Lionel Rosu Lionel Rosu
Tekst
Peter Ooms
Beeld
Jeroen Los

Boekhoudinformatie standaard beschikbaar voor zelfstandig ondernemer

1 maart 2020
Artificiële intelligentie heeft de potentie om op korte termijn het verwerken van facturen en andere documenten sterk te automatiseren. Het digitale boekhoudkantoor Comptarama gebruikt de nieuwe boekhoudsoftware van Horus voor het capteren van de belangrijkste gegevens op de factuur. Dankzij machineleren kan dat steeds sneller.

Artificiële intelligentie heeft de potentie om op korte termijn het verwerken van facturen en andere documenten sterk te automatiseren. Het digitale boekhoudkantoor Comptarama gebruikt de nieuwe boekhoudsoftware van Horus voor het capteren van de belangrijkste gegevens op de factuur. Dankzij machineleren kan dat steeds sneller.

Automatisch facturen boeken

De flessenhals in het proces is de verwerking van facturen en andere documenten die de ondernemer ontvangt en verstuurt. “Traditioneel kwamen die in de schoenendoos terecht die een kmo elk kwartaal inlevert bij het boekhoudkantoor. Om het proces te versnellen, is het nodig de papieren documenten zo snel mogelijk te digitaliseren. Horus zet in op kunstmatige intelligentie en deep learning om de informatie op de gescande documenten te capteren. Het programma is in staat om de belangrijkste gegevens uit een digitaal beeld te selecteren. Op basis daarvan doet het een voorstel voor een boeking in het programma. De boekhouder moet dit voorstel alleen nog goedkeuren of aanpassen”, zegt Philippe Tailleur, ceo van Horus.

Van boekhouder naar controller

Lionel Rosu, gerant van Comptarama uit Grâce-Hollogne en gebruiker van het Horus-pakket: “Onze klanten zijn over het algemeen zelfstandigen en kmo’s. Zij hoeven ons enkel hun facturen en andere documenten op een digitale manier te bezorgen. Het systeem van Horus verwerkt en boekt deze automatisch. Dat houdt op termijn een enorme verandering in van het beroep van boekhouder. Bij ons voeren de boekhouders de boekingen niet meer uit, ze controleren of het systeem ze correct heeft afgewerkt. Zij zijn effectief controllers geworden.”

Het aspect machineleren schuilt in het gegeven dat de computer bij elke volgende beoordeling van een vergelijkbare factuur rekening houdt met de beslissingen van de boekhouder. Naarmate de zekerheid over de beslissingen van het programma groeit, is het mogelijk steeds meer transacties automatisch te boeken. Bij elke twijfel wijst de software de boekhouder op een anomalie. Het systeem is ook in staat grote afwijkingen vast te stellen en er de aandacht op te vestigen. Lionel Rosu: “We maken ons daar geen illusies over: een honderd procent correcte verwerking is nog niet voor morgen. Wel zien we dat de software steeds beter wordt naarmate meer documenten zijn verwerkt.”

Wat de huidige generatie verwacht

De aandeelhouders van Horus zijn oude bekenden van BOB Software én jonge dataspecialisten. Voor het ontwikkelen van de Horus-boekhoudsoftware heeft het bedrijf rekening gehouden met de evolutie in de verwachtingen van de huidige generatie. Die is erg gericht op de smartphone. Alle bankzaken gebeuren bijvoorbeeld via mobiele toestellen. Zestig procent raadpleegt dagelijks zijn rekening via de bankingapp. Daar krijgen de betrokkenen een realtimezicht op hun rekening, die meteen verandert bij elke beweging. Deze ondernemers willen op een vergelijkbare manier zicht krijgen op de stand van zaken in hun bedrijf. Dat gebeurt nu niet. Boekhoudkantoren reageren te traag op die verwachtingen. Ze blijven zitten in een ritme van btw- en fiscale aangiften: overzichten en rapporten stellen ze om de drie maand op. Dat is niet voldoende voor dynamische ondernemers. “Een gemiddeld boekhoudkantoor investeert ook minder dan één procent van zijn omzet. Er heerst dus een grote achterstand in die sector. Horus wil dat aanpakken met een nieuwe toepassing die enerzijds de boekhouder alle mogelijkheden biedt, maar tegelijk de ondernemer onmiddellijke toegang geeft tot de resultaten, de klok rond, en via alle mogelijke kanalen”, zegt Philippe Tailleur.

Boekhoudkantoor anders organiseren

Lionel Rosu ziet dat lichtjes anders. “Comptarama is in 2014 opgericht en was een van de eerste digitale boekhoudkantoren in België. Wij merken dat heel wat ondernemers nu nog geen interesse hebben in dagelijkse overzichten en dashboards. Onze klanten kunnen daar nu al gebruik van maken als ze dat willen, maar de meesten vragen ons dat niet. We verwachten wel dat dit zal toenemen.”

Comptarama heeft intussen steile ambities. Het mikt op een doorgedreven automatisering van de enkelvoudige boekhouding van de allerkleinste ondernemingen en zelfstandigen. Comptarama wil dat boekhoudproces verregaand automatiseren en op die manier realtimeinformatie ter beschikking stellen van de ondernemer. “In onze visie zal de ondernemer dan voortdurend zicht houden op de prestaties van zijn bedrijf aan de hand van de gegevens in de boekhouding. Pas als de ondernemer daar niet vindt wat hij zoekt, zal hij of zij ons advies vragen. Wij moeten dus niet wachten op een telefoon of e-mail en dan een rapport of antwoord samenstellen en dat doorsturen. Het grootste deel van de informatie zal standaard beschikbaar zijn. Dat model vereist wel dat ondernemers ons zeer snel hun facturen ter beschikking stellen én dat wij als boekhoudkantoor die ook meteen verwerken. Dat is niet zo eenvoudig als het klinkt. Het vergt een heel andere organisatie van de processen in een boekhoudkantoor”, zegt Lionel Rosu.

Doel van Comptarama is via die aanpak proactief advies te geven aan deze klanten. Ook dat advies zal steunen op een aantal standaardanalyses die voor de meeste bedrijven nuttig zijn. Op die manier moet de dienstverlening niet alleen in kwaliteit verbeteren, maar ook aanzienlijk goedkoper worden. Lionel Rosu: “Ons streefdoel is om de kosten voor het verwerken van de boekhouding voor een gemiddelde zelfstandige te halveren.”

philippe tailleur ogPhilippe Tailleur, ceo van Horus, is een rot in de sector van de boekhoudsoftware. Hij was de oprichter van BOB Software, dat later door Sage werd opgekocht. Na die overname was hij een tijdlang actief als ceo bij deze wereldwijde aanbieder van boekhoudsoftware voor de kleine kmo.