Ik ben de sluiswachter van de digitale afdeling

We trekken de ene sprint na de andere om snel meer functionaliteit toe te voegen

Sarah Van den Bulck is digital business development manager bij chemiebedrijf Borealis. Begin dit jaar maakte ze de overstap van de financiële afdeling naar de Digital Studio van de groep. De voorbije jaren bouwde ze een grote ervaring op met het implementeren van automatiseringsprojecten. Die zet ze nu in voor alle afdelingen van de multinational.

Ervaring met robots overbrengen naar het groepsniveau

Borealis riep de afdeling Digital Studio in het leven om de digitale transformatie binnen de groep te versnellen. Sinds de opstart heeft die afdeling al enkele grote projecten gelanceerd, specifiek gericht naar klanten. MyBorealis is nu het online-klantenportaal voor polymeerklanten. Nutriguide is een mobiele applicatie die agrarische klanten ondersteunt in de optimalisatie van het gebruik van kunstmeststof. Ook voor de interne processen en taken lanceerde de afdeling digitale projecten, zoals Aurora. Dat is een administratieve robot die ondersteuning biedt bij transactionele routinetaken, onder andere in de financiële afdelingen. Digital Studio ontwikkelde ook een trading tool die via machineleren en voorspellende analyses de eigen traders continu ondersteunt in het sluiten van hun deals voor grondstoffen. Recent zijn nog projecten gelanceerd voor digitale tools in het kader van duurzaamheid. Een mooi voorbeeld is Refit, een mobiele applicatie die wordt ingezet in de kunststofrecyclagefabrieken. Die app moet zorgen voor een groter volume en een betere kwaliteit van gerecycleerd plastiek.

Waarom is er een aparte afdeling opgericht voor de versnelde digitale transformatie bij Borealis?

Sarah Van den Bulck: De focus van de Digital Studio ligt op het snel uitrollen van digitale oplossingen en het doorlopen van een ontwikkelparcours samen met de eindgebruiker. Customer en user centricityzijn daarin uitermate belangrijk. Door die activiteiten te centraliseren, ontstaat een schaalvoordeel van medewerkers, kennis en middelen. De agile werkmethode biedt daarbij de sleutel tot succes.

Een eerste prioriteit is de heel nauwe samenwerking met de betrokken afdelingen en partners. Voor het uitwerken van het klantenportaal bijvoorbeeld hebben een aantal belangrijke klanten samen met een verkoopmanager, marketingverantwoordelijke en andere stakeholders samengewerkt vanuit de Borealis Digital Studio in Zaventem.

Daarnaast moet het vooruitgaan. We willen snel weten hoe een applicatie eruit zal zien. De gebruikers kunnen dan meteen een oordeel vellen. Daarna moeten we snel een eenvoudige werkende versie lanceren: een minimale levensvatbare toepassing. De gebruikers kunnen er wel mee aan de slag én meteen concrete feedback geven. Op basis daarvan voeren we aanpassingen door aan de software en breiden we stelselmatig de functionaliteit uit. Zo trekken we de ene sprint na de andere om snel meer functionaliteit toe te voegen die telkens ook waarde creëert voor de eindgebruiker.

Die aanpak wijkt helemaal af van de klassieke IT-aanpak. Het is heel belangrijk dat niet de technologie of tool op de eerste plaats komt, maar de uiteindelijke gebruikers en hun problemen en noden of de opportuniteiten die ze zien. Dat kan het best door hen vooraf te vragen wat ze precies willen. De solution designers – een functie die voordien niet bij Borealis aanwezig was – ontwikkelen de oplossing in conceptvorm. Het is hun taak die toegevoegde waarde aan te bieden vanaf de eerste versie. Onze eigen interne softwareontwikkelaars bouwen die eerste versie. De look-and-feel van de applicatie is uiterst belangrijk. Daarvoor zorgen onze user experience and visualdesigners, ook een heel nieuwe rol en competentie binnen Borealis.

U was voordien actief op de financiële afdeling. Hoe is de overstap naar de digitaliseringsafdeling op groepsniveau tot stand gekomen?

Sarah Van den Bulck: Als verantwoordelijke voor het shared service center voor de leveranciersboekhouding (inclusief vendor master databeheer) en de afdeling krediet- en incassomanagement, streefde ik al naar het continu verbeteren van die processen. Daarbij keek ik ook altijd naar mogelijke digitalisatie. We hebben op die manier een krediettool geïnstalleerd naast het ERP-systeem. Bij een dergelijke implementatie hoort steevast een analysetraject om het bestaande proces te beschrijven en te evalueren. Het spreekt voor zich dat je dan nagaat of er geen onnuttige zaken gebeuren die je kan afschaffen. Dat waren meteen de eerste stappen naar lean en agile management.

We waren ook een van de eerste afdelingen binnen Borealis die begonnen met optical character recognition (OCR) en administratieve robottechnologie (RPA). Wij hebben dat ingevoerd in de leveranciersboekhouding en uiteindelijk een specifiek team opgericht met gespecialiseerde RPA-medewerkers. Zo hebben we al die processen binnen mijn afdelingen kunnen robotiseren en zijn we gaan opschalen. Uiteindelijk zijn we met onze Aurora-robot administratieve processen in andere financiële afdelingen, maar ook in de klantendienst, de verkoop en de productie gaan ondersteunen.

Op die manier heb ik dus ervaring opgebouwd met de keuze van de juiste technologie, het maken van een kosten-batenanalyse van de technologie-oplossingen, de selectie van de meest geschikte processen om te automatiseren én het oprichten van een team met specialisten. Vanuit een shared service center dat ten dienste staat en ondersteunend werkt voor alle andere diensten binnen een bedrijf had ik bovendien een vrij breed perspectief. Om al die redenen heeft het bedrijf me gevraagd om aan de slag te gaan in de Digital Studio. Het team van RPA-specialisten heeft trouwens ook die overstap gemaakt.

Wat is de specifieke troef die u meebrengt naar de Digitale Studio?

Sarah Van den Bulck: In de Digital Studio werken voornamelijk nieuwe medewerkers die recent zijn aangeworven. We hadden die digitale competenties nog niet in huis. Ik ben eigenlijk de enige ancien van Borealis in de Digital Studio en ik had al een netwerk binnen de andere afdelingen. Dat stelt me in staat om snel contact te zoeken met de juiste personen. Daardoor kunnen we zaken aftoetsen, controleren en synergieën opzetten.

Wat zijn je belangrijkste taken?

Sarah Van den Bulck: Ik heb een brugfunctie tussen de Digital Studio en de rest van Borealis. Mijn belangrijkste taak is om de voorgestelde ideeën vanuit de departementen te evalueren. Ik fungeer als de sluiswachter van de projecten die de studio ook effectief zal uitwerken. Het komt erop neer dat er een beoordeling komt van het nut van een digitalisering. Zal dat een betere service voor klanten opleveren, een interne efficiëntieverbetering, kostenbesparing, innovatie, enzovoort? Voor alles wat de Digital Studio doet moet er een goede return on investment zijn.

In het algemeen zijn onze projecten altijd een samenwerking met andere departementen van de groep. Ik bewaak daarbij een resem van parameters: past het project wel in onze strategie zoals die is vastgelegd in ons toekomstplan Strategy 2035? Maar ook: wil de operationele afdeling het wel echt? Is het van voldoende waarde voor hen? Hoeveel medewerkers belooft de afdeling hiervoor vrij te maken om samen de ontwikkeling te realiseren en voor hoe lang? We hebben intussen ervaring en weten nu wel heel zeker dat het engagement en enthousiasme van de operationele afdeling noodzakelijke voorwaarden zijn voor succes en een echt goede return on investment.

Volg jij ook de externe ontwikkelingen inzake digitalisering op?

Sarah Van den Bulck: Ik ben inderdaad verantwoordelijk voor het oppikken van interessante digitale ontwikkelingen en trends buiten onze eigen organisatie. Samen met onze IT Innovatiecel willen we als Digital Studio vermijden dat een externe disruptie op basis van digitale innovaties de positie van ons bedrijf in de markt aantast. We zijn vooral beducht voor nieuwe zakelijke concepten die mogelijk een bedreiging vormen. Daarbij kijk ik in de eerste plaats naar nieuwe verdienmodellen die de klassieke verkoop doorkruisen. Tegelijk neemt Borealis zelf nieuwe initiatieven. In het kader van de bewustwording rond duurzaamheid streeft het bedrijf onder andere naar meer recyclage van de kunststoffen die we produceren. Nu al leveren we kunststofkorrels die bestaan uit hergebruikte plastics. Daarvoor heeft Borealis recyclagefabrieken overgenomen in Duitsland en Oostenrijk. De digitalisering zal hier vooral nodig zijn om de keten te sluiten en de retourstroom van gebruikte kunststof te beheren en optimaliseren. Refit tool is een recent gelanceerde digitale oplossing die daartoe bijdraagt. Daarnaast kijken we onder andere ook naar de mogelijkheden en haalbaarheid van blockchains.

Aan welke projecten werkt de Digital Studio nu?

Sarah Van den Bulck: Het grootste project van de groep Borealis is een investering van één miljard euro in het Antwerpse havengebied. Daar bouwen we nu een tweede propaandehydrogenatiefabriek voor de productie van propyleen, grenzend aan onze eerste installatie. Hiervoor ontvingen we in 2019 de Flanders Investment and Trade award van de Vlaamse overheid. Voor dat project hebben we een digitale toepassing ontworpen om de veiligheid tijdens de bouwwerken te bewaken. Veiligheid is in een petrochemische omgeving steeds prioriteit nummer één, ook voor onze firma. Bij dergelijke constructiewerken is er altijd nood aan veel arbeiders en technici, vaak van verschillende bedrijven en onderaannemers. We hebben ons in eerste instantie gefocust op het digitaliseren van de situatierapporten. Alle betrokkenen kunnen op de werf vaststellingen doen van onveilige situaties die snel moeten worden verholpen. Tot voor kort bestond daar geen eenvoudige oplossing voor op maat van een bedrijf als het onze. Die zijn we dus zelf aan het bouwen. We nemen de toepassing eerstdaags in gebruik. Zo’n functionaliteit bestond wel in de bekende pakketten, maar dan alleen als onderdeel van een duur en ingewikkeld systeem dat slechts een deel van onze specifieke noden dekte. Onze eigen oplossing is net heel eenvoudig en intuïtief, zonder de toeters en bellen die toch niemand zou gebruiken.

In automatiseringsprojecten benadrukken specialisten steeds vaker de cruciale rol van de medewerkers. Hoe gaat de Digital Studio daarmee om?

Sarah Van den Bulck: De belangrijkste troef van het shared service center is dat we de competenties van de medewerkers hebben versterkt en opgebouwd in functie van de ontwikkelingen die op ons afkomen. Dat heeft voor finance ook geleid tot wijzigingen in de organisatie. We hebben medewerkers omgeschoold en geleerd om software te coderen. Daarbij mikten we in de eerste plaats op personen met een technische aanleg die in staat waren om een taak in code uit te schrijven. In ons shared service center waren net die medewerkers vaak al betrokken bij procesverbeteringen. Het resultaat van die activiteiten in finance was dat meerdere processen werden aangepakt en geautomatiseerd met RPA. De functionaliteiten waren uiteenlopend: leveranciersadministratie, de dagelijkse betalingsoverzichten voor de thesaurie, onderhoud van masterdata, een first in first out- calculator, enzovoort. We hebben die ervaring heel snel opgebouwd, eerst met een beperkt aantal processen. Algauw merkten we dat onze doelstellingen ook echt gerealiseerd werden. Daarna zijn we, telkens na het berekenen van de return on investment, verder gaan opschalen en dus meer gaan automatiseren. Het resultaat was dat we de capaciteit in het shared service centerhebben kunnen afbouwen en mensen konden heroriënteren naar andere afdelingen.

Ook nu blijft er nog werk over in de financiële afdeling om verder te automatiseren. Er is een lijst met bijkomende processen die we willen aanpakken. Een bijkomende factor is dat de groep heeft beslist om over te schakelen naar de nieuwe ERP-versie, SAP/S4 Hana. Doel is om de processen zoveel mogelijk automatisch binnen die toepassing te laten lopen en dus geen extra robotisering in te voeren. Die implementatie zal meerdere jaren duren. Intussen is er RPA.

Hoe staat het met de analyse- en forecasttoepassingen?

Sarah Van Den Bulck:De trading tool waar ik eerder over sprak is een mooi voorbeeld van een predictieve toepassing. Ook voor het technisch onderhoud is er al een goed voorbeeld hiervan te vinden. Voor het financieel departement hebben we de ambitie om een toepassing te realiseren voor de risico-evaluatie van klantenkredieten. Dat zit nog in een conceptuele fase. We evalueren of er effectief een goede return on investmentis voor een dergelijke ontwikkeling.

Wat is hierbij de rol van artificiële intelligentie?

Sarah Van den Bulck: Binnen de processen van de groep in zijn geheel zijn de eerste realisaties te vinden in de productie. We gebruiken beeldherkenning op basis van artificiële intelligentie om de kwaliteit van de eindproducten te controleren. Die steunt op een databank met historische beeldgegevens van de eindproducten in verschillende kwaliteitsdimensies. Een dergelijke toepassing gebruiken we ook al in de recyclagefabrieken.

Voor de geavanceerde toepassingen rond analyse en forecasting in de financiële afdelingen is AI niet zo vanzelfsprekend. We vinden moeilijk specifieke use cases die ook snel en voldoende voordeel bieden aan de gebruikers. Ook ontbreekt het vaak aan analysekracht.

We plannen binnen Borealis nog het opzetten van een data lake waarbij we eenvoudig toegang krijgen tot alle beschikbare databanken van de groep. Op die manier wordt het veel eenvoudiger om verschillende types data met elkaar te verbinden. Concreet betekent dit bijvoorbeeld dat we de gegevens uit de productie – die niet in SAP werkt – veel makkelijker kunnen combineren met onze financiële data. Dit is een groot project voor onze informatica-afdeling, die al een heel lange to-dolijst heeft.

We zullen niet anders kunnen dan heel wat geld, tijd en mankracht in te zetten om hier een stap vooruit te zetten. Wij blijven echter een heel slanke organisatie die niet zomaar veel medewerkers kan vrijmaken, zeker niet in de huidige economische context. Het zal dus nog wat tijd vragen vooraleer we op dit vlak de goede implementatie hebben gerealiseerd.

Ik ben er wel van overtuigd dat we dan de echte doorbraak zullen realiseren, door de combinatie van RPA, artificiële intelligentie, advanced analytics én de implementatie van de nieuwste generatie van softwarepakketten à la S4Hana.