Automatiseren om besparingen op te vangen

IT-projecten hebben de neiging om niet netjes op tijd en binnen het budget rond te zijn

De organisaties uit de overheids- en non-profitsector zetten grote stappen om hun financiële processen zo veel mogelijk te digitaliseren. De grote uitdaging daarbij blijft om de roep van het publiek naar meer technologische vernieuwing te combineren met een deel van de bevolking dat niet overweg kan met digitale tools.

Wat is de belangrijkste prioriteit op de financiële afdeling van uw organisatie?
Filip Vandenbussche: Voor onze volledige organisatie en voor finance is dat zonder twijfel de digitalisering van de processen. Daarvoor werkt CM ook samen met andere ziekenfondsen. Met het Onafhankelijk Ziekenfonds werken we bijvoorbeeld aan een applicatie voor de berekening van de uitkering voor langdurig zieken. Het doktersbriefje willen we ook zo veel mogelijk digitaliseren. Sommige dokters doen dat al, andere gebruiken nog vooral papier. Die stroom verwerken we nu met de hulp van artificiële intelligentie. Ook de derde betalingsregeling willen we volledig digitaliseren. We doen dit in de eerste plaats in het belang van onze leden, maar met al die automatiseringen willen we ook een kostenreductie realiseren om zo de besparingen in onze sector op te vangen.

In het Nova-project fuseren we negentien aparte ziekenfondsen in twee entiteiten. Daarbij willen we synergie creëren door de negentien aparte diensten voor finance, facilities, hr en ICT samen te brengen in de entiteit Ondersteunende Diensten. Voor boekhouding willen we de medewerkers bij elkaar brengen die hetzelfde metier uitvoeren, zoals bijvoorbeeld de verplichte ziekteverzekering. Dat houdt ook in dat we gemeenschappelijke applicaties zullen gebruiken. Op die manier kunnen we dat aantal verminderen van vijfhonderd naar honderd. De hele backoffice – finance, hr, ICT, facility, enzovoort – wordt gemeenschappelijk en dat moet de medewerkers die in contact staan met onze leden sterk ontlasten. We stellen bijvoorbeeld vast dat de negentien aparte ziekenfondsen hun facturen op een andere manier inboeken. Dat zal voortaan wel uniform gebeuren. Op die manier kunnen we ook de verwerking van de binnenkomende en uitgaande facturen en alle andere financiële processen stroomlijnen en automatiseren. Er komt ook een overkoepelend controllingdepartement om als businesspartner op te treden. Daar hoort een nieuwe aanpak voor de boekhoudsoftware bij. Nu werken we nog in een full ledger-systeem waarbij we elke transactie volledig verwerken in de boekhouding. In de toekomst willen we naar een thin ledger gaan waarbij die transacties in het bronsysteem blijven en enkel een synthese van die cijfers naar de boekhouding gaat.

Digitale facturen

Ann Van Reeth: Wij gebruiken een eenvoudig boekhoudsysteem dat vanuit de verschillende locaties aangesproken wordt. De zes verschillende vzw’s in onze groep werken dus allemaal met hetzelfde boekhoudpakket. We vragen ook aan de leveranciers om zoveel mogelijk digitaal te factureren en het aantal facturen te verminderen. We scannen in ieder geval in waar nodig en werken ook aan de automatische uitlezing via OCR.

Daarnaast zijn we erin geslaagd om de leerlingenrekeningen volledig digitaal op te stellen en te versturen met daarbij ook een betaalknop. Bij het e-mailbericht zitten nog een pdf én een extra QR-code zodat de ouders aangemoedigd worden om meteen te betalen. De meeste betalingen gebeuren nu heel snel, soms de dag zelf nog. Nog tien procent van die rekeningen moet op papier in functie van de vraag van de ouders, maar het is de directie van de school die daarvoor zorgt.

Stijn Lombaert: Wij zien ook een externe druk van het publiek om de dienstverlening te verbeteren en te digitaliseren tijdens de coronacrisis. Maar daar komt weerstand tegen, ook intern van medewerkers die nog niet over de nodige competenties beschikken. Dat heeft onder andere te maken met de verschillende generaties: jongeren zijn helemaal anders. Dat zijn allemaal ICT’ers.

We steken heel wat tijd in het overtuigen van onze leveranciers om ons hun factuur digitaal toe te sturen. We bellen hen op met die vraag. Tegelijk willen we samenwerken met kleine lokale leveranciers, maar daar zien we dan weer dat die niet klaar zijn voor digitale facturatie.

Onze eigen facturatie automatiseren we met het pakket voor de overheid Cipal Schaubroeck, gecombineerd met de documentoplossing van Arco. Op die manier kunnen we de pdf-factuur verrijken zodat we factuurgegevens kunnen gebruiken voor gedetailleerde kostprijsanalyse. En daarnaast is meer analytics nodig om onze rol als finance businesspartner beter te spelen en intensiever samen te werken met andere afdelingen.

Datamining

Hilde Aerts: De FOD financiën is gekend voor de heel performante systemen met veel fiscale data en dataminingcapaciteiten. Ik moet wel zeggen dat de eigen boekhoudsystemen minder krachtig zijn. Dat komt ook door een complexe omgeving met de verplichting van een dubbele boekhouding te voeren, een budgettaire boekhouding en dan nog de inzet van een gecentraliseerd boekhoudpakket voor de hele federale overheid. Doel is om de financiële processen op een eenvormige manier voor alle FOD’s te digitaliseren. De betrokken dienst bij de FOD BOSA heeft het inderdaad gecentraliseerd zodat daar massaal veel data zijn ingepompt. Maar wij als FOD Financiën krijgen daar momenteel weinig uit terug op vlak van rapportering. Wij willen net veel meer inzetten op controlling en daarvoor hebben wij die gegevens nodig.

Op dat vlak varen we nu nog vaak blind. Het is vaak moeilijk om de opbrengst van een project te berekenen. We werken wel met businesscases waar we zoveel mogelijk de beoogde benefits definiëren, maar je moet wel eerst het budget krijgen en daarvoor moet je ook de mogelijke winst kunnen aantonen. Dat is nu niet altijd het geval. Zeker in tijden van besparingen is die onderbouwing nog meer nodig dan anders. Op die manier hebben we tien jaar geleden ook het project datamining ingevoerd. Maar nu moeten we ook een inhaalbeweging doen voor het moderniseren van onze eigen backoffice binnen de financiële dienst.

Marleen Delaere: We hebben alle basiswerkers een smartphone gegeven waarin ze hun dagprestaties opgeven. Op die manier maken we alle benodigde gegevens beschikbaar voor de medewerkers en volgen we hun prestaties van kortbij op. Dat versnelt onder meer de verwerking van de loonbetalingen en de facturaties. De doorlooptijd op papier bedroeg wel zeven dagen om de gegevens van twaalfduizend medewerkers te verwerken. Dat zal straks ook veel vlotter gaan.

Innovatieve arbeidsorganisatie houdt bij ons in dat we de managementinformatie lager in de organisatie beschikbaar moeten stellen. We willen veel meer lokale informatie geven per zorgpartner of per wijk. Vroeger kregen alleen de zestien regio's die gegevens.

We werken op verschillende manieren aan de digitalisering van de meeste processen. Maar die digitalisering heeft ook een kost. Bij ons hebben die grote en dure IT-projecten ook de neiging om niet netjes op tijd en binnen het budget rond te zijn. Wij moeten hierbij als businesspartner onze rol spelen om die oplopende kosten ook te beheersen en te bewaken dat het eindresultaat nog altijd beantwoordt aan de oorspronkelijke doelstellingen.

An Vanhoorne: Wij zullen de onkosten voor dienstreizen op een digitale manier verwerken via de smartphone van de medewerkers. De boeking kan dan volledig automatisch verlopen, meteen op de juiste kostenplaats. Ook de betalingen kunnen dan vlotter verlopen. Daarvoor hebben we straks een nieuw ERP-systeem van Unit 4 dat erg geschikt is voor het beheer van onze vele projecten. Nu doen de projectleiders nog veel beheer in rekenbladen. Dat zal straks veel vlotter gaan.

Wij moeten daarnaast onze jaarrekening consolideren met de overheid. Daarvoor voegen we ESR-codes toe. Dat besteden we uit aan een extern boekhoudkantoor want dat is heel moeilijk op te volgen als je daar niet dagelijks mee bezig bent. In de toekomst zullen we de ESR-codes linken aan onze eigen rekeningen in de boekhouding, zodat die ESR-rapportering er automatisch uit komt.

Zelf opleiden

Vinden jullie hiervoor de medewerkers met het juiste profiel?
Filip Vandenbussche: In onze nieuwe structuur hebben we de medewerkers uit de financiële afdelingen opnieuw laten solliciteren voor een job. Daarbij bestaat een akkoord met de vakbonden om zeker nog vier jaar jobzekerheid te bieden, maar misschien wel in een andere functie. We willen met name de controllingactiviteit aanzienlijk uitbreiden. De boekhouders hebben zich daarvoor kandidaat gesteld. We beseffen dat het niet eenvoudig is om die wissel te maken, omdat we medewerkers zoeken met een groot analytisch vermogen en uitstekende communicatieskills. Uiteindelijk zullen we komen tot een team van een tiental controllers, naast de honderdvijftig boekhouders.

Hilde Aerts: Voor controllers is die combinatie van kwaliteiten inderdaad nodig, maar toch moeilijk om te vinden. Vaak zijn de financiële medewerkers wel erg goed op het vlak van analyse, maar is communiceren niet hun ding.

Stijn Lombaert: Wij maken daarvoor het onderscheid tussen de mindset en de skillset, tussen wat ze willen en wat ze kunnen. Daarbij gaan we ervan uit dat medewerkers die iets willen doen, het ook kunnen aanleren. Daar zorgen we zelf voor. Wij hebben vooral nood aan IT-profielen. Een aantal van de oudere werknemers gaat weldra met pensioen. We hebben jonge krachten nodig om hen te vervangen.

Hilde Aerts: Op de FOD nemen we op dat vlak mensen aan via Rosetta-contracten: jongeren van minder dan 26 jaar die we zelf opleiden. De beste krachten werven we achteraf aan.

An Vanhoorne: We stellen vast dat onze loonbarema’s het erg moeilijk maken om goede medewerkers aan te werven. Die povere verdiensten schrikken hen echt af.

Marleen Delaere: Dat maken wij ook mee. Vooraf vinden ze de vzw-structuur ook niet aantrekkelijk, maar eens ze binnen zijn, gaan hun ogen toch open. Het niveau moet de laatste jaren ook omhoog, met meer analyse en rapportering waardoor vaak andere profielen en bijscholing nodig zijn.

Ann Van Reeth: In onze scholenkoepel hebben een aantal mensen in de scholen ook een financiële verantwoordelijkheid, al dan niet deeltijds. Velen daarvan hebben we zelf opgeleid.

Het controllingluik valt op mijn schouders. Ik heb zelf een rapportenstructuur uitgewerkt in Excel en daarmee kan ik de verantwoordelijken in de scholen goed begeleiden. Vaak zijn ze verrast dat iemand dat opvolgt. Ik stel vast dat ze wel degelijk rekening houden met die inzichten.

Marleen Delaere: Dat stel ik ook vast. We houden belangrijke KPI’s in de gaten waaronder het ziekteverzuim en de productiviteit. Deze hebben een grote impact op onze kosten.