Johan Robeyns Johan Robeyns, accounting director Econocom
Tekst
Melanie De Vrieze
Beeld
Koen Fasseur

De coronacrisis versnelde de digitalisering van de financiële afdeling

1 december 2020
Hoe functioneert het financieel team van Johan Robeyns, accounting director van Econocom?

Hoe functioneert het financieel team van Johan Robeyns, accounting director van Econocom?

Hoeveel medewerkers heeft de financiële afdeling?

Ons bedrijf telt drie activiteiten: aankoop en verkoop van IT- en communicatiemateriaal; diensten zoals totaalprojecten, inzetten van IT-personeel, helpdesk en automatiseringsprojecten en ten slotte leasing. Dit alles is gestructureerd in een tiental juridische entiteiten. Iedere activiteit had zijn eigen financiële afdeling, maar we hebben die vier jaar geleden samengebracht tot één financiële afdeling. Die verzorgt de operationele activiteiten in België, Luxemburg en een deel van Nederland. De financiële afdeling telt twintig medewerkers. Ze zijn verantwoordelijk voor accounting, controlling, compliance, taks, facturatie en cash collecting.

Wat zijn de prioriteiten van de financiële afdeling op dit ogenblik?

De voorbije maanden kenden we door de coronacrisis een paar ad-hocprioriteiten. De tak die IT-hardware en -licenties verkoopt, kreeg niet alles meer gebolwerkt omdat iedereen thuiswerkte en opeens een laptop en bijkomende licenties voor onlinemeetings wou. Anderzijds waren er medewerkers die niet meer bij klanten terechtkonden en geen werk meer hadden.

Daarnaast moesten we maatregelen treffen om in bepaalde gevallen betalingsuitstel te verlenen aan onze klanten, bijvoorbeeld in de leasingactiviteit. Omdat we ons personeel en de leveranciers moeten betalen, dienden we achter de betaling van de klanten aan te zitten. Wij financieren ons ook bij banken, dus onderhandelen met hen was nodig. Al die veranderingen vroegen veel werk.

Een van onze prioriteiten op dit ogenblik is het digitaliseren van al onze activiteiten. De ene tak staat al verder dan de andere. De leasingactiviteit bijvoorbeeld is al sterk gedigitaliseerd. Iedere factuur die aankomt, wordt gescand, semi-automatisch geboekt en belandt in een elektronisch archief. Er komen nog altijd papieren facturen binnen. We werken nu aan een project om alles te digitaliseren, voor alle activiteiten. De covid-19-crisis heeft ons een duwtje in de rug gegeven. De medewerkers hebben ingezien dat het op die manier ook lukt en zelfs bepaalde voordelen heeft.

Ten slotte rapporteren we intern al maandelijks, maar we gaan dat nu ook op een meer uitgebreide basis doen.

Hoe verloopt de samenwerking met de andere afdelingen in het bedrijf?

De samenwerking verloopt vlot, al zijn er spanningsvelden. Iedere activiteit en afdeling heeft zijn eigen cultuur en processen. Bij de ingenieurs bijvoorbeeld verlopen de processen heel nauwgezet, terwijl de salesmedewerkers creatiever tewerk gaan. We proberen die smeltkroes van subculturen te aligneren en er het beste uit te halen. Overkoepelend hebben de verschillende afdelingen wel de ondernemersspirit. Om het even wat op ons afkomt, samen kunnen we het aan. In dat spanningsveld is het interessant om een evenwicht te zoeken tussen wat iedere afdeling kost en opbrengt voor het bedrijf.

Hoe probeert u de sfeer in het team te verbeteren?
Door de coronacrisis is de dynamiek in het bedrijf gewijzigd. Vroeger aten we ’s middags samen of deden we teambuildingactiviteiten. Nu lukt dat niet meer. We overleggen welke alternatieven we hiervoor aanreiken. Mijn persoonlijke favoriet is de herlancering van een app om met de verschillende teams een sportieve uitdaging aan te gaan. Elke week wandelen, lopen of fietsen: het creëerde niet alleen een dynamiek binnen het team, maar ook tussen de afdelingen. Collega’s waarvan je dacht dat ze vrij rustig waren, bleken plots heel competitief te zijn.

De collega’s werken twee dagen op kantoor en drie dagen thuis. We vergaderen meestal via onlinemeetingtools. Dat is heel efficiënt: de vergaderingen beginnen op tijd en de onderwerpen zijn duidelijker afgelijnd. Op lange termijn mogen we niet onderschatten hoe belangrijk de voorgesprekken en informatie-uitwisseling zijn. Dat compenseer ik door informeel met zoveel mogelijk medewerkers contact te houden.

Hoe ziet u de financiële afdeling verder evolueren?
We moeten zoveel mogelijk aan efficiëntie denken, zodat we onze handen vrij hebben voor taken met toegevoegde waarde. Door te digitaliseren, gaan we mee met onze tijd. Veel diensten verlenen we al digitaal aan onze klanten, of we nu thuis of op kantoor werken. De digitalisering zal een succes worden, maar het vraagt wat tijd. Vandaag geven we al vrij veel financiële informatie aan de medewerkers op het terrein, maar het moet nog meer een mix worden van financiële en operationele informatie. Daarom willen we de financiële afdeling nog meer integreren met de andere afdelingen. Op die manier kunnen we onze toegevoegde waarde in de verf zetten. Ten slotte moeten we ook aandacht besteden aan compliance met allerhande regelgeving, want die wordt er niet eenvoudiger op.

Johan Robeyns (rechts) en Alfred Tuyishime (Door corona waren er niet meer teamleden aanwezig tijdens het fotomoment.) Johan Robeyns (rechts) en Alfred Tuyishime (Door corona waren er niet meer teamleden aanwezig tijdens het fotomoment.)