Betrokkenheid bij automatiseringstrajecten vergroten

Vyncke, specialist in verbrandingsinstallaties, stimuleert financiële medewerkers om hun processen te documenteren als voorbereiding op toekomstige automatisering met AI. Dit vergroot betrokkenheid en biedt inzicht in verbeterpunten. Hr speelt een cruciale rol bij de implementatie van nieuwe technologieën door het faciliteren van groei- en opleidingstrajecten.

Vyncke, specialist in verbrandingsinstallaties, wil de betrokkenheid van de financiële medewerkers bij toekomstige automatiseringstrajecten vergroten. Daarom vraagt de cfo hen om hun eigen processen te documenteren.

“Als we straks op grote schaal artificiële intelligentie willen toepassen, dan hebben we hoe dan ook goede beschrijvingen nodig van de procedures die we hanteren op de financiële afdeling”, zegt Elke Toye. Zij is cfo van Vyncke, een specialist in verbrandingsinstallaties uit Harelbeke, met vestigingen over de hele wereld.

Nikita Desmet, accountingmanager van Vyncke: “Wanneer onze medewerkers die procedures en flows op papier zetten, merken ze zelf waar er ruimte is voor verbetering. Op die manier denken ze al na over manieren om het proces te verbeteren.” Dat moet hun betrokkenheid bij toekomstige automatiseringsprojecten vergroten.

Recurrente taken registreren

Motivatie is een sleutelfactor bij grote veranderingen in organisaties. “We hebben een tijd geleden een zeer groot project doorgevoerd dat leidde tot een dagelijkse consolidatie van de resultaten van alle afdelingen over de hele wereld. De voordelen zijn dankzij de voortdurend actuele inzichten erg groot. Toch stelde ik vast dat niet alle financiële medewerkers onmiddellijk mee waren. Een van de redenen was dat het project vooral in handen was van een beperkte kern van collega’s rondom mij. Ik denk dat we dat voortaan anders moeten aanpakken”, zegt Elke Toye.

Vyncke maakt nu gebruik van een tool als de Planner van Microsoft Teams. De medewerkers krijgen de vraag om al hun recurrente taken en activiteiten daarin te registreren, inclusief deadlines, verantwoordelijkheden en bijvoorbeeld ook wie hun back-up is. Op die manier genereert het systeem al snel een globaal overzicht van de flows. De mogelijkheid bestaat om aan elke taak een uitgeschreven werkinstructie te koppelen.

Hr heeft de sleutel

Nieuwe technologie vraagt meer dan alleen changemanagement. “Ik denk dat hr de sleutel in handen heeft bij de invoering van bijvoorbeeld artificiële intelligentie. Hoe dan ook zullen mensen zich nieuwe competenties eigen moeten maken. Wij als bedrijf zullen groeitrajecten uitwerken. Daarbij horen ook opleidingen in verschillende vormen, met onder andere aandacht voor training on the job en soft skills.”

Vyncke is van plan om vanaf 2026 een reeks nieuwe tools te implementeren. Het heeft 2025 nodig om de documentatie te creëren en mogelijke oplossingen te analyseren. Ook daarbij wil de financiële afdeling de blik verruimen onder stimulans van externe partners.