Veel copy-pastefrustratie is nu weg

Een collaboratieve tool vraagt duidelijke afspraken.

Het samensmelten van de rapporten met hun onderliggende tabellen brengt uniformiteit en tijdswinst bij de verschillende rapporteringsteams van de Elia Group.

Gezien de groei van de activiteiten en de toenemende complexiteit van de bijhorende interne en externe rapporteringen, besliste de Elia Group in 2019 om een last mile reporting-project op te starten. De doelstelling was duidelijk: het realiseren van een naadloze integratie van de cijfers en tabellen binnen de diverse financiële verslagen in Word en Powerpoint. Anne Flauss en Brecht Coremans van de consolidatieafdeling schetsen de aandachtspunten van dit optimalisatietraject, waardoor ze nu over eenduidige en kwaliteitsvolle gegevens beschikken.

De Elia Group is uitbater van hoogspanningsnetwerken in België en Duitsland. Het bedrijf gebruikt in Duitsland – bij 50Hertz Transmission – en in België dezelfde consolidatietool, namelijk SAP BPC. Die werd al geïntroduceerd in 2013. Na de gezamenlijke opzet destijds, vulde elk land afzonderlijk de benodigde parameters aan, in overeenstemming met de eigen nationale verplichtingen. Anne Flauss beheert het consolidatieproces van de Duitse tak, Brecht Coremans doet dat voor België en de volledige groep. In totaal gaat het over een vijftiental vennootschappen.

Cijfers niet meer overtypen

Terwijl in 2016 tijdens een eerste inventaris geen enkele kandidaat werd gevonden, waren er in 2019 meerdere leveranciers aanwezig op de markt van collaboratieve rapportering. Dergelijke tools schuiven broncijfers automatisch door naar de te publiceren documenten, mits een correcte opzet. Daardoor vervalt het overtypen van cijfers en tabellen.

Een harde vereiste voor de groep was om zoveel mogelijk voort te bouwen op de bestaande werkbladen, geconnecteerd met de SAP BPC-brondata, om een groot deel van het vroeger gerealiseerde werk niet te verliezen. Anne Flauss benadrukt dat de scope breder was dan de geconsolideerde cijfers. De rapportering en de wensen van de afdelingen Controlling en Investors Relations maakten ook deel uit van het project.

Na verschillende demo’s werden twee providers geselecteerd. Uiteindelijk kwam de cloudbased Sturnis365 als winnaar uit de bus. “Sturnis365 is bovendien Esef-compliant”, zegt Brecht Coremans. Esef staat voor European Single Electronic Format. Het houdt de verplichting in om het jaarverslag in een gestandaardiseerd iXBRL-formaat te rapporteren, zodat de jaarverslagen van bedrijven gemakkelijker vergelijkbaar zijn in het kader van de Europese harmonisatie. Dit geldt voor beursgenoteerde bedrijven, zoals de Elia Group, en bedrijven die obligaties uitgeven die op de beurs verhandeld worden, zoals 50Hertz. “Dit was een aanvullende vereiste die opdook in de loop van het project, wat extra druk gaf om tot één gezamenlijke oplossing te komen”, aldus nog Brecht Coremans. “No Esef, no go.”

Kennisopbouw: intern en extern

Het opzetten van de tool vond plaats op twee verschillende manieren. In Duitsland ging het om een interne implementatie, omdat Anne Flauss de tijd kreeg om de trainingen te volgen en de tool op te zetten. Voor België en de groep werd tijdelijk een externe consultant binnengehaald, wegens de lopende verplichtingen van Brecht Coremans.

Ondanks specifieke problematieken en formateringen tussen de landen en de diverse afdelingen, was de wisselwerking tussen alle betrokkenen constructief. “Er kwam behoorlijk veel nieuwe materie op ons af, maar samen leerden we stap voor stap bij”, verduidelijkt Anne Flauss. “Hierbij werden we goed ondersteund door het team van Sturnis365”.

De afdeling Consolidatie startte het project op begin 2021. Dit gebeurde met het opmaken van de verschillende jaarverslagen voor 2020.

Lessons learned

Tijdens de analysefase werden bepaalde opzetkeuzes gemaakt en grondig uitgetest. Toch is de volledige implicatie van een bepaalde parameterkeuze van nieuwe software pas volledig zichtbaar in het dagelijks gebruik. Voor enkele functionele keuzes bleken achteraf, na de opstart, andere en betere alternatieven te bestaan in de tool. “Als we iets vroeger waren begonnen, met wat meer tijd voor onderzoek, hadden we dit waarschijnlijk bij aanvang opgevangen. Het belangrijkste is om flexibel genoeg te zijn om achteraf snel aan te passen wanneer dat nodig blijkt”, aldus Brecht Coremans.

Voor Anne Flauss zijn het testen, de implementatie en de finale opstart soepel verlopen. Ze raadt aan halve of volledige testdagen vrij te houden, “om de functionaliteiten, implicaties en toepasbaarheid van alle parameters zo goed mogelijk in te schatten”, in plaats van gefragmenteerde, kortere momenten.

Om dubbel werk, aparte databronnen en verschillen in nomenclatuur op te vangen, was een goede communicatie tussen alle afdelingen essentieel. “Je moet absoluut vermijden dat iedereen bezig is in zijn eigen hoekje”, schetst Anne Flauss. Brecht Coremans vult aan: “Het is een collaboratieve tool. Dat vergt per definitie goede communicatie en duidelijke afspraken: wie doet wat, wanneer, waar en waarom.”

Toekomstplannen

Ondertussen gebruikt Brecht Coremans Sturnis365 ook voor de presentaties van zijn maandelijkse afsluitingen in België. Het Corporate Social Responsibility (CSR)-rapport en meerdere sociale duurzaamheidsrapporten staan als volgende op zijn lijstje, alsook een verdere integratie met de vertaalafdeling en het externe vertaalbureau.

In Duitsland plant Anne Flauss het gebruik van de tool uit te breiden naar de lokale Degaap-rapportering, er de kruiscontroles tussen Controlling en Consolidation mee te versterken en tot slot de KPI’s en haar eigen CSR te integreren. “Alles onder éénzelfde tool”, zo vat ze haar aanpak samen.

Finance was een early adopter. De maturiteit en kennisopbouw van de tool zullen verder groeien met het stijgende aantal gebruikers en afdelingen. Een logisch gevolg hiervan is een meer gedetailleerde opzet van de workflows. Sturnis365 bevat uitgebreide workflowparameters. Gezien het beperkte aantal gebruikers vandaag werd deze functionaliteit nog niet ten volle benut. “Een implementatie stopt niet eens ze opgezet en opgestart is. Je blijf zoeken naar verdere optimalisaties”, concludeert Brecht Coremans.

Al bij al was het een positieve ervaring, met daadwerkelijk toegevoegd waarde. Er kwam tijd vrij voor analyse, terwijl die tijd vroeger naar transactionele werkzaamheden ging. Anne Flauss vat het als volgt samen: “Veel copy-pastefrustratie is nu weg.”