Katleen Vandeweyer Katleen Vandeweyer, deputy cfo
Tekst
Peter Ooms

“We willen processen van begin tot eind aanpakken”

1 juni 2021
De verantwoordelijkheid over de data is cruciaal
Op 1 mei startte Proximus met een groot project om de transformatie van de financiële processen te versnellen. Deputy cfo Katleen Vandeweyer legt de doelstellingen en de aanpak uit.

Op 1 mei startte Proximus met een groot project om de transformatie van de financiële processen te versnellen. Deputy cfo Katleen Vandeweyer legt de doelstellingen en de aanpak uit.

Proximus richt transformatieafdeling voor finance op

Een team van dertig medewerkers van finance, IT, databeheer en de procesafdeling werken samen in het nieuwe Finance Transformation Department om het project te realiseren. Ze komen onder de leiding van Jan Vandeweghe, een ervaren manager. Hij was verantwoordelijk voor Procurement Performance, Transformation & Operations en rapporteert rechtstreeks aan deputy cfo Katleen Vandeweyer. Daarmee is voor iedereen binnen de organisatie duidelijk dat het bedrijf een topprioriteit maakt van de transformatie van de financiële afdeling.

Aparte afdeling

“We hebben beslist om voor het transformatiewerk een aparte afdeling op te richten, omdat we zo vermijden dat we de financiële medewerkers overladen met extra taken bovenop hun dagelijkse verantwoordelijkheden. Op die manier kunnen de specialisten van thesaurie, budgettering, controlling en andere afdelingen blijven focussen op hun eigen werk. We moeten de transformatie snel realiseren”, zegt Katleen Vandeweyer.

Proximus heeft een roadmap opgesteld met doelstellingen die het wil realiseren, goed wetende dat het werk nooit af zal zijn. De telecomonderneming mikt in de eerste plaats op vereenvoudiging en digitalisering. Daarbij moet telkens ook toegevoegde waarde gecreëerd worden voor het bedrijf en de medewerkers.

Het financiële departement van Proximus bestaat uit een tweehonderdtal medewerkers. Bedoeling van de transformatie is om processen van begin tot eind aan te pakken. Die transversale aanpak zal ook samenwerking vereisen met andere departementen zoals Process Re-engineering, IT-architectuur en Data Analytics, die werken voor de volledige organisatie.

Twee keer tweehonderd miljoen euro besparen

Specifieke besparingstargets voor dit initiatief kan Katleen Vandeweyer niet geven. “Het project past wel in een aangekondigd besparingsprogramma voor het bedrijf. Daarmee willen we voor de hele organisatie tweehonderd miljoen euro besparen tegen 2022 en nog eens tweehonderd miljoen tegen 2025. De transformatie van het financiële departement maakt dus deel uit van een zeer ambitieus besparingsprogramma.”

Het achterliggende principe is dat de financeafdeling waarde moet creëren voor het bedrijf, met meer beslissingsdata, analyses, efficiënte processen (first time right), zonder papier en met zo weinig mogelijk reconciliatie achteraf. “We wisten al dat sommige processen die we willen aanpakken niet goed gedocumenteerd zijn. Bovendien is de financiële afdeling niet altijd de eigenaar van het hele proces. Samenwerking met andere departementen is dus nodig. Bij dit alles is de verantwoordelijkheid over de data de cruciale factor”, zegt Katleen Vandeweyer.

Pijnpunten

Een groot stuk van dat datawerk is intussen gebeurd bij de voorbereiding voor de implementatie van een nieuw ERP-systeem. Daarvoor werden businessblueprints uitgewerkt na interviews met de verschillende proceseigenaars. Op die manier kreeg Proximus een overkoepelend zicht op de processen, data en tools. De organisatie weet nu waar de pijnpunten zitten die dringend aangepakt moeten worden. “Het nieuwe ERP-systeem is een hoeksteen in onze datastrategie. In een telecombedrijf zijn data nu eenmaal het nieuwe goud. Dankzij het invoeren van eenvormige datamodellen zullen we een gemeenschappelijke gegevensstructuur uitwerken waardoor de combinatie met andere databronnen gemakkelijker wordt. Daar hoort ook de automatisatie bij van een aantal data-invoerprocessen met behulp van RPA en AI.”

Data lineage

De opleiding van de medewerkers maakt deel uit van de transformatie. Daarvoor is een trainingsprogramma uitgewerkt met verschillende modules om nieuwe concepten als BI, smart forecasting, AI en data lineage uit te leggen. Medewerkers kunnen vaak kiezen uit verschillende niveaus per module, van beginner tot ervaren. “De reactie van de medewerkers op deze initiatieven is zeer positief. Ze weten zelf heel goed waar ze nog manueel moeten ingrijpen en verwachten veel voordelen van een verdere automatisering. De financiële afdeling speelt hierin een grote rol omdat we een goed zicht hebben op de gegevens in de verschillende afdelingen”, zegt Katleen Vandeweyer.

Proximus werkt voor de data lineage samen met het Belgische Collibra. Bedoeling is om de belangrijke karakteristieken in kaart te brengen van alle gegevens die het bedrijf gebruikt. Op een automatische manier traceert de software de herkomst en de mogelijke bewerkingen van de gegevens. Dat moet het mogelijk maken verbeteringen en aanvullingen aan te brengen om het vertrouwen in de kwaliteit van de data te verhogen.

Bestand tegen toekomstige ontwikkelingen

“We moeten ook zorgen dat we een structuur opzetten die bestand is tegen toekomstige ontwikkelingen. Dat houdt onder meer in dat we rekening houden met verwachte veranderingen van het bedrijf en de sector in zijn geheel. Het moet mogelijk zijn om innovaties te vatten in onze huidige datastructuur of om te zorgen dat we die structuur snel kunnen aanpassen aan wijzigende omstandigheden. Ons datamodel moet future proof zijn. Een recent voorbeeld: ons zakelijk model evolueert snel naar de convergentie van producten en diensten. Vroeger lag de focus op de technologische producten, daarna kwamen de services erbij. Aanvankelijk zorgden twee afdelingen voor het beheer, met elk een eigen IT en data-infrastructuur. Nu bieden we dat als één pakket aan, met veel opties: cloud, beveiliging, werkplek, mobiliteit enzovoort. Het gevolg is dat we ook de data moeten convergeren”, zegt Katleen Vandeweyer. Ze gaat er ook van uit dat Proximus nog regelmatig nieuwe bedrijven zal overnemen. “Vaak bieden die expertise in een specifieke niche. Dat willen we integreren in ons zakelijk model en dus ook in de datastructuur.”

Er is al een eenvormige aanpak om de financiële processen van een nieuw overgenomen bedrijf zo snel mogelijk te integreren in het shared service center van Proximus. “Het probleem is dat de gegevens vaak op een geaggregeerd niveau binnenkomen. We doen er nu alles aan om gedetailleerde data in alle mogelijke dimensies op te vangen aan de bron, voor ze bewerkt of samengevoegd worden.”