Gregory Wirix Gregory Wirix, managing partner van Smartstaff
Tekst
Peter Ooms

Proces en systemen eerst grondig onder handen nemen

1 januari 2021
Met robotisering als managed service, kan elke afdeling berekenen of een project terugverdienbaar is, zonder rekening te houden met de aanschafkosten
DPG is een groot voorstander van robotisering in financiële en andere afdelingen. Het was al gestart met een eigen robotteam, maar heeft daarna beslist om dit werk te outsourcen om de efficiëntie te verhogen en de kosten te beperken.

DPG is een groot voorstander van robotisering in financiële en andere afdelingen. Het was al gestart met een eigen robotteam, maar heeft daarna beslist om dit werk te outsourcen om de efficiëntie te verhogen en de kosten te beperken.

Een robot als service

“De financiële afdeling van mediagroep DPG Media had initieel zelf in RPA-software geïnvesteerd, om op eigen houtje robots te kunnen ontwikkelen. De eerste grote projecten hadden een duidelijke meerwaarde voor de afdeling, maar naarmate er nieuwe voorstellen kwamen, rezen er twijfels. De eerste realisaties gaan immers vaak over processen waar een grote efficiëntiewinst mogelijk is. De projecten die daarna volgen, zijn gewoonlijk bescheidener van opzet. Soms zijn er ook meerdere afdelingen betrokken en ontstaan er discussies over wie de kosten moet dragen. Dat ondervond ook DPG Media. Het besliste uiteindelijk om hier voortaan niet meer zelf in te investeren, maar om het geheel uit te besteden. Robotisering wordt zo een managed service”, zegt Gregory Wirix, managing partner van Smartstaff.

Juiste volgorde

Gregory Wirix spreekt uit ervaring, want hij was eerder in dienst bij DPG Media als manager van de RPA-afdeling. In die functie was hij verantwoordelijk voor het invoeren van de eerste projecten op de financiële afdeling. Anke Vandenhouwe was toen als financemanager trekker van het project. “Na een aantal overnames binnen de groep ging de complexiteit snel de hoogte in. De financiële afdeling werkte vanop verschillende locaties. De top van het bedrijf gaf de opdracht om onze financiële afdeling structureel te gaan herdenken, met als duidelijke doelstelling: processen stroomlijnen en verregaand uniformiseren. Met de leanaanpak begonnen we processen te analyseren en te verbeteren. Daarna volgde de keuze voor een centraal ERP-systeem. Ten slotte zouden we RPA inzetten op die manuele taken waar dat mogelijk was. Dat blijft de enige juiste volgorde.”

Facturen naar één mailadres

Het eerste project waar het zo verliep, had als doel de efficiëntie inzake verwerking van de binnenkomende facturen te verhogen. Het ging om ongeveer zestigduizend facturen per jaar die op verschillende manieren belanden bij tal van personen, verspreid over het bedrijf. “Op de financiële afdeling wisten we vaak niet eens dat die facturen bestonden, tot het ogenblik dat leveranciers begonnen te bellen dat de betaling nog niet ontvangen was. Dat hebben we aangepakt door leveranciers zoveel mogelijk te verplichten om hun factuur per e-mail op te sturen naar één specifiek mailadres”, zegt Anke Vandenhouwe.

Ondanks de centralisatie op één mailadres, geraakten facturen moeilijk verwerkt en werden tickets te traag opgepikt. Gregory Wirix: “Uit de analyse die we toen maakten, bleek bijvoorbeeld dat medewerkers gemiddeld vierentwintig keer moesten klikken om één factuur in een bijlage van een e-mail in de juiste map op de centrale server te bewaren. Dat type manueel klikwerk leent zich perfect voor robotisering. De gebouwde robot is in staat om de facturen in de mailbox te identificeren en te sorteren aan de hand van de firma voor wie ze zijn bedoeld. Het gaat dan om de verschillende entiteiten van de groep: DPG Media, Joe FM, Mobile Vikings, enzovoort. Op die manier bleef uiteindelijk slechts twintig procent van de tickets over.”

Toegevoegde waarde

“Dat vonden we een gigantisch succes. In één klap was een heel vervelende klus zo goed als afgeschaft. Terwijl vroeger meerdere medewerkers hiermee bezig waren, besteedt nu nog één iemand de helft van de tijd eraan. De werklast verschoof naar taken met meer toegevoegde waarde: moeilijke facturen, antwoorden op vragen, enzovoort. De bestanden met de facturen konden nu meteen door de OCR worden uitgelezen, om nadien te worden aangeleverd aan het ERP-systeem voor verdere verwerking. Zeker als het bestelbonnummer op de factuur staat, kan een automatische matching en verwerking plaatsvinden.”

Robots rentabiliseren

In het voorbeeld is het duidelijk dat de betrokken afdeling veel tijd wint dankzij de robot. Wanneer het niet zo helder is, aarzelen organisaties om verder te gaan. De licentie voor de RPA-software is vaak duur en het succes niet altijd verzekerd. Gregory Wirix: “Om die reden bieden wij als externe partner nu aan om die kosten en de verantwoordelijkheid over te nemen. De robotisering is dan een managed service waarbij wij betaald worden voor het succesvol verwerken van transacties. We merken dat veel organisaties zaten te wachten op een dergelijk aanbod. Na korte tijd zijn we al volop aan de slag voor meerdere bedrijven. Vaak zijn het ook verschillende afdelingen van eenzelfde bedrijf die elk apart met hun projecten komen aanzetten.”

Een groot voordeel voor de bedrijven is dat ze geen licentie kopen, maar gebruikmaken van de bestaande Smartstaff Robots. “Elke afdeling kan berekenen of het project terugverdienbaar is, zonder rekening te houden met die aanschafkosten. Sabam is een andere klant die misschien nog actiever is op dit vlak”, zegt Gregory Wirix.

Leanteams als partner

Smartstaff werkt met meerdere RPA-softwaresystemen, waaronder UIpath en Automation Anywhere. “We ontwikkelen ook steeds meer eigen toepassingen in de opensourceprogrammeertaal Python. De oplossing die we voorstellen, is vaak een combinatie van functies uit verschillende systemen.”

Gregory Wirix heeft intussen ervaring met een aantal projecten. “Het valt op dat robotisering het best lukt indien organisaties het proces en de systemen al grondig onder handen hebben genomen. Zij focussen dan op het laatste stukje repetitief werk dat overblijft en geven dat aan een robot. Wanneer bedrijven nog alles moeten aanpassen, is de robot minder geschikt. De leanteams in organisaties zijn mijn beste partner, omdat zij een goed zicht hebben op de processen die geschikt zijn voor robotisering.”

Anke Vandenhouwe heeft intussen RentMyBrain opgericht, samen met Ben Leo, ex-cfo van Medialaan en De Persgroep. Zij willen bedrijven helpen om de financiële en administratieve processen beter te stroomlijnen. Daarnaast bieden Anke Vandenhouwe en Ben Leo, via De Supporters, administratieve medewerkers op afstand aan via een abonnementsformule.