Privacyverklaring

“Wij leven van de wind”

1 oktober 2021
Tekst
Melanie De Vrieze
Beeld
Ivan Mervillie

"C-Power heeft een vlakke structuur met drie echelons, wat ons tot een hecht bedrijf maakt. Ons team is jong, de gemiddelde leeftijd schommelt rond de dertig jaar", zegt finance administration manager Johan Calliauw (midden op de foto). Hij schetst hieronder het portret van zijn team.

1. Hoeveel medewerkers telt de financiële afdeling?
Ons bedrijf is producent van groene energie via een windmolenpark in de Noordzee en telt twintig medewerkers. Het financiële team bestaat uit vier personen. Als finance administration manager onderhoud ik alle connecties met de banken, verzekeringen, aandeelhouders en allerlei externe stakeholders zoals de Creg. Omdat enkele regels per KB vastgelegd zijn, stuur ik hen regelmatig rapporten door. Daarnaast controleer ik alle uitgaande betalingen en stuur ik interne rapporteringen naar de medemanagers. Sinds 1 juni hebben we er een boekhouder bij. Dat was nodig omdat we de operationele activiteiten uitgebreid hebben. Dankzij hem kunnen we meer in de diepte gaan, de rapportering verfijnen en op bepaalde vragen sneller antwoorden. Vroeger bedroeg de rapporteringstermijn twaalf dagen, nu voltooien we dit in een werkweek. Onze document manager leidt alles in goede banen wat instructies, procedures en contracten betreft. Ten slotte is er nog een medewerkster die administratieve ondersteuning biedt, maar dat doet ze voor het hele bedrijf.

2. Wat is de prioriteit van uw afdeling op dit ogenblik?
Voor ons is het belangrijk dat iedereen op een snelle manier een juist inzicht heeft in de cijfers en de verwachtingen voor de rest van het jaar. We maken iedere maand een nieuwe forecast. Onze sector is zeer weersafhankelijk, wij leven van de wind. Als het niet waait, hebben we bij manier van spreken geen inkomsten. De kostenstructuur en het onderhoud van het windmolenpark lopen wel door. Ik zorg dat iedereen op de hoogte is, zowel positief als negatief. Soms moeten we bepaalde onderhoudsprojecten eerder realiseren – bijvoorbeeld in windarme maanden – of projecten uitstellen als het meer waait. Dat schipperen zit er altijd in. Ik communiceer bijgevolg veel met de ceo, de medemanagers en de raad van bestuur. Een andere prioriteit is het contact met de banken, die ieder semester op tijd hun rapporteringen moeten krijgen.

3. Hoe verloopt de samenwerking met de andere afdelingen van het bedrijf?

We hebben een zeer goede interne communicatie. Het voorbije jaar verliepen die gesprekken minder face to face omdat we verplicht waren om van thuis uit te werken. Sinds juli gaan we maximaal drie dagen per week naar kantoor. Als er onderhoudsprojecten zijn, houden de andere afdelingen ons op de hoogte, zodat we weten welke richting die uit gaan. We budgetteren bijvoorbeeld al campagnes voor volgend jaar, met de kennis die we op dat moment hebben.

4. Wat doet u om de sfeer in het eigen team te versterken?

C-Power heeft een vlakke structuur met drie echelons, waardoor we een hecht bedrijf zijn. Het is een relatief jong team, de gemiddelde leeftijd schommelt rond de dertig jaar. Tijdens de coronacrisis hadden we elke dag een Teams-meeting, waarin we gedurende vijftien tot twintig minuten een stand van zaken en opmerkingen gaven. In de sector hadden we de mogelijkheid om naar kantoor te gaan, maar we hebben daar zo weinig mogelijk gebruik van gemaakt. Af en toe hebben we wel on site een vergadering gehad om de dringendste zaken te bespreken.

5. Hoe ziet u de financiële afdeling in de toekomst evolueren?

Het aantal medewerkers zal gelijk blijven. We proberen wel zoveel mogelijk de IT-tools te verbeteren en te automatiseren. Er is nog relatief veel manueel inputwerk, zoals het inboeken van facturen, dat geautomatiseerd kan worden. Tegen het einde van dit jaar moet dat op punt staan. Onze leverancier van turbines, die ook het onderhoud verzorgde, is in 2019 failliet gegaan. We doen het onderhoud nu zelf. Daardoor komen we veel meer in contact met subcontractors. Vroeger was dat vooral één grote contractor, nu zijn het er meerdere. Daardoor is het aantal binnenkomende facturen exponentieel gestegen. Eind mei zaten we aan hetzelfde aantal als in heel 2019. Voor de finance-afdeling betekent dit dat we meer betrokken zijn en nu meer feeling met de business hebben. Bij problemen vragen we feedback bij onze technische collega’s.

Meer in het topic: