkaar tijdens de werkuren meer op een informele manier. Door het open living-concept – met eettafel en keuken –

zoeken de collega’s elkaar ’s middags op om samen te eten. We hebben ook ruimte voor communicatiemeetings, waar we nieuwe processen of een nieuwe manier van werken toelichten. Ook belangrijk is de open attitude van de leidinggevenden. Ze stellen zich kwetsbaar op en tonen de medewerkers dat het menselijk is om fouten te maken. We organiseren ook wandelmeetings in het bos van Heverlee. Dat werkt goed.

Welke evoluties zien jullie voor de financiële afdeling?

We zien meer efficiëntie en productiviteit door gedeeltelijke automatisatie en vereenvoudiging van processen. Wat betreft databeschikbaarheid zullen we in plaats van louter te rapporteren meer evolueren naar het interpreteren van de cijfers. Waar zien we pijnpunten en waaraan moet de business meer aandacht besteden? We worden meer de financiële rechterhand van de businessunit. De financiële afdeling werkt ook nauw samen met de business vanuit hun noden. Op die manier zien ze de toegevoegde waarde van de financiële afdeling. We betrekken hen meer zodat ze een deel van het eigenaarschap op zich nemen. Hierdoor geraken de juiste data bij finance en hoeven we niet alles zelf uit de organisatie te trekken. De cijfers moeten worden ondersteund vanuit de business. Die bewustwording proberen we te verhogen. Ten slotte verwerken we veel facturen met kleine bedragen. We proberen naar een standaard te gaan en oplossingen te vinden om die grote volumes met hetzelfde aantal medewerkers de baas te kunnen. We werken daarom nog nauwer samen met IT.

Welk effect heeft de coronacrisis?

We moeten met z’n allen thuiswerken. De technologie helpt ons heel goed om alle taken correct te blijven uitvoeren. We hebben dagelijks video-overleg met kleine teams, wekelijks een volledig teamoverleg met Q&A en een chatbox om lief en leed te delen met elkaar. De komende weken zullen we nog veel bijleren op het vlak van thuiswerken. Wie weet luidt deze fase het begin in om anders te gaan werken: minder verplaatsingen, efficiëntere meetings, verdere automatisatie, … We zorgen ervoor dat we positief tegen elke verandering aankijken.