De Lijn Tweede persoon links: Werner Jacobs

KRT

Tekst
Peter Ooms
Beeld
Jan Locus

Digitalisering is sleutelwoord bij reorganisatie

28 March 2019

Hoeveel medewerkers telt de financiële afdeling?

De Lijn heeft een tachtigtal medewerkers verspreid over de verschillende diensten van de financiële afdeling.

  • 3 treasurers houden zich bezig met het verwerken en beheren van het cashgeld.
  • 32 boekhouders buigen zich over de crediteuren-, debiteuren- en algemene boekhouding. Ze staan ook in voor het innen van de administratieve boetes van zwartrijders. Deze collega’s werken nauw samen met de gerechtsdeurwaarders als dat nodig blijkt. Een aantal medewerkers beheren bovendien de rekening-courant die elke buschauffeur heeft die tickets verkoopt en dus geld ontvangt. Bij de afdeling horen eveneens een tiental personen die het cashgeld uit de ticketautomaten halen. Voor een aantal van deze functies werken we samen met een externe partij zoals G4S.
  • De Lijn organiseert zijn eigen schadeverzekering en heeft daarvoor 20 medewerkers in dienst in de kantoren van Mechelen en Gentbrugge. De grote risico’s dekken we in bij een herverzekeraar.
  • 2 personen zorgen voor het vertalen van onze bedrijfsresultaten naar het rapporteringsformaat van de overheid. De cijfers moeten in Belgian Gaap (Belgische algemeen aanvaarde boekhoudregels) omgezet worden naar het Europees rekeningstelsel. Omgekeerd zorgen zij voor het vertalen van de budgetten van de overheid naar Belgian Gaap.
  • 18 controllers staan de verschillende afdelingen bij in hun dagelijks werk. 5 medewerkers staan in voor de controlling van de kerntaak: het vervoer van reizigers. 8 controllers houden zich bezig met de businessunit techniek en het supplychainmanagement. Nog eens 5 specialisten staan in voor de controlling van de ondersteunende diensten zoals finance, marketing en strategie, maar ook voor de rapportering naar onder meer het directiecomité en de raad van bestuur.
  • Ten slotte werken er nog 5 analisten in het business intelligence service center. Dat zijn data scientists en andere specialisten die zorgen voor de analyse van gegevens en het beheer van de data lakes. Zij voeren heel wat onderzoek uit voor de andere afdelingen van De Lijn.

Wat zijn jullie huidige prioriteiten?

Het is geen geheim dat De Lijn een belangrijke reorganisatie doorloopt die mikt op het verbeteren van de efficiëntie van alle diensten en het verhogen van onze klantgerichtheid. Digitalisering is daarbij het sleutelwoord. Die is intussen afgerond voor sommige diensten van de financiële afdeling, maar loopt nog voor andere. De dienst verzekeringen bijvoorbeeld is momenteel volop in transitie voor de invoering van deze hervormde processen. Terwijl we vroeger twee diensten hadden die samen aan dossiers werkten, is het de bedoeling om te evolueren naar een model waarbij elke medewerker zelf een dossier van begin tot einde verwerkt. Het uittekenen van de processen en het opleiden van de medewerkers ligt intussen al bijna volledig achter ons.

In de boekhouding is de reorganisatie al een tijd geleden gebeurd. Een recente benchmark heeft uitgewezen dat die nu tot de 25 procent beste presteerders behoren vergeleken met andere bedrijven. Dit hebben we onder andere kunnen bereiken door een doorgedreven digitalisering van de binnenkomende facturen. In Vlaanderen is intussen elke leverancier verplicht om zijn factuur naar de Vlaamse overheid – en dus ook naar De Lijn – op een digitale manier te versturen. Daar halen wij nu een percentage van negentig procent. Het gaat om echte digitale facturen in XML-formaat en niet om pdf’s. Dankzij onze verbinding met het Mercuriusplatform gebeurt dat op een eenvoudige manier, zowel voor de grote leveranciers als voor de kleine bedrijven die slechts sporadisch leveren. Deze laatste hebben op Mercurius een eenvoudige facturatietool ter beschikking.

In het algemeen moet De Lijn zich aanpassen aan het nieuwe organisatiemodel van de Vlaamse overheid wat mobiliteit betreft. Dat gaat met name over de invoering van de vervoerregio’s en het principe van de basisbereikbaarheid. Dat heeft meteen een grote impact op ons budgetteringsproces.

Hoe reageren de medewerkers op die stroom van veranderingen?

Goed, omdat we sterk inzetten op de inbreng van de mensen zelf. Er is heel wat kennis en kunde aanwezig bij onze medewerkers. Bij het aanpassen van onze processen vragen we hen in de eerste plaats om zelf met voorstellen te komen. Op die manier wordt de vernieuwing door de hele organisatie gedragen. Samen met de medewerkers hebben we eerst de processen zelf hertekend. Eens dat klaar was, kon de invulling van het organogram heel vlot verlopen. Ik ben ervan overtuigd dat je op die manier net een versnelling van de veranderingen creëert in plaats van een vertraging.

Ging dat ook gepaard met de invoering van nieuwe software?

Ja, we hebben een nieuw ERP-pakket van SAP geïmplementeerd. Daarbij hebben we er nauwgezet op toegezien dat we volledig binnen de standaard van de best practice bleven. Voor de medewerkers komt het er dan op neer om eerst zelf een proces uit te tekenen en dan de juiste keuze te maken bij de implementatie van de software. Binnen de standaard blijft er nog een hele catalogus van opties en instellingen mogelijk. Daarbinnen hadden we nog heel wat keuzevrijheid.

Wat brengt de toekomst voor het financiële team van De Lijn?

Gezien de recente ontwikkelingen vanuit de maatschappij, met een groeiende vraag naar meer openbaar vervoer, vraagt De Lijn een substantiële verhoging van haar budget. Op die manier moet het mogelijk zijn om de gewenste modal shift te realiseren: minder personenwagens en meer bussen en trams. Binnen ons huidig budget kunnen we op de hervormde lijnen allicht nog een stijging van het aantal reizigers realiseren van zowat zes procent. Maar om vijftig procent meer reizigers te vervoeren, hebben we meer middelen nodig.

Bij die evolutie horen ook een verdere elektrificering van het busvervoer, proefprojecten rond autonoom vervoer (zonder chauffeur) op de luchthaven van Zaventem en een vernieuwing van het betaalsysteem op de bussen. Daarbij schakelen we een dienstverlener (Conduent) in die zal zorgen dat op elke bus en tram contactloos kan worden betaald. Op die manier zal de chauffeur vanaf volgend jaar geen tickets meer hoeven te verkopen. Dat zal de doorstroming in het verkeer versnellen en onze financiële processen sterk vereenvoudigen. Reizigers die toch cash willen betalen, kunnen dan nog terecht in onze 1.700 voorverkooppunten.

De Lijn