Filip Aelvoet Filip Aelvoet
Tekst
Philip Verhaeghe
Beeld
Ivan Mervillie

Stresstest geeft gemoedsrust

1 juli 2020
Bostoen kon het margeverlies gedeeltelijk compenseren
Op maandag 4 mei mochten de bedrijven opnieuw aan de slag, mits de nodige maatregelen. Tijd voor een praktijkgetuigenis uit de zwaar geteisterde bouwnijverheid. Hoe beleeft en doorstaat Filip Aelvoet als cfo van Bouw Francis Bostoen nv, de ingrijpende covid-19-crisis?

Op maandag 4 mei mochten de bedrijven opnieuw aan de slag, mits de nodige maatregelen. Tijd voor een praktijkgetuigenis uit de zwaar geteisterde bouwnijverheid. Hoe beleeft en doorstaat Filip Aelvoet als cfo van Bouw Francis Bostoen nv, de ingrijpende covid-19-crisis?

CFO leidt bedrijf door coronacrisis

Hoe hebt u als cfo de coronacrisis ervaren en aangepakt?

Filip Aelvoet: We hebben gelukkig een sterke cashbuffer, noem het een oorlogskas. Dat was het resultaat van bijna drie jaar besparingen in algemene kosten, veel efficiëntieverbeteringen op de werven en een geslaagde verkorting van de doorlooptijd van vergunning tot oplevering. Het is een vreselijk oubollige kreet, maar toch weer op zijn plaats: cash is king. Cash is echt het enige waar het in deze crisis om draaide.

De normaal geplande vergadering van de raad van bestuur op 24 maart transformeerde tot crisisvergadering. Ik had vooraf alle steunmaatregelen van de verschillende overheden doorploegd, geholpen door de adviezen van de Confederatie Bouw. Het overzicht voor de bestuurders bood een indrukwekkende lijst van besparingsmogelijkheden: betalingsuitstel van de btw en uitstel van de aangifte, uitstel intracommunautaire opgave, uitstel btw-listing en betaling bedrijfsvoorheffing, uitstel onroerende voorheffing en voorschotten vennootschapsbelasting, … Een goed cashbeheer vergt dat je alle mogelijkheden gebruikt.

Hebt u verder speciale maatregelen genomen?

Filip Aelvoet: Door corona heb ik hier voor de eerste keer een tweevoudige stresstest uitgevoerd. Beschouw een stresstest als een simulatie of scenarioanalyse in Excel. Doel is nagaan hoe het budget en de forecast van het bedrijf de vertragingen van enkele essentiële parameters verteert. Twee scenario’s waren voor ons van belang. In de berekening stelde ik bijvoorbeeld alle geplande opleveringen met twee maand uit. Dat staat gelijk met min of meer 45 werkdagen. In die hypothese verschoven we een aantal woonentiteiten naar 2021. Ook simuleerden we een vertraging van alle geplande aktedata met twee maanden. Deze simulatie resulteerde in een omzet- en resultaatsdaling, maar niet in die mate dat het bedrijf in een verliespositie zou terechtkomen. Dankzij deze kennis kon het managementteam vrij snel de nodige besparingsmaatregelen nemen. Daarbij werden ook bedienden tijdelijk werkloos en hebben we een aantal marketing- en IT-gerelateerde projecten tijdelijk stopgezet. Zo kon Bostoen het margeverlies door de omzetdaling gedeeltelijk compenseren.

De impact van de verschuiving in de planning van de woningbouw valt vrij goed mee. Dankzij de nog open time slots in de planning kunnen we onze ploegen in het najaar nog efficiënter inzetten. Ondanks de omzetdaling blijven we stabiel genoeg om de rendabiliteit voor 2020 te vrijwaren. De liquiditeitspositie zelf houdt stand door de inspanning van de afgelopen drie jaar.

Deze gedetailleerde stresstest bleek een noodzakelijke oefening om gefundeerde en goed geïnformeerde managementbeslissingen te nemen. Dat resultaat werkte de aanvankelijke ongerustheid weg. Nu weet ik dat we zelfs nog een stop tot begin juni hadden aangekund. Dat we begin mei al opnieuw aan de slag mochten, was ook vroeger dan gepland.

Vooruitkijken

Wat als er een tweede coronagolf zou komen?

Filip Aelvoet: Met zo’n scenario houden we rekening in onze financiële planning. We hebben lessen getrokken uit de voorbije lockdown. Die kunnen we snel implementeren. We gaan hoe dan ook moeten leren omgaan met een nieuwe, aangepaste levenswijze op het werk en privé, zodat we beter voorbereid zijn op een volgende golf.

Hoe doorstond het financieel proces de invoering van de lockdown?

Filip Aelvoet: Eerst waren we er niet gerust op, want de lockdown kwam plots en kwam hard aan. Vanaf 16 maart bouwden we het werf- en productiegebeuren doordacht maar snel af en vanaf 23 maart vielen de lopende werven volledig stil. Dat waren er op dat moment ongeveer tweehonderd. Alle arbeiders en een groot deel van de bedienden belandden wegens overmacht in het statuut van tijdelijke werkloosheid. Mijn team en ikzelf moesten van de ene op de andere dag thuiswerken. Voor mijn team was de uitgangspositie vrij sterk. Ik stel achteraf met genoegen vast dat onze al ver gevorderde digitalisering zijn meerwaarde getoond heeft. Zo heeft ons team vlot de continuïteit inzake interne dienstverlening kunnen verzekeren.

Ik wil nog benadrukken dat bijna niemand van onze dienst op tijdelijke werkloosheid ging. We waren nog bezig met de dringende afsluiting van het boekjaar 2019 en de afsluiting van het eerste kwartaal van 2020.

De juiste processen

Kunt u een paar voorbeelden geven van de digitalisering?

Filip Aelvoet: Het begint met de binnenkomende facturen. Minstens 95 procent van de facturen komt vanuit de mailbox direct in het document- en scanningssysteem Kofax terecht. Dit intelligente platform bevat de juiste automatiseringssoftware om op elke pdf meteen de nodige factuurgegevens te herkennen en over te brengen naar het digitaliseringsplatform. Arco versluist de facturen verder naar de boekhouding via een autorisatiemodule. Die zorgt ervoor dat alle facturen ofwel worden goedgekeurd ofwel on hold komen.

Sinds begin dit jaar werken we via Coda met elektronische bankafschriften. De rekeninguittreksels worden (semi)automatisch in ons ERP-systeem Centric ingelezen. Dat bespaart ons opnieuw heel wat tijd omdat we de rekeninguittreksels niet meer fysiek hoeven te boeken. Ook de loonbestanden van Securex worden via een invoegtoepassing automatisch en rechtsreeks in Centric ingelezen.

Bovendien beschikken we over een heel krachtige VPN-verbinding. Zo kunnen we van thuis uit altijd de nodige bestanden op het bedrijfsnetwerk van Bostoen ophalen. Verder had Bostoen al een thuiswerkbeleid. Dat was deels gegroeid uit externe noodzaak. De stedelijke parkeernorm maakt dat niet elke werknemer een eigen parkeerplaats mag krijgen. We moesten dus een mobiliteitsplan opstellen. Meteen voorzagen we ook de mogelijkheid van één dag thuiswerk per week. Dat maakte dat een aantal softwaretools al in gebruik was en dat de medewerkers bij de plotse omschakeling geen technische problemen ondervonden.

Bostoen gebruikt Office 365 en dat bevat ook Sharepoint en de Teams-applicatie om te vergaderen op afstand. Het gelukkige toeval wou dat we begin februari nog een interne groepsopleiding in Teams georganiseerd hadden. Ook dat liet ons financeteam toe om comfortabel van thuis uit te werken en te vergaderen. Ook was bijna iedereen steeds onmiddellijk bereikbaar.

Hoe ziet u de toekomst van de digitalisering in het bedrijf?

Filip Aelvoet: Onze digitalisering blijft onverkort doorgaan. Zo hebben we recent het systeem

van Connective ingevoerd. Hun eSignatures-platform biedt ons een veilige mogelijkheid om contracten, verslagen of aktes door een of meerdere personen digitaal rechtsgeldig te laten ondertekenen, via onder meer Itsme of e-ID.

ID-kit

Bostoen

Omzet: 72 miljoen euro (zonder verhuur en houtskeletbouw Jumatt)

Nettoresultaat na belasting: 3,4 miljoen euro

Aantal medewerkers in Vlaanderen: 50 bedienden, 80 arbeiders

Financieel team: 3 boekhouding, 2 administratieve ondersteuning, 1 controller, 2 IT

Cfo trekt lessen uit corona

  • De wendbaarheid van de medewerkers verraste me. We konden op korte termijn veel realiseren, zonder fysiek aanwezig te zijn op kantoor.
  • De digitale tools hebben ons toegelaten onze administratieve taken verder te zetten, zonder al te veel vertraging. Covid-19 heeft de digitalisering nog versneld.
  • MS Teams zorgde voor een intensere communicatie en een hardere werkmentaliteit. Tegelijk voelden we dat de scheiding tussen werk en privé vager en moeilijker werd.
  • Geen mobiliteitsbeperking en geen tijdverlies voor verplaatsingen leiden tot efficiënter werken.
  • Je ontwikkelt een algemene reflex om het respect voor de gezondheid en het welzijn van de mens af te wegen tegenover het economisch belang. Dat laatste zorgt er net voor dat de gezondheidszorgbetaalbaar blijft.

44 procent van de bouwbedrijven zette activiteiten volledig stop

Begin april verklaarde de Confederatie Bouw dat de coronacrisis een zware impact had op heel de bouwsector, met een geraamde globale impact van 1,1 miljard euro.

  • 39 procent van de bouwondernemingen zag zijn orders zeer sterk terugvallen;
  • 33 procent zag het geplande werk sterk afnemen;
  • bij 23 procent was er sprake van een status quo.
  • Bouwbedrijven behoorden niet tot de sectoren waar sluiting verplicht was, maar 44 procent koos toch om de activiteiten volledig stop te zetten.