Koen De Gronckel Koen De Gronckel, CFO
Tekst
Melanie De Vrieze
Beeld
Koen Fasseur

Experimenteren met RPA om technologiesprong te borgen

1 november 2021
De deelnemers verlaten de vergadering wanneer hun topic besproken is
FDmagazine interpelleerde cfo-bestuurder Koen De Gronckel van GZA en woonzorgcentra GZA Zorg & Wonen over de werking van zijn team.

FDmagazine interpelleerde cfo-bestuurder Koen De Gronckel van GZA en woonzorgcentra GZA Zorg & Wonen over de werking van zijn team.

1. Hoeveel medewerkers telt de financiële afdeling?

GasthuisZusters Antwerpen (GZA) heeft twee grote entiteiten, enerzijds drie ziekenhuizen met campussen in Antwerpen en ongeveer duizend bedden, anderzijds elf woonzorgcentra. De financiële afdeling is een stevig uit de kluiten gewassen departement met honderd voltijdse medewerkers. Daartoe behoren niet alleen de traditionele financiële verantwoordelijkheden zoals accountancy, fiscaliteit en facturatie, maar ook aankoop, logistiek (magazijnen), de scandienst en alles wat te maken heeft met gegevensregistratie op verpleegkundig en klinisch vlak. Ook de beleidsinformatie, zoals datawarehousing en businesscontrolling, valt onder het financiële departement.

2. Wat zijn uw prioriteiten als cfo?

In het kader van onze woonzorgcentra doen we tal van acquisities en overnames. Schaalvergroting staat dus hoog op de agenda. We begeleiden dit, zodat het een geheel vormt met de geoliede machine die GZA is. Aangezien we met honderd fte’s werken, heb ik ook een belangrijke coachende rol. Ik maak dat de medewerkers van het departement blijven samenwerken en goed samenhangen. Ook de financiële langetermijnplanning en de strategische input zijn prioriteiten. Wat wel eens vergeten wordt, is het technologische aspect. We zijn aan het experimenteren met RPA (robotic process automation) en artificiële intelligentie om die technologiesprong te borgen.

3. Hoe verloopt de samenwerking met de andere afdelingen in het bedrijf?

Op het directiecomité hebben we de gewoonte om te overleggen met de verschillende departementen. De financiële afdeling treedt op als een businesspartner binnen de organisatie en helpt hen bij de beslissingen. Ook onze business controllers werken samen met de verschillende diensten en hebben nauw contact met het verpleegkundige en medische departement om zaken op te zetten en er strategisch een goed coherent geheel van te maken.

4. Hoe zorgt u ervoor dat de betrokkenheid in het team hoog blijft?

Verschillende medewerkers zijn tijdens corona op kantoor blijven werken, zeker wanneer ze moesten omgaan met vertrouwelijke gegevens, zoals patiëntenbeheer. We hebben ook regelmatig leuke zaken georganiseerd, zoals een wafelkraam of een ijsjeskar. We hebben de gewoonte om regelmatig werkoverlegmomenten in te plannen met het volledige departement, zodat iedereen weet wat er reilt en zeilt binnen de organisatie. Om de twee weken hebben we een overleg met het financiële departement om operationale thema’s te bespreken. De infovergaderingen dienen om de strategische topics te kaderen, terwijl we tijdens de werkvergaderingen operationele problemen bespreken. We organiseren die niet met twintig man rond een tafel. Op voorhand delen we de onderwerpen mee, zodat de deelnemers de vergadering kunnen verlaten wanneer hun topic besproken is. Op die manier hoeven ze niet vier uur te vergaderen en kunnen ze aan hun dagtaak beginnen. Die efficiëntie proberen we mee te nemen in al onze vergadermomenten.

4. Hoe ziet u de financiële afdeling in de toekomst evolueren?

De echt transactionele taken – denk aan de input bij facturatie en accountancy – zijn al enkele jaren sterk geautomatiseerd. De nieuwe technologische trends zullen dit traject verder versnellen. Waar ik vooral op hoop, is om in de toekomst te kunnen verder werken met ons schitterende team. In onze wereld van complexe processen streef ik ernaar nog een aantal ‘toppers’ aan te trekken. Wat er dan ook gebeurt, met een sterk team en de neuzen in dezelfde richting geraak je oneindig ver. Wat zeker is, is dat de financiële afdeling binnen GZA een belangrijke strategische rol zal blijven spelen.

Ziekenhuisnetwerk GZA en woonzorgcentra GZA Ziekenhuisnetwerk GZA en woonzorgcentra GZA