Tekst
Peter Ooms

Robot verwerkt achthonderd mails per dag

1 juli 2020
Sinds het uitbreken van de coronacrisis kunnen werknemers hun ziektebriefje via e-mail versturen naar het ziekenfonds en hoeft dat niet op papier. Dat zorgde in maart en april voor een overrompeling op de administratie. CM pakte dat aan met een administratieve robot.

Sinds het uitbreken van de coronacrisis kunnen werknemers hun ziektebriefje via e-mail versturen naar het ziekenfonds en hoeft dat niet op papier. Dat zorgde in maart en april voor een overrompeling op de administratie. CM pakte dat aan met een administratieve robot.

RPA voor attesten arbeidsongeschiktheid

De mailrobot van ziekenfonds CM kan intussen alle e-mailberichten met ziektebriefjes automatisch verwerken. De robot brengt de inhoud van de mail én de bijlage over naar één pdf-bestand, dat meteen in het beveiligde elektronische archief van CM terechtkomt. Vanaf dan is de informatie digitaal beschikbaar voor de medewerkers die de dossiers beoordelen en verwerken. Het bestand blijft ook beschikbaar als wettelijk bewijsstuk. De robot verwerkt tussen vijfhonderd en achthonderd mails per dag. De leden kunnen nu ook hun attest voor arbeidsongeschiktheid per e-mail sturen. Dat gebeurde massaal tijdens de eerste weken van de coronacrisis. “Mensen sturen ons foto’s van hun attest in de meest exotische formaten. De kwaliteit van die beelden is soms heel slecht, zodat we de inhoud niet kunnen lezen. Dat zorgde voor heel wat problemen om die mails correct te verwerken”, zegt Benny Nuyttens, functional analyst bij CM.

Klaar voor standaardverwerking

Daarom heeft CM heel snel beslist om een administratieve robot te laten ontwikkelen die dit werk op zich neemt. Dat gebeurde door het bureau Roborana op basis van software van UIpath. De robot voert een heel beperkte taak uit, maar daardoor loopt het administratieve proces intussen weer vlot. Een medewerker bekijkt alle mails die binnenkomen in de mailboxen van CM en de lokale dochterorganisaties. Als die berichten gaan over het melden van arbeidsongeschiktheid, controleert de medewerker de leesbaarheid van het bericht en de bijlage. Als dat in orde is, stuurt de medewerker de mail door naar een specifieke mailbox. Een robot pikt daar de mails op en maakt één pdf-bestand met de inhoud van het bericht én de bijlage. Dat bestand gaat in het digitale archief en is meteen klaar voor de standaardverwerking van documenten.

Scannen binnenkomende post

“Dit project past in onze strategische doelstelling om op termijn alle documenten die binnenkomen op een digitale manier te verwerken. Met de coronacrisis is het belang daarvan nog eens duidelijk geworden. Wanneer medewerkers thuiswerken, moeten ze toegang hebben tot alle noodzakelijke documenten. Met papieren dossiers kan je dat niet garanderen. Daarom zijn we al een hele tijd bezig met het scannen van de binnenkomende post. We hebben moeten ervaren dat de digitale post per e-mail een specifieke complexiteit met zich meebrengt”, zegt Jo Bloemen, business coördinator van CM. De robot slaagt erin om de meeste mails automatisch te verwerken. “Slechts een klein percentage lukt nog niet. Zo hadden we problemen om e-mails te verwerken met meerdere bijlagen die dezelfde naam hebben. Daarvoor zoeken we nog een oplossing”, zegt Benny Nuyttens.

E-mail of webapplicatie

De vraag stelt zich of e-mail dan wel het beste kanaal is om te komen tot een volledige digitalisering. Benny Nuyttens: “Die vraag is terecht. Via een webapplicatie op de website kan je de kwaliteit van de ingegeven informatie veel beter controleren en sturen. Je kan ook een formaat voor bijlagen opleggen, maar dat verhoogt de drempel voor mensen die niet zo handig zijn op de digitale snelweg. Voor hen is e-mail het allereenvoudigste kanaal. Daarom moeten we het ook behouden.”

CM meldt dat het indienen van een getuigschrift arbeidsongeschiktheid per mail een tijdelijke maatregel is die duurt zo lang de coronamaatregelen lopen.